エクセルでWBSを作成する方法｜無料テンプレート・関数・条件付き書式を完全解説

WBSの基礎知識から作成手順、無料テンプレート、自動色付けの設定方法まで、エクセルでのWBS作成に必要なすべてを網羅しています。

「エクセルでWBSを作成してほしい」と上司やクライアントから急に依頼されて困った経験はありませんか。

WBSという言葉は聞いたことがあるけれど正しい作り方が分からない、ガントチャートとの違いがいまいち理解できない、テンプレートを探しているが自分のプロジェクトに合うものが見つからないといった悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。

WBSはプロジェクト管理の土台となる重要な成果物です。

作成方法を誤ると、タスクの漏れやスケジュールの遅延が発生し、プロジェクト全体に悪影響を及ぼす可能性があります。

しかし、基礎知識と正しい手順を押さえれば、エクセルだけで十分に実用的なWBSを作成・運用できます。

本記事では、WBSの基礎知識から5ステップの作成手順、無料で使えるおすすめテンプレート3選、条件付き書式による自動色付け、WORKDAY関数やNETWORKDAYS関数を使った日程計算まで、エクセルでのWBS作成に必要なすべてを網羅しています。

さらに、コピペで使える数式例も豊富に掲載しているため、すぐに実務で活用できます。

エクセルでWBSを作成する前に知っておくべき基礎知識

WBSの基礎を理解することで、実務で使える精度の高いプロジェクト管理が可能になります

プロジェクト管理において「WBSを作ってほしい」と上司やクライアントから依頼された経験はないでしょうか。

特にエクセルでWBSを作成する場面は多く、実務で頻繁に求められるスキルの一つです。

しかし、WBSの基礎を理解しないまま作成に取り掛かると、的外れな成果物が出来上がってしまうリスクがあります。

本章では、エクセルでWBSを作成する前に押さえておくべき基礎知識を解説します。

WBSの定義や目的、ガントチャートとの違い、そして必要な項目と階層構造について理解することで、実務で活用できる精度の高いWBSを作成できるようになります。

WBSとは？作業分解構成図でプロジェクトを可視化する仕組み

WBSとは「Work Breakdown Structure」の略称で、日本語では「作業分解構成図」と訳されます。

プロジェクトの最終成果物を達成するために必要な作業を階層的に分解し、すべてのタスクを可視化するための手法です。

第一に、作業漏れを防止することです。

プロジェクトを大きなフェーズから小さなタスクへと段階的に分解していくことで、見落としがちな作業を洗い出すことができます。

たとえば「Webサイト制作」というプロジェクトであれば、要件定義、設計、開発、テスト、リリースといった大項目から始まり、それぞれをさらに細かい作業へ分解していきます。

この過程で「サーバー設定」や「ドメイン取得」といった忘れやすいタスクも明確になります。

第二に、プロジェクトのスコープを明確化することです。

WBSに含まれる作業がプロジェクトの範囲であり、含まれない作業は範囲外であることを明示できます。

これにより、プロジェクト途中での範囲の肥大化（スコープクリープ）を防ぎ、関係者間で作業範囲の認識を共有できます。

第三に、工数見積もりの基盤を構築することです。

WBSで分解された最小単位のタスクに対して、それぞれの工数を見積もることで、プロジェクト全体の工数を積み上げ式で算出できます。

大雑把な見積もりよりも精度が高く、リソース計画や予算策定の根拠として活用できます。

エクセルでのWBS管理には、複数人での同時編集が難しい点やファイルのバージョン管理が煩雑になりやすい点などのデメリットもあります

大規模プロジェクトでは行数が膨大になり動作が重くなる点なども挙げられます。

これらの限界については後述しますが、まずは基礎を押さえてエクセルでのWBS作成をマスターしましょう。

WBSとガントチャートの違い｜役割を理解して使い分ける

WBSとガントチャートは混同されやすい概念ですが、それぞれ異なる役割を持っています。

両者の違いを正しく理解することで、プロジェクト管理をより効果的に行えるようになります。

項目	WBS	ガントチャート
役割	「何をやるか」を定義	「いつやるか」を可視化
目的	作業の洗い出し・構造化	スケジュールの可視化
表現方法	階層構造（ツリー形式）	棒グラフ（時間軸）
作成順序	先に作成	WBSの後に作成

WBSは「何をやるか」を定義するものです。

プロジェクトの作業を階層的に分解し、すべてのタスクを洗い出すことが目的です。

WBSでは、作業の親子関係や依存関係を明確にし、プロジェクトの全体像を構造的に把握できます。

一方、ガントチャートは「いつやるか」を可視化するものです。

横軸に時間（日付）、縦軸にタスクを配置し、各タスクの開始日から終了日までを棒グラフで表現します。

これにより、スケジュールの進捗状況やタスク間の重なりを視覚的に確認できます。

両者の関係性を整理すると、WBSが先でガントチャートが後という順序になります。

まずWBSでプロジェクトに必要なタスクをすべて洗い出し、その後、各タスクに開始日と終了日を設定してガントチャートで可視化するという流れです。

WBSなしにガントチャートを作成すると、タスクの漏れが発生したり、粒度がバラバラになったりする可能性があります。

エクセルでは、WBSとガントチャートを一体化したフォーマットを作成することが一般的です

左側にWBSの項目（タスク名、担当者、開始日、終了日など）を配置し、右側にガントチャートを表示する形式です。

この形式であれば、タスクの詳細とスケジュールを一つのシートで管理でき、視認性が高まります。

なお、ガントチャートを作成する際には、エクセルの条件付き書式を活用すると便利です。

開始日から終了日の期間に該当するセルを自動で色付けすることで、手動での塗りつぶし作業を省略できます。

具体的な設定方法については後述します。

WBSに必要な項目と階層構造の作り方

WBSを作成する際には、必要な項目と適切な階層構造を理解しておくことが重要です。

項目が不足していると管理が不十分になり、階層が深すぎたり浅すぎたりすると使いづらいWBSになってしまいます。

まず「大項目（フェーズ）」です。

プロジェクト全体を構成する大きな工程を指します。

たとえばシステム開発であれば、要件定義、基本設計、詳細設計、開発、テスト、リリースといったフェーズが該当します。

次に「中項目」です。

大項目をさらに分解した作業グループです。

たとえば「要件定義」フェーズであれば、ヒアリング、現状分析、要件整理、要件定義書作成といった中項目に分けられます。

そして「小項目（タスク）」です。

実際に担当者がアクションを起こす最小単位の作業です。

たとえば「ヒアリング」であれば、ヒアリングシート作成、日程調整、ヒアリング実施、議事録作成といった具体的なタスクになります。

項目	内容	例
WBS番号	階層構造を数字で表現	1、1.1、1.1.1
担当者	タスクの責任者	山田太郎
開始日	作業の開始予定日	2024/4/1
終了日	作業の完了予定日	2024/4/5
工数（人日）	作業に必要な日数	3人日
進捗ステータス	作業の状態	未着手/進行中/完了
備考	補足情報	外部依頼あり

WBS番号は階層構造を数字で表現するもので、たとえば大項目が「1」、その配下の中項目が「1.1」「1.2」、さらにその配下の小項目が「1.1.1」「1.1.2」といった形式で採番します。

階層の深さは一般的に3〜4階層が適切とされています

階層が浅すぎるとタスクの粒度が大きくなり、進捗管理が曖昧になります。

逆に階層が深すぎると管理が煩雑になり、WBS自体のメンテナンスに時間がかかってしまいます。

エクセルでWBSを作る5つの手順｜初心者でも30分で完成

WBSの基礎を理解したら、次は実際にエクセルで作成してみましょう。5つのステップで30分で完成できます。

WBSの基礎知識を理解したところで、いよいよエクセルでの実際の作成手順に入ります。

本章では、初心者でも30分程度で完成できるよう、ステップバイステップで解説します。

エクセルを開きながら、一緒に手を動かして進めてみてください。

作成の流れは、プロジェクトの定義から始まり、大項目の洗い出し、階層構造の作成、担当者と日程の設定、そしてガントチャートの追加という5つのステップで構成されています。

各ステップで具体的なセル配置や入力方法を示しますので、そのまま真似するだけでWBSが完成します。

ステップ1｜プロジェクトの成果物と作業範囲を定義する

WBS作成の第一歩は、プロジェクトのゴールとスコープを明確にすることです。

いきなりエクセルにタスクを書き始めるのではなく、まず「何を達成するプロジェクトなのか」「どこまでが作業範囲なのか」を整理します。

具体的には、以下の3つの問いに答えることから始めます。

第一の問いは「このプロジェクトの最終成果物は何か」です。

たとえば「新規Webサイトの公開」「業務システムのリリース」「イベントの開催」など、プロジェクト完了時に得られる具体的な成果物を明確にします。

この成果物がWBSの最上位に位置づけられます。

第二の問いは「成果物を完成させるために必要な作業は何か」です。

ブレインストーミング形式で、思いつく限りの作業を書き出します。

この段階では順序や階層を気にせず、とにかく漏れなく洗い出すことが重要です。

第三の問いは「このプロジェクトに含まれない作業は何か」です。

スコープ外の作業を明確にすることで、プロジェクト途中での範囲拡大を防ぎます。

たとえば「サーバーの運用保守は含まない」「コンテンツの作成はクライアント側で行う」といった境界線を引きます。

次に、4行目以降をWBSの本体として使用します。

A列からH列までを以下のように設定します。

列	項目名	推奨列幅
A列	WBS番号	8
B列	大項目	20〜25
C列	中項目	20〜25
D列	小項目	20〜25
E列	担当者	10
F列	開始日	12
G列	終了日	12
H列	進捗	10

これらの項目名を4行目に入力し、5行目以降にタスクを記載していきます。

列幅の調整は、列の境界線をドラッグするか、列を選択して右クリックから「列の幅」を選択して数値を入力します。

ステップ2｜大項目（フェーズ）でタスクを洗い出す

プロジェクトの定義が完了したら、次は大項目（フェーズ）を洗い出します。

大項目とは、プロジェクト全体を構成する大きな工程のことです。

一般的なプロジェクトでは、5〜8個程度の大項目に分けることが多いです。

大項目の洗い出し方には、いくつかのアプローチがあります。

一つ目は「成果物ベース」のアプローチです。

最終成果物を構成する要素ごとに分解します。

たとえばWebサイト制作であれば、トップページ、会社概要ページ、サービスページ、お問い合わせページといった成果物ごとに大項目を設定します。

二つ目は「工程ベース」のアプローチです。

プロジェクトの進行順序に沿って工程を分解します。

たとえばシステム開発であれば、要件定義、設計、開発、テスト、リリースといった工程ごとに大項目を設定します。

三つ目は「組織ベース」のアプローチです。

担当する部門やチームごとに分解します。

たとえば新製品発売プロジェクトであれば、企画チーム担当、開発チーム担当、マーケティングチーム担当、営業チーム担当といった組織ごとに大項目を設定します。

どのアプローチを採用するかは、プロジェクトの特性やチームの構成に応じて決定します。

複数のアプローチを組み合わせることも可能です。

この段階ではC列（中項目）とD列（小項目）は空欄のままで構いません。

大項目の行は後から見分けやすいよう、太字にしたり背景色を付けたりしておくと便利です。

セルを選択してCtrl+Bで太字に、またはホームタブの「塗りつぶしの色」から背景色を設定できます。

ステップ3｜中項目・小項目に細分化して階層を作る

大項目の洗い出しが完了したら、それぞれを中項目・小項目へと細分化していきます。

この作業がWBS作成の中核であり、作業漏れを防ぐ上で最も重要なステップです。

細分化の考え方は「100%ルール」に基づきます。親項目の作業範囲が、子項目の合計で100%カバーされている状態を目指しましょう。

100%ルールとは、親項目の作業範囲が、子項目の合計で100%カバーされている状態を指します。

たとえば「要件定義」という大項目を細分化する場合、その配下の中項目・小項目をすべて完了すれば「要件定義」フェーズが完了する、という関係性になっていなければなりません。

中項目への分解例を示します。

「要件定義」という大項目であれば、「ヒアリング」「現状分析」「要件整理」「要件定義書作成」「レビュー・承認」といった中項目に分解できます。

それぞれの中項目は、大項目を構成する作業グループとして意味のあるまとまりになっています。

さらに小項目への分解例を示します。

「ヒアリング」という中項目であれば、「ヒアリングシート作成」「ヒアリング日程調整」「ヒアリング実施（営業部門）」「ヒアリング実施（開発部門）」「ヒアリング結果まとめ」といった小項目に分解できます。

階層	例	WBS番号
大項目	要件定義	1
中項目	ヒアリング	1.1
小項目	ヒアリングシート作成	1.1.1
小項目	ヒアリング日程調整	1.1.2

具体的には、A5セルに「1」、B5セルに「要件定義」と入力されている状態から始めます。

A6セルに「1.1」、C6セルに「ヒアリング」と入力します。

A7セルに「1.1.1」、D7セルに「ヒアリングシート作成」と入力します。

A8セルに「1.1.2」、D8セルに「ヒアリング日程調整」と入力します。

さらにインデントを付けたい場合は、セルの書式設定から「配置」タブを開き、「インデント」の値を設定します。

階層の深さは3〜4階層を目安とし、最下層のタスクは「1〜2週間以内で完了する粒度」を意識してください。

タスクが大きすぎる場合はさらに分解し、細かすぎる場合は統合することで、適切な粒度に調整します。

ステップ4｜担当者・開始日・終了日を設定する

タスクの洗い出しと階層構造の作成が完了したら、各タスクに担当者と日程を割り当てます。

この作業により、WBSが単なるタスクリストから、実行可能なプロジェクト計画へと進化します。

担当者の設定については、最下層のタスク（小項目）に対して行います。

大項目や中項目は複数のタスクをまとめたものであり、特定の担当者を割り当てるのではなく、配下のタスクの担当者が自動的に関わることになります。

担当者名はE列に入力します。

入力の際は表記ゆれを防ぐため、データの入力規則を活用することをおすすめします。

これにより、ドロップダウンリストから担当者を選択できるようになり、入力ミスを防げます。

開始日と終了日の設定については、F列に開始日、G列に終了日を入力します。

日付の入力形式を統一するため、F列とG列を選択し、右クリックから「セルの書式設定」を開きます。

「表示形式」タブで「日付」を選択し、任意の形式（例：2024/1/15 や 1月15日）を設定します。

日程を設定する際は、タスク間の依存関係を考慮しましょう。前のタスクが完了しないと開始できないタスクは、先行タスクの終了日以降を開始日として設定します。

土日祝日を考慮した日程設定が必要な場合は、後述するWORKDAY関数を活用すると便利です。

進捗ステータスについてはH列に入力します。

「未着手」「進行中」「完了」「保留」といったステータスを用意し、担当者と同様にデータの入力規則でドロップダウンリストを設定しておくと便利です。

ステータス	意味
未着手	まだ作業を開始していない
進行中	現在作業を行っている
完了	作業が完了した
保留	何らかの理由で作業を中断している

ステップ5｜ガントチャートを追加してスケジュールを可視化

WBSの基本項目が完成したら、右側にガントチャートを追加してスケジュールを視覚化します。

ガントチャートがあることで、プロジェクト全体の流れや各タスクの進行状況が一目で把握できるようになります。

ガントチャートの作成手順を説明します。

まず、I列以降をガントチャート領域として使用します。

週や月の区切りを見やすくするため、土日の列に背景色を付けることをおすすめします。

WEEKDAY関数を使って曜日を判定し、条件付き書式で自動的に色付けする方法は後述します。

条件付き書式に入力する数式は以下のとおりです。

書式の「塗りつぶし」から任意の色（例：青や緑）を選択し、OKをクリックします。

これにより、開始日から終了日の期間が自動的に色付けされます。

数式のポイントとして、I$4の「$4」は行を固定し、$F5と$G5の「$」は列を固定しています。これにより、ガントチャート領域全体に条件付き書式をコピーしても、正しく動作します。

最後に、見やすさを向上させるための調整を行います。

ヘッダー行（4行目）を固定表示するには、5行目を選択した状態で「表示」タブの「ウィンドウ枠の固定」から「ウィンドウ枠の固定」を選択します。

また、A列からH列も固定したい場合は、I5セルを選択してから同じ操作を行います。

これにより、スクロールしてもWBSの項目列とガントチャートのヘッダー行が常に表示されます。

無料で使えるエクセルのWBSテンプレート【おすすめ3選】

前章ではエクセルでWBSをゼロから作成する手順を解説しましたが、「すぐに使えるテンプレートがほしい」「ゼロから作る時間がない」という方も多いでしょう。

本章では、無料でダウンロードできるエクセルのWBSテンプレートを3種類紹介します。

それぞれの特徴を理解し、自分のプロジェクトに合ったテンプレートを選んでください。

テンプレートを活用するメリットは、作成時間の短縮だけではありません。

プロが設計した項目構成や書式設定をそのまま利用できるため、WBS作成の経験が浅い方でも品質の高い成果物を作成できます。

また、テンプレートをベースにカスタマイズすることで、自社独自のフォーマットを効率的に構築できます。

Microsoft公式テンプレート｜エクセル内蔵ですぐに使える

エクセルに内蔵されたテンプレート機能から直接入手でき、追加ダウンロード不要で今すぐ使える

最も手軽に入手できるのが、Microsoft公式のテンプレートです。

Microsoftが提供しているため信頼性が高く、エクセルの各バージョンとの互換性も保証されています。

Microsoft公式テンプレートの代表的なものとして「シンプルなガントチャート」があります。

このテンプレートは、タスク名、開始日、期間、終了日、進捗率といった基本項目が設定されており、右側にはガントチャートが自動生成される仕組みになっています。

条件付き書式があらかじめ設定されているため、日付を入力するだけでガントチャートが描画されます。

もう一つの代表的なテンプレートとして「プロジェクトタイムライン」があります。

こちらはマイルストーンを重視したデザインで、重要な節目を視覚的に強調できます。

長期プロジェクトや、経営層への報告用資料として活用するのに適しています。

テンプレート名	特徴	おすすめの用途
シンプルなガントチャート	基本項目＋自動描画のガントチャート	短期〜中期プロジェクト
プロジェクトタイムライン	マイルストーン重視のデザイン	長期プロジェクト・経営層報告

Microsoft公式テンプレートの特徴として、デザインが洗練されている点が挙げられます。

色使いやフォント設定がプロフェッショナルな印象を与えるため、社外への提出資料としてもそのまま使用できます。

日本のビジネス慣習に合わない部分（曜日表記や日付形式など）がある場合は、適宜カスタマイズが必要です。

オンラインでMicrosoft公式テンプレートを入手する方法もあります。

Microsoft Createにアクセスし、「プロジェクト管理」カテゴリから検索すると、Excel内蔵のものに加えて追加のテンプレートも見つかります。

Microsoftアカウントでサインインすれば、無料でダウンロードできます。

ガントチャート一体型WBSテンプレート｜スケジュール管理も同時に

WBSとガントチャートを一体化し、タスク管理とスケジュール管理を同時に行える

WBSとガントチャートを一体化したテンプレートは、タスク管理とスケジュール管理を同時に行いたい方に最適です。

左側にWBSの項目、右側にガントチャートが配置されており、一つのシートでプロジェクト全体を俯瞰できます。

このタイプのテンプレートを選ぶ際のポイントは、ガントチャートの時間単位です。

日単位で表示するものは短期プロジェクト（1〜3ヶ月程度）に適しており、週単位や月単位で表示するものは長期プロジェクト（半年〜1年以上）に適しています。

プロジェクトの期間に合わせて選択してください。

時間単位	適したプロジェクト期間	特徴
日単位	1〜3ヶ月程度	細かいタスク管理が可能
週単位	3ヶ月〜半年程度	中期的な進捗把握に最適
月単位	半年〜1年以上	全体像の俯瞰に向いている

ガントチャート一体型テンプレートの入手先として、Microsoftの公式テンプレートに加えて、各種ビジネステンプレートサイトがあります。

検索エンジンで「WBS ガントチャート テンプレート Excel 無料」と検索すると、多数のテンプレートが見つかります。

ダウンロード元の信頼性には注意が必要です。企業が運営するサイトや、実績のあるテンプレート配布サイトを選ぶことをおすすめします。

カスタマイズの方法として、まずテンプレートをそのまま開き、サンプルデータを自分のプロジェクトのデータに置き換えます。

項目の追加や削除が必要な場合は、列や行を挿入・削除し、条件付き書式の範囲を調整します。

ガントチャートの期間を変更する場合は、日付の開始位置と列数を調整し、条件付き書式の数式が正しく機能するか確認します。

シンプルWBSテンプレート｜カスタマイズしやすい基本形

必要最小限の項目構成で、自社独自のフォーマットを構築したい方に最適

ガントチャートを含まないシンプルなWBSテンプレートは、カスタマイズの自由度が高く、自社独自のフォーマットを構築したい方に適しています。

必要最小限の項目で構成されているため、理解しやすく、メンテナンスも容易です。

ガントチャートがないぶん、列数が少なくシートがすっきりしています。

シンプルWBSテンプレートが適しているケースを紹介します。

まず、ガントチャートを別のツールで管理している場合があります。

プロジェクト管理ツールやスケジュール管理ソフトを併用している場合、WBSはタスクの洗い出しと構造化に特化させ、スケジュールの可視化は別ツールに任せるという運用が効率的です。

次に、タスクの洗い出しフェーズで使用する場合です。

プロジェクト初期の計画段階では、まずタスクを漏れなく洗い出すことが優先であり、スケジュールは後から設定するケースがあります。

このような場合、シンプルなWBSテンプレートでタスクを整理し、その後ガントチャートを追加するという二段階のアプローチが有効です。

また、印刷して会議で使用する場合にもシンプルWBSテンプレートは適しています。

ガントチャートを含むテンプレートはA3用紙でも収まりきらないことがありますが、シンプルなWBSであればA4用紙に印刷しやすく、会議資料として配布するのに便利です。

テンプレートを選ぶ際の最終的な判断基準は、「自分のプロジェクトで本当に必要な項目は何か」という点です。

機能が豊富なテンプレートは一見便利に見えますが、使わない機能が多いと管理が煩雑になります。

まずはシンプルなテンプレートから始めて、必要に応じて項目を追加していくアプローチをおすすめします。

テンプレート選びに迷ったら、まずMicrosoft公式テンプレートから試してみましょう。安全で信頼性が高く、カスタマイズも容易です。

エクセルのWBSを効率化する条件付き書式の活用法

条件付き書式を活用すれば、ガントチャートの自動描画・進捗の色分け・遅延タスクの検出が自動化され、WBS運用の効率が劇的に向上します

WBSを作成した後の運用フェーズでは、進捗状況の確認やスケジュールの把握に多くの時間を費やすことになります。

手動でセルを色付けしたり、遅延しているタスクを目視で探したりする作業は非効率であり、見落としのリスクもあります。

本章では、エクセルの条件付き書式を活用してWBSの運用を効率化する方法を解説します。

条件付き書式とは、指定した条件に合致するセルに対して、自動的に書式（背景色、文字色、アイコンなど）を適用する機能です。

一度設定すれば、データが変更されるたびに自動で書式が更新されるため、手動での作業が不要になります。

WBS管理においては、ガントチャートの自動描画、進捗状況の色分け、マイルストーンの強調表示などに活用できます。

開始日〜終了日の自動色付け｜ガントチャートを見やすくする

開始日・終了日を入力するだけでガントチャートが自動描画される設定は、WBS管理で最も活用頻度が高い条件付き書式です

ガントチャート部分で開始日から終了日までの期間を自動で色付けする設定は、WBS管理において最も活用頻度の高い条件付き書式です。

この設定を行うことで、日付を入力するだけでガントチャートが自動的に描画され、手動での塗りつぶし作業が不要になります。

📝 設定手順を詳しく説明します。

この設定により、F列に開始日、G列に終了日を入力すると、該当する期間のセルが自動的に色付けされます。

日付を変更すると、色付けも自動で更新されます。

📝 さらに見やすくするための追加設定を紹介します。

土日を別の色で表示するには、以下の数式で新しいルールを追加します。

=WEEKDAY(I$4,2)>5

WEEKDAY関数の第2引数に2を指定すると、月曜日を1、日曜日を7として曜日番号を返します。

この値が5より大きい場合（つまり6か7の場合）は土曜日または日曜日であることを意味します。

この条件に対してグレーなどの背景色を設定することで、土日が視覚的に区別できます。

複数のルールを設定する場合は、ルールの優先順位に注意が必要です。「条件付き書式ルールの管理」から優先順位を調整できます。

一般的には、タスク期間の色付けを土日の色付けより優先させることで、タスクがある日は土日でもタスクの色が表示されるようになります。

進捗状況の色分け表示｜完了・進行中・遅延を一目で把握

進捗ステータスに応じた自動色分けで、プロジェクト全体の状況把握と遅延タスクの早期発見が可能になります

タスクの進捗状況に応じてセルや行を自動で色分けすることで、プロジェクト全体の状況を一目で把握できるようになります。

特に遅延しているタスクを目立たせることで、問題の早期発見と対応が可能になります。

📝 進捗ステータスによる色分けの設定方法を説明します。

ステータスの文字色を変更することも可能で、たとえば「完了」の文字を緑、「遅延」の文字を赤にすることで、より視認性が高まります。

📝 行全体を色付けしたい場合の設定方法

行全体を色付けしたい場合は、数式を使用した条件付き書式を使います。

A5からJ54までの範囲を選択し、数式「=$H5=”完了”」を入力して緑の背景色を設定します。

$H5とすることでH列を固定し、行はそれぞれのタスク行を参照します。

これにより、ステータスが「完了」のタスクは行全体が緑色になります。

📝 遅延タスクの自動検出と強調表示

遅延タスクの自動検出と強調表示も重要な機能です。

終了日を過ぎてもステータスが「完了」になっていないタスクを自動で検出し、赤色で強調表示する設定を行います。

数式は以下のとおりです。

=AND($G5<TODAY(),$H5<>"完了",$G5<>"")

遅延タスクの強調表示は、プロジェクト管理において最も重要な機能の一つです。必ず設定しておきましょう。

📝 進捗率による色分け

進捗率による色分けも効果的です。

進捗率を数値で管理している場合（例：0%、25%、50%、75%、100%）、データバーやカラースケールを使って視覚化できます。

進捗率の列を選択し、「条件付き書式」から「データバー」を選択すると、セル内に進捗率に応じたバーが表示されます。

「カラースケール」を選択すると、値に応じてセルの背景色がグラデーションで変化します。

マイルストーンの強調表示｜重要な納期を見逃さない

マイルストーンを条件付き書式で強調表示することで、重要な節目や納期を見逃すリスクを防げます

マイルストーンとは、プロジェクトにおける重要な節目や成果物の完成時点を指します。

中間レビュー、顧客への納品、リリース日などがマイルストーンに該当します。

これらの重要な日程を見逃さないよう、条件付き書式で強調表示する設定を行います。

📝 マイルストーンを管理する方法はいくつかあります。

数式は以下のとおりです。

=$K5<>""

この条件に対して、背景色を黄色やオレンジに設定したり、罫線を太くしたりすることで、マイルストーンのタスクが目立つようになります。

数式は以下のとおりです。

=OR(ISNUMBER(SEARCH("【納品】",$D5)),ISNUMBER(SEARCH("【レビュー】",$D5)),ISNUMBER(SEARCH("【リリース】",$D5)))

📝 アイコンセットを活用する方法

アイコンセットを活用する方法も効果的です。

条件付き書式の「アイコンセット」を使うと、セルの値に応じて旗や星、信号機などのアイコンを表示できます。

たとえばマイルストーン列に優先度（1、2、3）を入力し、アイコンセットで旗のアイコンを表示させることで、重要度に応じた視覚化が可能です。

📝 マイルストーンが近づいていることを知らせるアラート機能

マイルストーンが近づいていることを知らせるアラート機能も設定できます。

終了日が今日から7日以内のマイルストーンを強調表示する数式は以下のとおりです。

=AND($K5<>"",$G5-TODAY()<=7,$G5-TODAY()>=0)

7日という期間は一例です。プロジェクトの規模や性質に応じて、14日や3日など適切な期間に調整してください。

エクセルのWBSで使える便利な関数3選

WBSの作成・運用に役立つWORKDAY関数・NETWORKDAYS関数・IF関数×条件付き書式の3つを解説します

WBSの作成と運用において、エクセル関数を活用することで手入力の手間を大幅に削減し、計算ミスを防ぐことができます。

本章では、WBS管理に特に役立つ3つの関数を紹介します。

それぞれの関数について、書式、使い方、具体的な数式例を詳しく解説しますので、すぐに実務で活用できます。

日程管理においては、土日や祝日を考慮した終了日の計算や、実際の稼働日数の算出が頻繁に必要になります。

また、遅延しているタスクを自動で検出してアラートを表示する仕組みがあれば、問題の早期発見につながります。

これらの課題を解決するのが、WORKDAY関数、NETWORKDAYS関数、そしてIF関数と条件付き書式の組み合わせです。

WORKDAY関数｜土日祝を除いた終了日を自動計算

WORKDAY関数は、開始日から指定した稼働日数後の日付を計算する関数です。

土日を自動的に除外し、オプションで祝日も除外できます。

タスクの終了日を設定する際に「開始日から5営業日後」といった計算が必要な場面で非常に便利です。

引数	説明
開始日	計算の起点となる日付（セル参照または日付の値）
日数	開始日から数える稼働日数（正の値＝未来、負の値＝過去）
祝日	【省略可】除外したい祝日リストのセル範囲

祝日を除外する場合は、まず祝日リストを作成します。

シート内の別の場所（例：M列）に祝日の日付を入力します。

たとえばM1セルに「2024/1/8」（成人の日）、M2セルに「2024/2/11」（建国記念の日）といった形で祝日を一覧にします。

日本の祝日は年によって変動するものがあるため、年度ごとに祝日リストを更新する運用が必要です。内閣府「国民の祝日について」で公開されている一覧を参考に、正確な祝日リストを作成してください。

WORKDAY関数を活用した実践的な運用例を紹介します。

WBSにおいて、開始日と所要日数を入力すれば終了日が自動計算される仕組みを構築します。

F列に開始日、H列に所要日数（営業日）を入力し、G列に終了日を計算する数式を設定します。

NETWORKDAYS関数｜実稼働日数を正確に算出

NETWORKDAYS関数は、開始日から終了日までの間の稼働日数を計算する関数です。

WORKDAY関数とは逆の計算を行い、期間から日数を算出します。

予定と実績の稼働日数を比較したり、残り稼働日数を計算したりする場面で活用できます。

引数	説明
開始日	期間の開始日
終了日	期間の終了日
祝日	【省略可】除外したい祝日リストのセル範囲

戻り値は開始日と終了日を含む稼働日数（土日除外）です。

祝日を考慮する場合は、WORKDAY関数と同様に祝日リストを指定します。

=NETWORKDAYS(F5,G5,$M$1:$M$20)

NETWORKDAYS関数を活用した実践的な運用例を紹介します。

予定稼働日数と実績稼働日数の比較も可能です。

予定の開始日・終了日と、実績の開始日・終了日をそれぞれ管理している場合、両者の稼働日数を計算して差異を分析できます。

計算内容	数式
予定稼働日数	=NETWORKDAYS(F5,G5,$M$1:$M$20)
実績稼働日数	=NETWORKDAYS(I5,J5,$M$1:$M$20)　※I列：実績開始日、J列：実績終了日
差異（実績－予定）	=NETWORKDAYS(I5,J5,$M$1:$M$20)-NETWORKDAYS(F5,G5,$M$1:$M$20)

差異がプラスであれば予定より多くの日数がかかっており、マイナスであれば予定より少ない日数で完了したことを意味します。

IF関数×条件付き書式｜遅延タスクを自動でアラート

IF関数と条件付き書式を組み合わせることで、遅延しているタスクを自動的に検出し、アラートを表示する仕組みを構築できます。

手動でのチェック作業が不要になり、問題の見落としを防げます。

まず、IF関数を使って遅延状態を判定する列を追加します。

たとえばK列に「遅延判定」列を追加し、以下の数式を入力します。

この数式の動作を解説します。

条件	戻り値
終了日が空白	空白を返す
ステータスが「完了」	空白を返す（完了タスクは判定対象外）
終了日が今日より前	「遅延」と表示
終了日まで3日以内	「注意」と表示
上記以外	空白を返す

この数式により、K列には「遅延」「注意」または空白が自動的に表示されます。

あとはK列に対して条件付き書式を設定することで、視覚的なアラートが実現します。

行全体を色付けしたい場合は、前章で解説した方法を使用します。

A5からK54までの範囲を選択し、数式「=$K5=”遅延”」で赤い背景色を、数式「=$K5=”注意”」で黄色い背景色を設定します。

さらに高度な遅延判定として、進捗率と経過日数を比較する方法があります。

たとえば、予定期間の50%が経過しているのに進捗率が30%しかない場合は、遅延の兆候として警告を表示します。

これらの遅延検出の仕組みを導入することで、問題が深刻化する前に対処できるようになります。毎朝WBSを開いた際に、赤色や黄色のセルがないかを確認する習慣をつけることで、プロジェクトの健全性を維持できます。

エクセルのWBSの限界と専用ツールへの移行タイミング

エクセルでのWBS管理には明確な限界があり、プロジェクト規模やチーム人数によって専用ツールへの移行を検討すべきタイミングがあります

ここまでエクセルでWBSを作成・運用する方法を詳しく解説してきました。

エクセルは多くのビジネスパーソンが使い慣れており、追加コストなしで始められる点が大きなメリットです。

しかし、プロジェクトの規模が拡大したり、チームメンバーが増えたりすると、エクセルでの管理に限界を感じる場面も出てきます。

本章では、エクセルでのWBS管理が適しているケースと不向きなケースを整理し、専用ツールへの移行を検討すべきタイミングを明確にします。

また、エクセル管理の限界を超えたい場合の選択肢として、AIを活用したタスク管理ツール「スーツアップ」についても紹介します。

エクセルが向いているケース・向かないケースの見極め方

エクセルでのWBS管理には明確な強みと弱みがあります。

自分のプロジェクトがエクセル管理に適しているかどうかを判断するために、それぞれのケースを詳しく見ていきましょう。

自分のプロジェクトがどちらに該当するか判断に迷う場合は、「向いていないケース」に1つでも当てはまれば、専用ツールの検討をおすすめします

判断基準	エクセル向き	専用ツール向き
タスク数	100件以下	200件以上
チーム人数	5人以下	10人以上
プロジェクト期間	3〜6ヶ月	1年以上
更新頻度	週1〜2回程度	毎日更新
情報共有	定期報告で十分	リアルタイム必須

専用ツールへの移行を検討すべき3つのサイン

エクセルでのWBS管理を続けていると、ある時点から運用の負荷が急激に増大することがあります。

以下の3つのサインが現れたら、専用ツールへの移行を真剣に検討すべきタイミングです。

これらのサインが複数当てはまる場合は、エクセルでの管理を続けるコストと、専用ツールを導入するコストを比較検討してください

短期的には導入コストや学習コストがかかりますが、中長期的には生産性の向上とリスクの低減により、投資を上回るリターンが得られることが多いです。

おすすめ！AIで簡単、チームのタスク管理ツール「スーツアップ」

エクセルでのWBS管理に限界を感じている方におすすめなのが、AIを活用したタスク管理ツール「スーツアップ」です。

スーツアップは、中小企業やチームのタスク管理を効率化するために開発された国産のプロジェクト管理ツールで、エクセルからの移行もスムーズに行えます。

料金プランについては、無料プランも用意されているため、まずは試しに使ってみることができます

小規模なプロジェクトやチームであれば、無料プランの範囲内で十分に活用できます。

チームの規模や機能の必要性に応じて、有料プランへのアップグレードを検討できます。

比較項目	エクセル	スーツアップ
タスク作成	手動で入力	AIが自動支援
同時編集	制限あり	リアルタイム可能
バージョン管理	手動管理	自動記録
進捗共有	ファイル共有が必要	即時反映
通知機能	なし	自動通知あり
初期コスト	無料	無料プランあり

スーツアップの公式サイトでは、機能の詳細や導入事例、料金プランなどの情報が公開されています。

エクセルでの管理に限界を感じている方は、ぜひ一度チェックしてみてください。

エクセルでのWBS管理に限界を感じたら、AIを活用したタスク管理ツール「スーツアップ」で効率化を図りましょう

まとめ｜エクセルでWBSを作成して効率的なプロジェクト管理を始めよう

本記事では、エクセルでWBSを作成する方法について、基礎知識から具体的な手順、テンプレートの活用、条件付き書式や関数による効率化、そして専用ツールへの移行タイミングまで幅広く解説しました。

WBSはプロジェクト管理の基盤となる重要なツールです。適切に作成・運用することで、作業漏れを防ぎ、スケジュールを可視化し、チーム全体の生産性を向上させることができます。