SharePoint(シェアポイント)でタスク管理する方法｜作成手順から活用テクニックまで完全解説

「SharePointでタスク管理ができるって聞いたけど、具体的にどう設定すればいいの？」

「エクセルでのタスク管理に限界を感じているけど、SharePointに移行する価値はあるの？」

「プランナーなど似たツールが多くて、どれを使えばいいかわからない」

このような悩みを抱えていませんか？

Microsoft 365を導入している企業の多くが、SharePointの機能を十分に活用できていないのが現状です。

非効率なタスク管理を続けていると、さまざまな問題が発生します。

タスクの抜け漏れによるトラブル、チーム内での情報共有の遅れ、リモートワーク環境での進捗把握の困難さなど、業務に深刻な支障をきたす可能性があります

エクセルからSharePointへの移行メリットや、プランナーとSharePointリストの違いについても詳しく比較しています。

SharePoint(シェアポイント)でタスク管理する方法とは？3つの機能と特徴を解説

SharePointはMicrosoft 365に含まれるツールで、追加コストなくタスク管理を実現できます。リスト機能を活用すれば、エクセルからの脱却も可能です。

Microsoft 365を導入している企業の中には、SharePointでタスク管理ができることをご存知ない方も多いのではないでしょうか。

実は、SharePointには複数人でのタスク管理に適した優れた機能が備わっています。

エクセルでの管理から脱却したい企業にとって、非常に有効な選択肢となります。

SharePointでは、タスク名、担当者、期限、ステータス、優先度などの項目を自由にカスタマイズできるリスト機能を中心に、チーム全体でリアルタイムにタスクの進捗を共有することが可能です。

複数のメンバーが同時にリストを編集でき、変更内容は即座に全員に反映されます。

これにより、エクセルファイルをメールでやり取りしていたような非効率な作業から解放されます。

また、SharePointはクラウド型のサービスであるため、場所やデバイスを問わずアクセスできます。

PCだけでなく、タブレットやスマホでも閲覧可能と、デバイスを選ばないのもポイントです。

リモートワークが普及した現代において、この柔軟性は大きな強みとなっています。

セキュリティ面についても、SharePointをはじめとするMicrosoft製品は、Microsoft社によるセキュリティ対策が講じられています。データ転送時の暗号化を行っているのはもちろん、サイバー攻撃や不正アクセス、情報漏えいへの対策も万全なため、安心して利用できます。

企業のデータを扱う上で、このセキュリティの信頼性は非常に重要です。

SharePoint(シェアポイント)リスト・Planner(プランナー)・タスクアプリの違いと使い分け

Microsoft 365には複数のタスク管理ツールがあり、用途や規模に応じて使い分けることが重要です。

Microsoft 365には複数のタスク管理ツールが存在するため、どれを使えばよいか迷う方が多いのではないでしょうか。

ここでは、SharePointリスト（Microsoft Lists）、Microsoft Planner、タスクアプリの3つの違いと使い分けについて解説します。

カスタマイズ性が非常に高く、予算、関連部署、承認者、添付ファイル、コメント欄などを自由に設定可能です。

各フィールドには、テキスト、数値、日付、選択肢、ユーザー選択など20種類以上のデータ型が用意されています。

カンバン形式のボード表示が標準で、ドラッグ＆ドロップでタスクを移動できるため、視覚的に進捗を把握しやすいのが特徴です。

また、Plannerは、自分に新しいタスクが割り振られたときや、自分が会話に追加されたときにそのことを知らせるメールが送信されます。

通知機能が標準で備わっているため、タスクの見落としを防ぎやすいという利点があります。

これらのツールの使い分けについては、以下の基準で選択するとよいでしょう。

ツール名	特徴	適した用途
SharePointリスト	カスタマイズ性が高い・データベース的管理	複雑なプロジェクト・細かな権限設定が必要な場合
Microsoft Planner	直感的操作・カンバン形式	小〜中規模チームの日常タスク管理
タスクアプリ	ガントチャート・タイムライン表示	プロジェクト全体のスケジュール管理

まず、カスタマイズ性を重視する場合やデータベース的な管理が必要な場合は、SharePointリストが最適です。

SharePointはカスタマイズの王様であり、タスクのステータスや列を追加し、細かな権限設定も可能です。

より細かいコントロールが必要な場合はSharePointが適しています。

一方、シンプルで直感的な操作を重視する場合や、小〜中規模のチームでの日常的なタスク管理には、Plannerが向いています。

シンプルさを重視するならPlannerが最適です。

設定済みのタスクステータスとわかりやすいレイアウトが特徴です。

SharePointリストとMicrosoft Listsの関係について補足します。SharePointリストもMicrosoft 365アプリケーションの1つで、両者に大きな違いはありません。Microsoft Listsは、SharePointリストが備えていたリスト機能にフォーカスして、より直感的に使いやすく進化させたものです。

エクセルでのタスク管理の限界とSharePoint(シェアポイント)移行のメリット

エクセルでのタスク管理には同時編集やバージョン管理の課題があり、SharePointへの移行で大幅に効率化できます。

多くの企業では、タスク管理にエクセルを使用しているケースが少なくありません。

エクセルは使い慣れたツールであり、手軽にタスク一覧を作成できる点では便利です。

しかし、チームでのタスク管理においては、いくつかの重大な限界があります。

エクセルでのタスク管理における最大の問題点は、同時編集の制約です。

複数人が同じファイルを編集しようとすると、ファイルがロックされてしまったり、別々のファイルを編集した結果、どれが最新版かわからなくなったりすることがあります。

「最新版_v2_final_確定版.xlsx」のようなファイル名が増えていく経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

また、エクセルは本来表計算ソフトであり、タスク管理に最適化されているわけではありません。

エクセルは表計算機能に特化したアプリであり、関数を使っての計算や、データの集計および分析、グラフの作成などを得意とします。

これに対してMicrosoft Listsはデーターベースアプリであり、データを蓄積して管理することや、チーム内の情報共有や共同作業がしやすい点が特徴です。

さらに、エクセルファイルをメールで共有する運用では、タスクの更新状況をリアルタイムで把握することが困難です。

担当者がファイルを更新しても、他のメンバーに共有されるまでタイムラグが発生し、古い情報に基づいて作業を進めてしまうリスクがあります。

SharePointに移行することで、これらの課題は大きく改善されます。

第一に、リアルタイム同期と同時編集が可能になります。

SharePointがクラウド型のツールであるためで、ツール上でタスクの作成・編集を行うだけで、その情報がリアルタイムで反映されます。

メンバーがアクセスさえすれば、タスク情報や進捗状況を簡単に確認できるため、チームでのタスク共有もスムーズに行えるでしょう。

第二に、柔軟な権限管理が可能です。

SharePointでは、タスクごとや列ごとに閲覧・編集権限を細かく設定できます。

機密性の高いタスクは特定のメンバーだけが閲覧できるようにするなど、組織のセキュリティポリシーに合わせた運用が実現します。

第三に、Power AutomateやTeamsなどMicrosoft 365の他サービスとシームレスに連携できます。

Power Automateを活用して定型業務を自動化する、他のアプリと連携するなど、さまざまな活用方法があります。

例えば、期限が近づいたタスクの自動リマインド通知を設定したり、Teamsのチャネルにタスクリストを表示したりすることが可能です。

第四に、ビューのカスタマイズにより、必要な情報を素早く把握できます。

ビューのカスタマイズにより、期限が近いタスクや担当者別のタスクなど、見やすいビューを作成可能です。

「自分のタスクだけ」「今週期限のタスクだけ」といったフィルタリングも簡単に行えます。

このように、エクセルからの移行により、タスク管理の効率性、正確性、セキュリティが大幅に向上します。特に複数人でプロジェクトを進める場合は、SharePointへの移行を積極的に検討すべきでしょう。

【5ステップ】SharePoint(シェアポイント)でのタスク管理リストの作成手順

SharePointでタスク管理リストを作成する手順は、チームサイトの作成→リストの作成→列のカスタマイズ→ボードビューへの切り替え→Teamsとの連携の5ステップで完了します。

ここからは、SharePointでタスク管理リストを作成する具体的な手順を解説します。

「今日中に動くタスク管理リストを作りたい」という方に向けて、迷わず実行できるよう、ステップバイステップで説明していきます。

Step1：チームサイトを作成する

タスク管理リストを設置するためには、まずSharePointにチームサイトを作成する必要があります。

チームサイトは、プロジェクトやチーム、部署内での情報共有に適した設計のサイトです。

Step2：タスク管理用リストを作成する（テンプレート活用）

チームサイトが作成できたら、次はタスク管理用のリストを作成します。

SharePointでは、テンプレートを活用することで効率的にリストを構築できます。

リストが作成されると、サイトコンテンツに追加され、すぐにタスクの登録を開始できる状態になります。

Step3：必須列をカスタマイズする（担当者・期限・ステータス・優先度）

リストを作成したら、タスク管理に必要な列をカスタマイズしていきます。

効果的なタスク管理のためには、最低限以下の列を設定することをお勧めします。

タスク名（タイトル）列は、リスト作成時に自動的に作成されています。

タスクの内容がひと目でわかる簡潔な名前を入力する列として使用します。

列名	列の種類	設定のポイント
担当者	ユーザー	複数担当者が必要な場合は「複数選択を許可」にチェック
期限	日付と時刻	日付のみで十分な場合は「日付のみ」を選択
ステータス	選択肢	「未着手」「進行中」「完了」「保留」などを設定
優先度	選択肢	「高」「中」「低」を設定

Step4：ボードビューでカンバン形式に切り替える

列の設定が完了したら、タスクをより視覚的に管理できるボードビューを設定しましょう。

ボードビューは、Plannerのようなカンバン形式でタスクを表示する機能で、ステータスごとにタスクをカード形式で並べて表示できます。

ボードビューでは、カードのドラッグ＆ドロップで、進捗やステータスを簡単にアップデートできます。

タスクのステータスを変更したい場合は、カードをドラッグして別のステータス列にドロップするだけで更新できます。

カードに表示する情報をカスタマイズしたい場合は、ビュー名の横にあるメニューから「カードのカスタマイズ」を選択します。

担当者、期限、優先度など、カード上に表示したい列を選択できます。

リストビューとボードビューは切り替えて使用できるため、状況に応じて最適な表示形式を選んでタスク管理を行いましょう。

Step5：Teams(チームズ)と連携してチームに共有する

タスク管理リストが完成したら、Microsoft Teamsと連携してチームメンバー全員がすぐにアクセスできる状態にしましょう。

TeamsにSharePointリストをタブとして追加することで、チャットやオンライン会議と同じ場所でタスクを確認・更新できるようになります。

TeamsとSharePointはもともと密接に連携しており、タスクリストの共有も簡単に行えます。

各チームは、チームメンバーシップが格納されているMicrosoft Entra IDのMicrosoft 365グループに接続されています。

チームの「ファイル」タブに表示されるファイルは、SharePointサイトに保存されます。

以上の5ステップで、SharePointでのタスク管理リストの作成と共有が完了です。まずは小規模なプロジェクトから試して、運用に慣れていきましょう。

SharePoint(シェアポイント)のタスク管理でサブタスク・ガントチャートを実現する方法

基本的なタスク管理リストを作成できたら、より高度なプロジェクト管理機能にも挑戦してみましょう。

特に要望の多い「サブタスク」と「ガントチャート」の実現方法について解説します。

サブタスクは大きなタスクを細かい作業に分解する機能、ガントチャートはスケジュールを視覚的に把握できる表示形式です

サブタスクは、大きなタスクを細かい作業に分解して管理する機能です。

例えば「新製品の企画書作成」という親タスクに対して、「市場調査」「競合分析」「コンセプト策定」といった子タスクを紐づけることで、作業の全体像と詳細を同時に把握できます。

ガントチャートは、タスクの開始日から終了日までを横棒で表示し、プロジェクト全体のスケジュールを視覚的に把握できる表示形式です。

打ち合わせ期間、設計期間、開発期間、さらにその期間にどの担当者をつけるのかをエクセルで管理していたものが、SharePointを使うことでより効率的に管理できるようになります。

これらの機能を活用することで、SharePointでより本格的なプロジェクト管理が可能になります

サブタスクの作り方：ルックアップ列で親子関係を設定

SharePointリストには、Plannerのような標準のサブタスク機能は備わっていません。

しかし、「ルックアップ列」という機能を活用することで、タスク間の親子関係を表現できます。

ルックアップ列とは、他のリストやライブラリの情報を参照して表示する列のことです。

同じリスト内の他のアイテムを参照することで、タスク同士の関連付けが可能になります。

サブタスク機能を実現するための設定手順は以下のとおりです

この設定により、以下のような運用が可能になります。

親タスクでフィルタリングしたビューを作成すれば、特定のプロジェクトに紐づくタスクだけを表示することも可能です。

「すべてのアイテム」の横にあるドロップダウンから「新しいビューを作成する」を選択し、フィルター条件で「親タスク」が特定の値と等しいものだけを表示するように設定してください。

また、「親タスク」列でグループ化したビューを作成すると、親タスクごとにタスクがまとまって表示され、階層構造が把握しやすくなります。

グループ化の設定は、ビューの編集画面で「グループ化」オプションから「親タスク」列を選択することで行えます。

この方法では視覚的なインデント表示（親タスクの下に子タスクが階層表示される）は標準機能では実現できません。より高度な表示が必要な場合は、Power Appsを使用したカスタマイズや、サードパーティ製のWebパーツの導入を検討してください

ガントチャート表示：タスクアプリとPower BIの活用法

SharePointでガントチャートを表示する方法は、大きく分けて2つあります。

SharePointの「タスク」アプリを使用する方法と、Power BIと連携する方法です。

それぞれの特徴と設定方法を解説します。

方法	特徴	おすすめの利用シーン
タスクアプリ	標準機能で手軽に利用可能	シンプルなスケジュール管理
Power BI連携	高度な分析・可視化が可能	詳細な進捗分析が必要な場合

タスクアプリを使用する方法

SharePointには、ガントチャートとタイムライン表示に対応した「タスク」アプリが用意されています。

このアプリを追加することで、タスクの期間を視覚的に把握できるようになります。

ガントチャートのデザインも見やすく変更することは可能です。

デザインを変更したいガントチャートのタスクをクリックすると、新たにタイムラインのタブが表示され、文字色を変えるといったことが可能です。

その他、歯車をクリックして背景を変更することも可能です。

Power BIを使用する方法

より高度なガントチャート表示や分析機能が必要な場合は、Power BIとの連携が有効です。

Power BIは、Microsoft 365に含まれるビジネスインテリジェンスツールで、SharePointのデータを視覚的に表現できます。

SharePointのタスクデータをPower BIに連携させることで、より詳細な分析や可視化が可能になります。

チームの生産性やプロジェクトの進捗状況を様々な角度から分析し、改善点を見出すことができます。

Power BIを本格的に活用するには別途学習が必要であり、組織によってはPower BI Proライセンスが必要になる場合もあります。まずはタスクアプリのタイムライン機能を試し、より高度な可視化が必要になった段階でPower BIの導入を検討することをお勧めします

なお、SharePointのガントチャート作成で、エクセルのデータをインポートして、ガントチャート作成をするということはできません。

現状、エクセルのデータをインポートすることができるのはテーブルとして書式設定をしたファイルのみになります。

既存のエクセルデータをガントチャートに反映したい場合は、先にリストにデータを移行してから、タイムライン表示を設定する手順となります。

SharePoint(シェアポイント)のタスク管理を効率化する3つのテクニック

カスタムビュー・Power Automate・案件管理応用の3つのテクニックで、タスク管理の効率を大幅に向上させましょう

基本的なタスク管理リストの設定が完了したら、日常運用をさらに効率化するための実践的なテクニックを導入しましょう。

ここでは、カスタムビューの活用、Power Automateによる自動通知、案件管理への応用という3つのテクニックを紹介します。

カスタムビューで「自分のタスク」「期限超過」を即把握

タスクが増えてくると、リスト全体を眺めるだけでは必要な情報を素早く把握することが難しくなります。

カスタムビューを作成することで、「自分が担当するタスクだけ」「期限が超過しているタスクだけ」といった条件でフィルタリングし、必要な情報に即座にアクセスできるようになります。

SharePointのリストには「ビュー」という機能があり、並べ替えやフィルタリング、グルーピングなどを行うことができます

Power Automate(パワーオートメイト)で期限リマインダーを自動通知

SharePointリストには、Plannerのような自動通知機能が標準では備わっていません。

しかし、Power Automateを使用することで、期限前に自動でリマインダー通知を送る仕組みを構築できます。

裏側ではPower Automateを利用して通知を行っているため、作成されたフローを変更してTeamsへの通知に変更するなど、カスタマイズすることも可能です

案件管理アプリとしての応用（顧客別・プロジェクト別ビュー）

SharePointのタスク管理リストは、設定次第で顧客管理や案件管理アプリとしても活用できます。

タスク管理を超えて、より包括的な業務管理基盤として応用する方法を紹介します。

Power Automateとの連携で、タスクの期限が近づいた際の自動リマインダー送信や、案件のステージが変わったときの関係者への自動通知なども構築できます

SharePoint(シェアポイント)のタスク管理のよくある質問（FAQ）

SharePointでタスク管理を始める際に、多くの方が疑問に思うポイントをQ&A形式でまとめました。

導入検討や実装時の参考にしてください。

Q1. 無料で使える？必要なライセンスは？

A: SharePointでタスク管理を行うには、Microsoft 365またはSharePoint Onlineのライセンスが必要です。

完全に無料で使用できるわけではありませんが、既にMicrosoft 365を契約している企業であれば、追加費用なしでSharePointのタスク管理機能を利用できます。

SharePoint OnlineはMicrosoft 365のすべてのプランに含まれているわけではありません。法人向けライセンスのうち一部のプランに含まれるサービスとなっていますので、SharePoint Onlineを利用する場合は契約時に対象プランを確認する必要があります。

SharePointが含まれる主なMicrosoft 365プランは以下のとおりです。

詳細はMicrosoft 365公式サイト（プラン比較）をご確認ください。

SharePointを単体で契約することも可能です。SharePoint（プラン1）は月額749円（税抜）または年額8,988円（税抜）で利用できます。

Business Basicは、一般企業向けプランの中では最もシンプルかつ安価なプランです。

デスクトップ版のOfficeアプリケーション（ワード、エクセル、PowerPoint、Outlook）が付属しておらず、TeamsやSharePoint、Exchange、OneDriveの提供に特化しています。

すでにOffice製品を買い切りで所有している場合は、このプランでSharePointを利用開始できます。

現在、組織でMicrosoft 365を契約しているかどうか確認したい場合は、IT管理者または情報システム部門に問い合わせてください。

多くの企業では既にMicrosoft 365を導入済みであり、その場合は今日からでもSharePointでのタスク管理を開始できます。

Microsoft Listsの詳細はMicrosoft Lists公式サポートページをご確認ください。

また、Power Automateによる自動化機能についても、Microsoft 365の多くのプランに基本機能が含まれています。

期限リマインダーのような標準的なフローであれば、追加ライセンスなしで作成できます。

ただし、より高度な自動化やプレミアムコネクタの使用には、Power Automateの追加ライセンスが必要になる場合があります。

Q2. スマホアプリから操作できる？

A: はい、SharePointのタスク管理リストはスマートフォンやタブレットからも操作できます。

外出先やリモートワーク時でも、タスクの確認・更新が可能です。

スマートフォンからSharePointにアクセスする方法は主に4つあります。

1. SharePointモバイルアプリを使用する方法

iOSおよびAndroid向けに、SharePoint公式モバイルアプリが提供されています。

App StoreまたはGoogle Playから「Microsoft SharePoint」を検索してダウンロードできます。

アプリにサインインすると、自分がアクセス権を持つSharePointサイトやリストに直接アクセスできます。

タスクの閲覧、追加、編集、ステータス変更などの基本操作がモバイル画面に最適化されたインターフェースで行えます。

詳細はSharePoint公式サポートページをご確認ください。

2. Microsoft Listsモバイルアプリを使用する方法

Microsoft Listsにも専用のモバイルアプリがあります。

SharePointリストとMicrosoft Listsは連携しているため、どちらのアプリからでも同じデータにアクセスできます。

Listsアプリは、リストの操作に特化したシンプルなインターフェースが特徴です。

タスク管理リストへのアクセスが主な目的であれば、Listsアプリの方が使いやすいと感じる方も多いでしょう。

Microsoft Listsモバイルアプリは2025年11月中旬に廃止予定です。今後はモバイルWebブラウザからのアクセスが推奨されています。詳細はMicrosoft公式サポートページをご確認ください。

3. Microsoft Teamsモバイルアプリを使用する方法

TeamsにSharePointリストをタブとして追加している場合は、Teamsのモバイルアプリからもタスクリストにアクセスできます。

普段からTeamsを使用しているチームであれば、この方法が最も手軽です。

Teamsアプリを開き、タスクリストを追加したチャネルに移動すると、タブからリストを確認・編集できます。

チャットでの連絡とタスク管理を同じアプリ内で完結できるのがメリットです。

4. Webブラウザを使用する方法

専用アプリをインストールしなくても、スマートフォンのWebブラウザ（Safari、Chromeなど）からSharePointにアクセスすることも可能です。

Microsoft 365にサインインし、SharePointサイトのURLにアクセスすれば、モバイル向けに最適化されたWeb画面が表示されます。

ただし、アプリと比較すると操作性や通知機能で劣る部分があるため、頻繁に使用する場合は専用アプリのインストールをお勧めします。

これにより、オフィスに戻ってからまとめて更新するという手間が省け、常に最新の状態でタスクを管理できます。

モバイルからリアルタイムでタスク管理を行うことで、チーム全体の進捗把握がスムーズになります。

まとめ：SharePoint(シェアポイント)のタスク管理で複数人プロジェクトを効率化しよう

SharePointを活用すれば、追加コスト不要でリアルタイム同期のタスク管理が実現できます

本記事では、SharePointを活用したタスク管理の方法について、基本的な機能の理解から具体的な設定手順、さらには応用テクニックまで幅広く解説してきました。

SharePointのタスク管理機能は、使い方次第で単純なToDoリストから本格的なプロジェクト管理基盤まで、幅広いニーズに対応できます。

SharePointのタスクリストをMicrosoft Teamsのチャネルにタブとして追加すれば、日常的なコミュニケーションとタスク管理を一元化できます

これにより、チームメンバー間の情報共有がさらに円滑になります。