Teamsタスク管理の始め方｜Planner・To Do・Tasksの使い分けから運用ルールまで完全解説
「Teamsにタスク管理機能があるらしいけど、何から始めればいいのかわからない」
「Planner、To Do、Tasksって何が違うの？」
「エクセルでの管理に限界を感じているが、移行できるか不安」
——このような悩みをお持ちではありませんか？
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介Teamsを使っているのにタスク管理機能を活用できていないのは、もったいないですよね。
Teamsのタスク管理機能は、正しく活用すればチーム全体の生産性を大きく向上させる可能性を秘めています。
しかし、機能の違いを理解しないまま導入したり、運用ルールを決めずに始めたりすると、「結局誰も使わなくなった」「かえって管理が煩雑になった」という失敗に陥りがちです。
この記事を読めば、今日からTeamsでタスク管理を始められるだけでなく、チームに定着させるための具体的なノウハウを身につけることができます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介それでは、Teamsのタスク管理機能について詳しく見ていきましょう！
目次
Teamsでタスク管理を始める前に知っておきたい3つの機能
Teamsでタスク管理を始めようとすると、Planner、To Do、Tasks in Teamsといった複数のツール名が登場し、混乱する方も少なくありません。
これらは互いに連携しながらも、それぞれ異なる役割を持っています。
チームでのタスク管理を効率的に行うためには、まずこの3つの機能の違いと使い分けを理解することが重要です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「Planner？To Do？Tasks？何が違うの？」という疑問、よく聞きます！まずは全体像をつかみましょう。
| ツール名 | 用途 | 特徴 |
|---|---|---|
| Microsoft Planner | チームのタスク管理 | カンバン方式・複数人での共有 |
| Microsoft To Do | 個人のタスク管理 | シンプル・Outlook連携 |
| Tasks in Teams | 統合管理 | PlannerとTo Doを一元表示 |
結論から言えば、チームのタスク管理にはMicrosoft Planner、個人のタスク管理にはMicrosoft To Do、そしてこれらを統合して一元管理するのがTasks in Teamsという位置づけになります。
Microsoft 365の法人向けライセンスを契約していれば、これらの機能は追加費用なしで利用可能です。
それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。
Microsoft Planner：チームのタスク管理に最適
Microsoft Plannerは、チーム単位でタスクを管理するために設計されたツールです。
カンバン方式（ボード形式）でタスクを視覚的に整理できることが最大の特徴であり、プロジェクトの進捗状況を一目で把握できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介カンバン方式とは、付箋を貼り替えるようにタスクを動かせる管理方法のこと。直感的で使いやすいですよ！
📝 「プラン」とは？
Plannerでは、タスクを「プラン」という単位で管理します。
プランとは、プロジェクトやチームごとに作成するタスクの集合体のことです。
例えば、「新製品発売プロジェクト」「営業チーム週次タスク」といった形でプランを作成し、その中に個々のタスクを追加していきます。
Plannerの主要な機能は以下のとおりです。
- バケットによるタスク分類
- 担当者・期限・優先度の設定
- グラフビューによる進捗可視化
Plannerでは、タスクを「バケット」と呼ばれるカテゴリに分類できます。
バケットは「未着手」「進行中」「完了」といった進捗ステータスや、「企画」「制作」「レビュー」といった作業フェーズなど、チームの業務に合わせて自由に設定できます。
タスクをドラッグ＆ドロップでバケット間を移動させることで、進捗管理が直感的に行えます。
各タスクには担当者を割り当てることができ、複数名への同時割り当ても可能です。
期限日を設定すれば、期限が近づいたタスクや期限超過のタスクが視覚的にハイライト表示されるため、漏れを防ぐことができます。
また、タスクに優先度（緊急・重要・中・低）を設定したり、ラベル（色分けタグ）を付けて分類したりすることも可能です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介期限切れのタスクが赤くハイライトされるので、「うっかり忘れてた！」を防げますね。
進捗状況の可視化もPlannerの強みです。
グラフビューを使えば、タスクの状態（未開始・進行中・完了）、担当者ごとの負荷状況、優先度別の分布などを円グラフや棒グラフで確認できます。
これにより、チームリーダーはメンバーの業務負荷を把握し、適切なタスク配分を行うことができます。
また、2024年にはProject for the webとの統合が進み、より高度なプロジェクト管理機能も利用できるようになっています。
Microsoft To Do：個人タスク管理の基本ツール
Microsoft To Doは、個人のタスク管理に特化したシンプルなアプリケーションです。
Plannerがチーム全体のタスクを管理するのに対し、To Doは自分自身のやるべきことを整理・管理するためのツールという位置づけになります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「買い物リスト」から「仕事のタスク」まで、自分だけの予定を管理するならTo Doがぴったりです！
To Doの最大の特徴は、「今日の予定」機能です。
毎日、その日に取り組むべきタスクを「今日の予定」リストに追加することで、1日の作業に集中できます。
タスクには期限日やリマインダーを設定でき、期限が近づくと通知を受け取ることも可能です。
- Outlookのフラグ付きメールと自動同期
- マルチデバイス対応（PC・スマホ）
To Doで作成したタスクは、Teamsだけでなく、Outlookのタスク機能とも自動的に同期されます。
Outlookでメールにフラグを立てると、そのメールがTo Doの「フラグを設定したメール」リストに自動で追加される仕組みになっています。
これにより、メールで受けた依頼をタスクとして漏れなく管理できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介メールにフラグを立てるだけでタスク化されるのは、地味に便利な機能ですね！
また、To DoはWindows、Mac、iOS、Androidなど複数のプラットフォームに対応しており、PCでもスマートフォンでも同じタスクリストにアクセスできます。
通勤中にスマートフォンでタスクを確認し、オフィスに着いたらPCで作業を進めるといった使い方が可能です。
To Doでは、タスクに「ステップ」というサブタスクを追加することもできます。
大きなタスクを細かいステップに分解して管理することで、着実に作業を進められます。
さらに、タスクには「重要」マークを付けることができ、優先度の高いタスクを強調表示できます。
📝 To DoとPlannerの使い分け基準
自分だけが見るタスク、他の人に共有する必要のない個人的なタスクはTo Doで管理します。
一方、チームメンバーと共有し、進捗を互いに確認し合う必要があるタスクはPlannerで管理します。
多くの場合、Plannerで自分に割り当てられたチームタスクと、To Doで管理する個人タスクの両方を日々こなしていくことになります。
Tasks in Teams：PlannerとTo Doを統合表示
Tasks in Teams（正式名称：PlannerおよびTo DoによるTasks、または単にPlanner）は、Microsoft PlannerとMicrosoft To Doを一つの画面で統合管理できるTeams内のアプリケーションです。
2024年にアプリ名が「Planner」に統一され、Teamsの左側サイドバーから直接アクセスできるようになりました。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「あっちを見て、こっちを見て…」という切り替えの手間がなくなるのは大きなメリットです！
Tasks in Teamsを使う最大のメリットは、個人タスクとチームタスクを同時に確認できることです。
従来、PlannerとTo Doはそれぞれ別のアプリケーションとして動作していたため、チームのタスク状況を確認するにはPlannerを開き、個人のタスクを確認するにはTo Doを開く必要がありました。
Tasks in Teamsではこれが一元化され、一つの画面ですべてのタスクを把握できます。
- 今日の予定：本日期限のタスクを表示
- 自分のタスク：すべてのタスクを集約
- 自分のプラン：参加中のプラン一覧
「今日の予定」では、本日期限のタスクや、自分が「今日の予定」に追加したタスクが表示されます。
この機能はTo Doの「今日の予定」と連動しているため、To Doアプリで追加したタスクもここに反映されます。
「自分のタスク」には、自分に関連するすべてのタスクが集約されます。
ここでは「すべて」「プライベートタスク」「自分に割り当て済み」「フラグ付きのメール」といったフィルターで表示を切り替えることができます。
「自分に割り当て済み」を選択すれば、Plannerで自分に割り当てられたチームタスクだけを表示できます。
「自分のプラン」では、自分がメンバーとして参加しているすべてのPlannerプランが一覧表示されます。
プロジェクトごとや部署ごとにプランが分かれている場合でも、ここから横断的にアクセスできます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介複数のプロジェクトを掛け持ちしている方には、この一覧表示が本当に助かりますね。
チームメンバーへのタスク割り当てや進捗確認も、Teams上で完結できます。
【5分で完了】TeamsにPlannerを追加してタスク管理を始める手順
Teamsでタスク管理を始める準備が整ったら、実際にPlannerをセットアップしていきましょう。
このセクションでは、PlannerをTeamsのチャネルに追加し、タスク管理を開始するまでの具体的な手順を解説します。
操作自体は非常にシンプルで、慣れれば5分程度で完了します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介Plannerのセットアップは想像以上に簡単です。この手順どおりに進めれば、今日からすぐにチームでのタスク管理をスタートできますよ！
チームでのタスク管理を始めるにあたり、最も一般的なのはTeamsのチャネルにPlannerタブを追加する方法です。
この方法を使えば、チャネルのメンバー全員がPlannerにアクセスでき、タスクの確認・追加・更新をTeams上で完結させることができます。
それでは、ステップごとに詳しく見ていきましょう。
Step1：タスク管理するチャネルを開く
まず、Plannerを追加するチャネルを決定します。
Teamsの左側サイドバーから「チーム」を選択し、タスク管理を行いたいチームを展開してください。
チームの中には複数のチャネルが存在する場合がありますので、Plannerを追加する適切なチャネルを選びます。
- チーム全体のタスク → 「一般」チャネル
- プロジェクト固有のタスク → 専用チャネルを作成
チャネル選びのポイントとして、Plannerで管理するタスクの範囲を考慮することが重要です。
チーム全体で共有するタスクを管理する場合は「一般」チャネルに追加するのが適しています。
一方、特定のプロジェクトや案件に関するタスクを管理する場合は、そのプロジェクト専用のチャネルを作成し、そこにPlannerを追加するとよいでしょう。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介例えば営業チームなら、「一般」チャネルに日常業務用、「〇〇社提案プロジェクト」チャネルに案件固有のタスクという使い分けがおすすめです！
このように、タスクの性質や関係するメンバーの範囲に応じてチャネルを選択することで、情報が整理され、必要なメンバーだけがタスクにアクセスできる環境を構築できます。
チャネルを選んだら、そのチャネルをクリックして開きます。
チャネル上部にはタブバーが表示されており、「投稿」「ファイル」などのタブが並んでいるはずです。
この後のステップで、ここにPlannerのタブを追加していきます。
Step2：タブの「＋」からPlannerを追加する
チャネルを開いたら、タブバーの右端にある「＋」（タブを追加）アイコンをクリックします。
クリックすると、追加可能なアプリの一覧がポップアップで表示されます。
アプリギャラリーが表示されたら、検索ボックスに「Planner」と入力してください。
検索結果に「Tasks by Planner and To Do」または「Planner」が表示されますので、これを選択します。
アイコンは緑色のチェックマークが特徴的なデザインです。
📝 プランの設定画面での選択肢
Plannerを選択すると、「新しいプランを作成する」か「既存のプランを使用する」かを選択できます。
初めてPlannerを使う場合は「新しいプランを作成する」を選びましょう。
既にWeb版のPlannerやほかのチャネルでプランを作成している場合は、「既存のプランを使用する」を選択し、ドロップダウンリストから該当のプランを選ぶことができます。
新しいプランを作成する場合は、プラン名を入力します。
プラン名は後から変更することも可能ですが、チームメンバーが一目で内容を理解できる名前を付けることをおすすめします。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「〇〇チーム タスク管理」「△△プロジェクト 進捗管理」のように、管理対象が明確にわかる名称が理想的です！
プラン名を入力したら「保存」ボタンをクリックします。
これでPlannerタブがチャネルに追加され、タブバーにPlannerのアイコンが表示されるようになります。
以降、このタブをクリックすることで、いつでもPlannerにアクセスできます。
Step3：バケットを作成してカンバン形式で分類する
Plannerタブを開くと、最初はタスクが何もない空白の画面が表示されます。
タスクを追加する前に、まず「バケット」を作成してタスクの分類方法を設計しましょう。
バケットとは、タスクをグループ化するための「入れ物」のようなものです。
画面上に表示されている「新しいバケットを追加」というテキスト部分をクリックします。
バケット名を入力し、Enterキーを押すとバケットが作成されます。同様の操作を繰り返すことで、複数のバケットを作成できます。
一般的によく使われるバケット構成として、進捗ステータスによる分類があります。
「未着手」「進行中」「レビュー待ち」「完了」といったバケットを作成し、タスクの進捗に応じてバケット間を移動させる方法です。
この構成は、カンバン方式の王道であり、タスクの流れが視覚的にわかりやすいのが特徴です。
| 分類方法 | バケット例 | おすすめの場面 |
|---|---|---|
| 進捗ステータス別 | 未着手／進行中／レビュー待ち／完了 | 一般的なタスク管理 |
| 作業工程別 | 企画／デザイン／開発／テスト | 制作・開発プロジェクト |
| 担当者別 | Aさん担当／Bさん担当 | 少人数チーム |
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介担当者別の分類はPlannerのフィルター機能でも実現できるため、多くの場合は進捗ステータスや作業工程による分類がおすすめですよ！
シンプルな構成から始め、運用しながら必要に応じて調整していくのがベストプラクティスです。
作成したバケットは、ドラッグ＆ドロップで順序を入れ替えることができます。
作業の流れに沿った順序（例：左から右に向かって「未着手」→「進行中」→「完了」）に並べておくと、タスクの進捗状況が直感的に把握できます。
Step4：タスクを追加して担当者・期限を設定する
バケットの準備ができたら、いよいよタスクを追加していきます。
タスクの追加は、各バケットの下部にある「タスクを追加」をクリックすることで行えます。
各バケットの下部にある「タスクを追加」をクリックすると、タスク名を入力するテキストボックスが表示されます。
「資料作成」のような曖昧な表現ではなく、「〇〇社向け提案資料の作成」のように対象や目的が明確な名称を入力します。
担当者の設定では、チームメンバーの名前を入力するか候補リストから選択します。期限の設定では、カレンダーから日付を選択します。
入力が完了したら「タスクを追加」ボタンをクリックすることで、タスクがバケットに追加されます。
期限を設定しておくと、期限が近づいたタスクや期限超過のタスクが色分けで強調表示されるため、タスクの遅延を早期に発見できます。
追加されたタスクは、クリックすることで詳細画面を開くことができ、より詳細な情報を設定できます。
- 進捗状況：未開始／処理中／完了済み
- 優先度：緊急／重要／中／低の4段階
- ラベル：最大25種類の色分けラベル（名称カスタマイズ可）
- チェックリスト：サブタスクをチェックリスト形式で追加
- 添付ファイル：関連ファイルをタスクに添付
- コメント：メモや進捗報告を記録
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介特にチェックリスト機能は、大きなタスクを細かいステップに分解して管理する際にとても便利です！
Step5：チームメンバーに共有・通知する
Plannerの設定とタスクの追加が完了したら、チームメンバーに周知しましょう。
TeamsのチャネルにPlannerを追加した場合、そのチャネルのメンバーは自動的にPlannerにアクセスできるようになります。
ただし、運用開始のタイミングでアナウンスを行うことで、スムーズな導入が期待できます。
- Plannerタブの場所
- バケットの構成と各バケットの意味
- タスクの追加・更新方法の簡単な説明
- 運用ルールの概要
チャネルの「投稿」タブで、Plannerの運用開始を知らせるメッセージを投稿しましょう。
📝 Plannerの通知機能について
Plannerでは、タスクに関する通知が自動的に送信される仕組みがあります。
タスクに担当者として割り当てられた場合、その担当者にはTeamsの通知とメール通知が届きます。
また、タスクの期限が近づいた場合や、自分が担当するタスクにコメントが追加された場合にも通知が送信されます。
これらの通知設定は、個人ごとにカスタマイズできます。
通知が多すぎると感じる場合は、Plannerの設定画面から通知の種類や頻度を調整できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介導入初期はチームメンバーが操作に慣れるまで時間がかかることもあります。質問があれば気軽にチャネルで共有するよう促しましょう！
必要に応じて簡単な操作説明の時間を設けることも検討してください。
最初の数週間で使い方を定着させることが、長期的な運用成功の鍵となります。
Teamsのタスク管理を効率化する連携機能の活用法
Plannerの基本的な設定が完了したら、次はTeamsの連携機能を活用してタスク管理をさらに効率化しましょう。
Microsoft 365の強みは、各アプリケーションが密接に連携していることにあります。
Outlookのメールからタスクを作成したり、Teamsのチャットから直接タスクを登録したり、外出先からスマートフォンでタスクを確認したりといった使い方が可能です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介バラバラのツールで管理していた情報を、Teamsに集約できるのが大きなメリットですね！
これらの連携機能を活用することで、タスクの登録漏れを防ぎ、情報の二重入力の手間を削減できます。
日常業務の中で自然にタスク管理が行える環境を構築することが、タスク管理の定着と継続的な運用につながります。
ここでは、特に実務で役立つ3つの連携機能について詳しく解説します。
Outlookメールをワンクリックでタスク化
ビジネスシーンでは、メールで仕事の依頼や確認事項が届くことが多いものです。
メールの内容を手作業でタスク管理ツールに転記するのは手間がかかり、転記漏れや内容の誤りが発生するリスクもあります。
OutlookとTeamsのタスク管理機能を連携させれば、受信したメールをワンクリックでタスク化できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介メールを見て「あとでやろう」と思っていたのに忘れてしまった…という経験がある方には特におすすめの機能です！
📝 フラグを使ったシンプルなタスク化方法
Outlookでメールをタスク化する最もシンプルな方法は、メールに「フラグ」を設定することです。
メールを右クリックして「フラグを設定」を選択するか、メール一覧でフラグアイコンをクリックするだけで、そのメールがMicrosoft To Doの「フラグを設定したメール」リストに自動的に追加されます。
フラグを設定する際に期限日を指定することもでき、「今日」「明日」「今週」「来週」「日付を指定」などから選択できます。
フラグを設定したメールは、To Doアプリだけでなく、TeamsのTasks in Teams（Planner）からも確認できます。
Tasks in Teamsの「自分のタスク」セクションで「フラグ付きのメール」フィルターを選択すると、Outlookでフラグを付けたメールの一覧が表示されます。
これにより、メールで受けた依頼もTeams上で一元管理できるようになります。
Outlookの画面左下にあるタスクアイコンをクリックすると、タスク管理画面が開きます。
ここで「新しいタスク」を作成し、件名、期限、優先度、メモなどを設定できます。
作成したタスクはTo Doと同期され、Teamsからも確認可能です。
- メール中心の業務スタイルでも無理なく移行可能
- 外部とのやり取りはメール、社内管理はTeamsで一元化
チャットの会話を右クリックで即タスク登録
Teamsでのコミュニケーションの中で、「〇〇をお願いします」「△△を確認してください」といった依頼や指示が飛び交うことは日常的にあります。
これらのメッセージを見落としたり、後で対応しようと思って忘れてしまったりすることは、多くの方が経験したことがあるのではないでしょうか。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介チャットの流れが速いと、大事な依頼が埋もれてしまうことがありますよね…
Teamsには、チャットやチャネルのメッセージを直接タスクとして登録する機能が用意されています。
この機能を使えば、会話の流れの中で生まれたタスクを即座にキャプチャでき、対応漏れを防ぐことができます。
タスクとして登録したいメッセージにカーソルを合わせると、メッセージの右上にリアクションアイコンが表示されます。
リアクションアイコンの横にある「…」（その他のオプション）をクリックし、表示されるメニューから「タスクの作成」または「Plannerタスクを作成」を選択します。
タスク作成画面でタスク名、期限日、担当者、優先度などを設定し、「タスクを追加」ボタンをクリックして完了です。
後でタスクの詳細を確認したいときに、リンクをクリックすれば元の会話に直接ジャンプできるため、タスクの背景や文脈を簡単に確認できます。
📝 会議中のアクションアイテム記録にも有効
Teamsで会議を行いながら、決定事項や宿題が出たタイミングでチャットにメモを残し、そのメッセージをタスク化しておけば、会議終了後に改めてタスクを整理する手間が省けます。
会議の議事録作成と合わせて活用することで、アクションアイテムの抜け漏れを大幅に減らすことができます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介個人タスクとしてTo Doに登録するか、チームタスクとしてPlannerに登録するかは、タスク作成時に選択できますよ！
自分だけが対応するタスクはTo Doに、チームで共有・管理すべきタスクはPlannerに登録するという使い分けを意識しましょう。
モバイルアプリでどこでもタスク確認・更新
現代のビジネスパーソンは、オフィスのデスクだけでなく、外出先、移動中、在宅勤務など、さまざまな場所で仕事をしています。
タスク管理もこの働き方に対応する必要があり、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからもタスクにアクセスできることが重要です。
Microsoft Teamsには、iOS版とAndroid版のモバイルアプリが用意されています。
このアプリをスマートフォンにインストールすれば、外出先からでもチャット、会議、そしてタスク管理機能にアクセスできます。
アプリはApp StoreまたはGoogle Playストアから無料でダウンロードできます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介通勤中や外出先のちょっとした空き時間にタスク確認ができるのは便利ですね！
| 機能 | できること |
|---|---|
| タスク確認 | 「今日の予定」「自分のタスク」「自分のプラン」などのビューで確認 |
| タスク編集 | 進捗状況の変更、期限の更新、コメントの追加 |
| タスク作成 | 「＋」ボタンからタスク名や詳細を入力して新規作成 |
| プッシュ通知 | 担当割り当て、コメント追加、期限接近時に通知 |
タスクに担当者として割り当てられた場合や、自分のタスクにコメントが付いた場合、期限が近づいている場合などに、スマートフォンにプッシュ通知が届きます。
これにより、PCの前にいなくても重要なタスクの更新を見逃すことがありません。
Microsoft To Doにも専用のモバイルアプリがあります。
個人タスクの管理に特化したシンプルなインターフェースで、To Doの「今日の予定」機能をスマートフォンでも活用できます。
TeamsアプリとTo Doアプリは互いに同期しているため、どちらのアプリでタスクを更新しても、変更内容は自動的に反映されます。
- 外出先でメールをチェックしてフラグを付ける
- 移動中にタスクの進捗を更新する
- 帰宅前に明日のタスクを確認する
場所や時間にとらわれない柔軟なタスク管理を実現することで、業務効率の向上とワークライフバランスの改善につながります。
業種別・Teamsのタスク管理のおすすめ活用設定
Plannerの基本的な使い方を理解したら、次は自分のチームや業務内容に合わせた設定を行うことが重要です。
タスク管理ツールは、業種や職種によって最適な使い方が異なります。
営業チームと開発チーム、バックオフィス部門では、タスクの性質も管理の仕方も大きく異なるためです。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介同じPlannerでも、設定次第で使いやすさがまったく違ってきますよ！
このセクションでは、代表的な3つの業種・職種について、Plannerの具体的な活用パターンを紹介します。
自分のチームに近い事例を参考に、バケット構成やラベル設定をカスタマイズしてみてください。
もちろん、ここで紹介する設定はあくまで一例であり、実際の運用に合わせて柔軟にアレンジすることが大切です。
営業チーム：案件進捗をカンバン形式で可視化
営業チームでは、複数の商談や案件を同時並行で進めることが一般的です。
それぞれの案件がどのフェーズにあるのか、次に何をすべきなのかを把握することは、営業活動の成果を最大化するうえで欠かせません。
Plannerのカンバン形式を活用すれば、案件の進捗状況をひと目で可視化できます。
- リード獲得
- 初回アプローチ
- ヒアリング・提案
- 見積・交渉
- クロージング
- 受注・フォロー
案件ごとにタスクを作成し、商談の進展に応じてバケット間を移動させることで、パイプライン全体の状況を視覚的に把握できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介営業パイプラインが一目でわかるので、マネージャーの案件確認も楽になりますね！
📝 タスク設定のポイント
各タスクには、担当営業をアサインし、期限として次回アクション予定日を設定します。
タスク名には案件名や顧客名を含め、「株式会社〇〇 システム導入提案」のように具体的に記述しましょう。
タスクの詳細欄には、商談の概要、顧客の課題やニーズ、提案内容、見積金額などの情報を記録しておくと、チーム内での情報共有がスムーズになります。
ラベル機能を活用して、案件の属性を色分けすることも有効です。
| 分類軸 | ラベル例 |
|---|---|
| 案件規模 | 大型案件・中型案件・小型案件 |
| 業界 | 製造業・サービス業・IT業界 |
| 優先度 | 重点顧客・通常顧客 |
ボード上で色分けされたタスクを見ることで、注力すべき案件が一目でわかるようになります。
チェックリスト機能は、商談ごとのアクションアイテム管理に活用できます。
例えば「提案資料作成」「見積書作成」「デモ環境準備」「契約書ドラフト作成」といったサブタスクをチェックリストとして追加し、完了したものにチェックを入れていきます。
大きな案件でも、やるべきことが整理され、抜け漏れを防ぐことができます。
各バケットのタスク数や、期限超過のタスク、今週クロージング予定の案件などを確認し、チーム全体で状況を共有します。
グラフビューを活用すれば、担当者ごとの案件数やフェーズ別の分布も可視化でき、リソース配分の検討にも役立ちます。
開発チーム：スプリントタスクをバケット管理
ソフトウェア開発チームでは、アジャイル開発の手法を取り入れているケースが増えています。
スプリント（短期間の開発サイクル）ごとにタスクを管理し、チーム全体で進捗を共有することが求められます。
Plannerは本格的なプロジェクト管理ツールほど高機能ではありませんが、小〜中規模のチームであれば十分に活用できます。
- バックログ
- ToDo（今スプリント）
- In Progress（作業中）
- レビュー待ち
- テスト中
- Done（完了）
この構成は、スクラム開発における一般的なワークフローに対応しています。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介アジャイル開発のカンバンボードと同じ感覚で使えるのがポイントです！
「ログイン機能の実装」のような大きなタスクではなく、「ログイン画面のUI作成」「認証APIの実装」「ログイン処理のテストコード作成」のように、具体的なアウトプットが明確なレベルまで分解します。
これにより、日々の進捗が見えやすくなり、問題の早期発見にもつながります。
| ラベル分類 | 設定例 |
|---|---|
| タスクの種類 | 機能追加・バグ修正・リファクタリング・ドキュメント |
| 対象領域 | フロントエンド・バックエンド・インフラ・デザイン |
複数のラベルを組み合わせることで、タスクの性質が一目でわかるようになります。
📝 チェックリストの活用法
チェックリスト機能は、各タスクの完了条件（Definition of Done）を明確にするために使えます。
例えば、コードレビュー完了、ユニットテスト作成、ドキュメント更新といった項目をチェックリストとして設定し、すべてにチェックが入ったらタスクを「Done」に移動させるというルールを設けます。
これにより、タスクの完了基準が統一され、品質の担保につながります。
デイリースタンドアップ（朝会）では、Plannerのボードを見ながら各自の進捗を報告する形式が効果的です。
「昨日やったこと」「今日やること」「困っていること」を、ボード上のタスクを参照しながら共有します。
スプリントの終わりには、「Done」バケットに移動したタスクを振り返り、次スプリントの計画に活かします。
Planner Premiumでは、スプリント機能やタイムライン（ガントチャート）表示、タスク間の依存関係設定など、より高度な機能が利用できます。
バックオフィス：月次定型業務をチェックリスト化
経理、総務、人事などのバックオフィス部門では、月次・年次で繰り返し発生する定型業務が多くあります。
給与計算、請求書発行、月次決算、各種届出など、期限が決まっている業務を確実に遂行することが求められます。
Plannerを活用すれば、これらの定型業務をチェックリスト化し、漏れなく管理できます。
- 日次タスク
- 週次タスク
- 月次タスク（月初・月中・月末）
- 四半期・年次タスク
または、業務カテゴリ別に「経理」「総務」「人事」「法務」といった分類も有効です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介バックオフィスは期限厳守の業務が多いので、Plannerの通知機能が特に役立ちますよ！
月初に当月のタスクを一括作成する、または前月のタスクをコピーして再利用するといった運用がおすすめです。
タスクのコピー機能を活用すれば、毎月同じ内容のタスクを効率的に作成できます。
タスクの詳細画面で「タスクをコピー」を選択すると、担当者、チェックリスト、添付ファイルなどの情報を引き継いだ新しいタスクが作成されます。
月末に翌月分のタスクをまとめてコピーしておくことで、月初から漏れなく業務を開始できます。
📝 チェックリスト活用例：月次決算
「月次決算」というタスクに対して、以下のようなサブタスクをチェックリストとして設定します。
- 売上データ集計
- 経費精算確認
- 仕訳入力
- 残高確認
- 試算表作成
- 上長承認
担当者は、各項目を完了するたびにチェックを入れ、すべての項目が完了したらタスク全体を完了とします。
期限設定は、法定期限や社内締切から逆算して設定しましょう。
| 工程 | 期限例（給与支払日25日の場合） |
|---|---|
| 勤怠データ確定 | 18日 |
| 給与計算 | 20日 |
| 振込データ作成 | 22日 |
| 振込処理 | 24日 |
期限が近づくと通知が届くため、余裕を持った対応が可能になります。
ラベルを使って、タスクの重要度や対応状況を管理することもできます。
「最重要（法定期限あり）」「重要」「通常」といった優先度ラベルや、「確認中」「承認待ち」「外部連絡待ち」といったステータスラベルを設定すると、タスク一覧での視認性が向上します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介添付ファイル機能で業務マニュアルを紐づけておくと、引き継ぎもスムーズになりますよ！
また、添付ファイル機能を活用して、業務マニュアルや手順書をタスクに紐づけておくと便利です。
新しいメンバーが業務を引き継ぐ際にも、タスクを見れば必要な情報にすぐアクセスでき、スムーズな引き継ぎが実現できます。
Teamsのタスク管理を成功させる5つの運用ルール
Plannerを導入し、バケットを設計し、タスクを登録しても、それだけではタスク管理は成功しません。
多くの組織で「ツールは導入したが使われなくなった」「最初は盛り上がったが形骸化した」という失敗が起きています。
タスク管理を組織に定着させ、継続的に成果を出すためには、適切な運用ルールを設定し、チーム全員で守ることが不可欠です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介ツールを入れただけで満足してしまう…よくあるパターンですよね。大事なのは「どう使い続けるか」です！
このセクションでは、Teamsでのタスク管理を成功に導くための5つの運用ルールを紹介します。
これらのルールは、多くの組織での成功事例や失敗事例から導き出されたベストプラクティスです。
すべてを一度に導入する必要はありませんが、チームの状況に合わせて段階的に取り入れることで、タスク管理の質を着実に向上させることができます。
バケット設計は3〜5個がベスト
Plannerを使い始めると、タスクをより細かく分類したいという欲求が生まれがちです。
「もっと詳細にステータスを分けよう」「カテゴリごとにバケットを作ろう」と考え、バケットの数がどんどん増えていくケースは珍しくありません。
しかし、バケットが多すぎると、かえってタスク管理が複雑になり、運用が破綻する原因となります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介最初は張り切ってバケットを増やしがちですが、結局使いこなせなくなるパターン、多いんです…！
バケットの適切な数は、3〜5個程度です。
この範囲であれば、画面を横スクロールせずに全体を見渡せ、タスクをどのバケットに入れるべきか迷うことも少なくなります。
シンプルな構成にすることで、チームメンバー全員が直感的に使えるようになり、定着率が高まります。
例えば「未着手」「企画作業」「デザイン作業」「開発作業」「レビュー中」「完了」のようなバケット構成です。
この場合、あるタスクが「企画作業」から「レビュー中」に移動した後、別の「デザイン作業」のレビューはどこに入れるべきか、という混乱が生じます。
📝 バケット設計の原則
バケットは一つの軸で設計することが原則です。
進捗ステータス（未着手・進行中・完了）で分けるなら、作業種別はラベルで管理します。
逆に、作業種別でバケットを分けるなら、進捗ステータスはタスクの「進行状況」フィールドで管理します。
軸を統一することで、タスクの流れが明確になり、管理が容易になります。
運用開始後にバケットを追加・変更することは可能ですが、頻繁な変更はメンバーの混乱を招きます。
最初はシンプルな構成でスタートし、1〜2か月運用した上で、本当に必要であれば調整するというアプローチがおすすめです。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「まずは最小限で始めて、必要に応じて拡張する」——この考え方が持続可能なタスク管理の第一歩ですよ！
タスク粒度は「1日以内に完了」を基準に
タスクの粒度、つまりタスクをどの程度細かく分割するかは、タスク管理の成否を左右する重要なポイントです。
タスクが大きすぎると、いつまでも「進行中」のままで進捗が見えず、問題の発見が遅れます。
逆に細かすぎると、タスクの登録・更新に手間がかかり、管理のための管理になってしまいます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介大きすぎても細かすぎてもダメ…ちょうどいい粒度を見つけるのがポイントです！
タスク粒度の基準として、「1日以内に完了できるサイズ」を目安にすることをおすすめします。
これは、毎日の進捗が目に見える形で確認でき、タスクが長期間滞留することを防ぐための基準です。
1日で完了できないタスクがある場合は、より小さな単位に分割することを検討してください。
例えば「提案書作成」というタスクは、以下のように分割できます。
- 提案書の構成案作成
- 提案内容のドラフト作成
- デザイン・レイアウト調整
- 上長レビュー・修正
- 最終版完成
それぞれが具体的なアウトプットを持ち、完了の判断が明確になります。
📝 チェックリスト機能の活用
Plannerのチェックリスト機能を活用するのも有効な方法です。
タスク自体は「提案書作成」のままにしておき、詳細画面のチェックリストにサブタスクを追加します。
この方法なら、タスク数が増えすぎることなく、作業の細分化と進捗管理を両立できます。
チェックリストの進捗率はタスク一覧にも表示されるため、外からも進捗状況を把握できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介チェックリストをうまく使えば、タスク一覧がスッキリしたまま細かい進捗も追えますよ！
タスクが長期間「進行中」のままになっている場合は、粒度が大きすぎるサインです。
週次レビュー（後述）の際に、2週間以上動きのないタスクをチェックし、分割が必要かどうかを検討しましょう。
タスクを適切な粒度に保つことで、チーム全体の進捗が見える化され、問題の早期発見・早期対応が可能になります。
担当者は必ず1名に絞る
Plannerでは、一つのタスクに複数の担当者を割り当てることができます。
しかし、この機能を安易に使うと、「誰かがやるだろう」という心理が働き、結果として誰もタスクを完了させないという事態が起こりがちです。
複数担当者による責任の分散は、タスク管理における最も一般的な失敗パターンの一つです。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「みんなでやろう」は「誰もやらない」になりがち…。責任の所在を明確にすることが大切です！
タスクの担当者は、原則として1名に絞ることを強くおすすめします。
担当者が1名であれば、そのタスクを完了させる責任が明確になり、「自分がやらなければならない」という当事者意識が生まれます。
複数人で協力して行う作業であっても、最終的な責任者（主担当）を1名決めることが重要です。
- 方法1：タスクを工程ごとに分割
- 方法2：主担当1名＋チェックリストで各メンバーの作業を管理
方法1は、タスクを工程ごとに分割し、それぞれに担当者を割り当てる方法です。
例えば「資料作成」というタスクを「ドラフト作成（Aさん担当）」「デザイン調整（Bさん担当）」「最終確認（Cさん担当）」のように分けます。
方法2は、主担当を1名設定し、チェックリストで各メンバーの作業を管理する方法です。
タスクの担当者はAさん1名とし、チェックリストに「Bさん：データ収集」「Cさん：グラフ作成」「Aさん：資料統合」といった形で記載します。
主担当であるAさんが全体の進捗を管理し、各メンバーの作業完了を確認してチェックを入れていきます。
📝 担当者1名ルールを定着させるには
チーム内での合意形成が重要です。
運用開始時にルールを明文化し、新しいタスクを作成する際は必ず担当者を1名設定することを習慣づけましょう。
担当者未設定のタスクが放置されないよう、週次レビューでチェックすることも効果的です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介ルールを決めたら「見える化」して、チーム全員で守る意識を持つことが定着のコツです！
例外的に、複数担当者を設定すべきケースもあります。
例えば、相互レビューが必要な作業や、ペアワークで進める作業などです。
ただし、これらは例外として扱い、基本は1名担当というルールを維持することが、タスク管理を機能させる鍵となります。
期限設定は必須、リマインダーも活用
期限のないタスクは、いつまでも完了しません。
「時間があるときにやろう」と思っているうちに忘れ去られ、気づいたときには手遅れになっていた、という経験は誰しもあるのではないでしょうか。
タスクに期限を設定することは、タスク管理の基本中の基本です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「いつかやる」は「永遠にやらない」と同じ…。期限を決めることで初めてタスクは動き出します！
Plannerでタスクを作成する際は、必ず期限日を設定するルールを徹底しましょう。
「期限が決まっていない」というタスクであっても、仮の期限を設定することをおすすめします。
例えば「1週間後」「今月末」といった形で暫定的な期限を入れておき、後で必要に応じて調整します。
期限があることで、タスクに対する意識が高まり、完了に向けたアクションが促進されます。
- 期限が今日または明日のタスク → 黄色で強調表示
- 期限を過ぎたタスク → 赤色で強調表示
この視覚的なフィードバックにより、注意が必要なタスクが一目でわかります。
ボード全体を見渡して赤いタスクが増えていたら、それはチームに何らかの問題が発生しているサインです。
Plannerでは、タスクの期限が近づくとTeamsやメールで通知が届きます。
この通知設定は個人ごとにカスタマイズできますが、少なくとも期限当日の通知は有効にしておくことをおすすめします。
また、Microsoft To Doと連携すれば、より細かいリマインダー設定（特定の日時に通知など）も可能です。
📝 期限設定のコツ：バッファを持たせる
期限設定の際は、バッファ（余裕）を持たせることも重要です。
実際の締切日ギリギリではなく、1〜2日前を期限として設定しておけば、予期せぬ問題が発生しても対応する時間を確保できます。
特に、他者の確認や承認が必要なタスクでは、レビュー時間を考慮した期限設定が必要です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介締切ギリギリに設定すると、想定外のトラブルで間に合わなくなることも…。余裕を持った期限設定が安心です！
チームとして「期限必須ルール」を定着させるには、タスク作成時にシステム的に強制することが理想的ですが、Plannerの標準機能ではそのような設定はできません。
そのため、運用ルールとしてチーム内で合意し、週次レビューで期限未設定のタスクをチェックして是正するというアプローチが現実的です。
週次レビューでタスク棚卸しを実施
どれだけ良いツールを導入し、適切なルールを設定しても、定期的なメンテナンスなしにはタスク管理は形骸化していきます。
タスクが古くなったまま放置されたり、完了したのに更新されていないタスクが残っていたり、状況が変わって不要になったタスクが滞留したりすることは避けられません。
これを防ぐために、週に一度のタスク棚卸し（レビュー）を実施することが重要です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介ツールを入れっぱなしにしていませんか？定期的な「お手入れ」がタスク管理成功の秘訣です！
週次レビューは、チームミーティングの一部として15〜30分程度の時間を確保して行うのが効果的です。
毎週同じ曜日・時間に実施することで習慣化しやすくなります。
例えば、週初めの月曜日に今週の計画確認として、または週末の金曜日に今週の振り返りとして実施するパターンが一般的です。
- 完了したタスクの確認：ステータス未更新のタスクがないかチェック
- 期限超過タスクの確認：原因と対策を確認し、期限再設定や担当者変更を検討
- 滞留タスクの確認：2週間以上動きのないタスクのブロッカーや粒度をチェック
- 不要タスクの整理：状況変化により不要になったタスクを削除またはアーカイブ
- 今週の優先タスク確認：今週中に完了させるべき重要タスクの認識合わせ
グラフビューでタスクの全体状況を確認し、ボードビューで個別のタスクを確認するという流れが一般的です。
担当者ごとのフィルターを使えば、各メンバーの負荷状況も把握できます。
📝 週次レビューは課題発見の場
週次レビューは、単なるタスクの棚卸しだけでなく、チームの課題発見の場としても機能します。
特定のメンバーにタスクが集中していないか、特定のバケットにタスクが滞留していないか、期限超過が頻発していないかなど、運用上の問題点が見えてきます。
これらの問題を早期に発見し、対策を講じることで、タスク管理の精度を継続的に向上させることができます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介レビューを続けていくと「あれ、Aさんにタスク集中しすぎ？」といった課題も見えてきますよ！
最初のうちは週次レビューに時間がかかるかもしれませんが、タスク管理が定着してくると、確認すべき項目が減り、短時間で終わるようになります。
この習慣を続けることが、タスク管理を「導入しただけ」で終わらせず、組織に根付かせるための最も重要なポイントです。
Teamsのタスク管理でガントチャートが必要な場合の対処法
Plannerはカンバン方式のタスク管理に優れていますが、すべてのプロジェクト管理ニーズに対応できるわけではありません。
特に、複数のタスク間の依存関係を可視化したい場合や、プロジェクト全体のスケジュールをタイムライン形式で把握したい場合には、Plannerの標準機能だけでは不十分に感じることがあります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「Plannerだけだと物足りない…」と感じている方も多いのではないでしょうか？
このセクションでは、Plannerでできること・できないことを整理した上で、より高度なプロジェクト管理機能が必要な場合の選択肢について解説します。
自分のチームやプロジェクトの規模・複雑さに応じて、適切なツールを選択するための判断基準を提供します。
Teamsでできること・できないこと一覧
Plannerは、チームのタスク管理において多くの機能を提供していますが、本格的なプロジェクト管理ツールと比較すると、いくつかの機能的な制限があります。
導入前にこれらの制限を理解しておくことで、「思っていたのと違った」という期待とのギャップを防ぐことができます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介まずは「できること」と「できないこと」を正しく把握しておきましょう！
📝 Plannerでできること
タスクの作成・編集・削除：タスク名、説明、チェックリスト、添付ファイルなど、基本的なタスク情報を管理できます。
担当者の割り当て：チームメンバーへのタスク割り当てと、複数担当者の設定ができます。
期限・優先度の設定：開始日、期限日、優先度（緊急・重要・中・低）を設定できます。
バケットによる分類：タスクをカテゴリ別に整理し、ドラッグ＆ドロップで移動できます。
ラベルによる色分け：最大25種類のラベルでタスクを視覚的に分類できます。
複数のビュー表示：ボード、グリッド、スケジュール、グラフの4種類のビューでタスクを確認できます。
進捗グラフの表示：タスクの完了状況、担当者別の負荷、優先度別の分布などをグラフで可視化できます。
Teamsとの連携：チャネルタブへの追加、通知、チャットからのタスク作成などが可能です。
モバイル対応：スマートフォンアプリからタスクの確認・更新ができます。
| できないこと | 詳細 |
|---|---|
| ガントチャート表示 | タスクをタイムライン形式で表示する機能は、Planner Basicには含まれていません |
| タスク間の依存関係設定 | 「タスクAが完了したらタスクBを開始」といった前後関係の設定はできません |
| リソース管理 | メンバーの稼働時間や工数を考慮したリソース配分機能はありません |
| コスト・予算管理 | プロジェクトのコストや予算を管理する機能はありません |
| クリティカルパス分析 | プロジェクト完了までの最短経路を自動計算する機能はありません |
| 高度なレポート機能 | カスタムレポートの作成やデータのエクスポート機能は限定的です |
| 繰り返しタスクの自動作成 | 定期的に発生するタスクを自動で作成する機能はありません |
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介ガントチャートや依存関係の設定ができないのは、本格的なプロジェクト管理をしたい方にとっては痛いポイントですね
- 比較的シンプルなタスク管理
- 小〜中規模のプロジェクト
- タスク間の依存関係が複雑でない場合
- スケジュールの詳細な可視化が必須でない場合
逆に、大規模なプロジェクト、複雑な依存関係のあるプロジェクト、厳密なスケジュール管理が求められるプロジェクトでは、Plannerだけでは機能が不足する可能性があります。
このような場合は、次に紹介する外部ツールとの連携や、上位プランへのアップグレードを検討する必要があります。
ガントチャートや依存関係が必要なら外部ツール連携
Plannerの機能では対応できない高度なプロジェクト管理ニーズがある場合、いくつかの選択肢があります。
Microsoft製品の中で対応する方法と、サードパーティツールを活用する方法があり、それぞれの特徴と選択基準を解説します。
2024年にPlannerとProject for the webの統合が発表され、Planner Premiumプランでは、従来のPlannerにはなかった高度な機能が利用できるようになりました。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介Microsoft製品で統一したい方には、Planner Premiumが最適解です！
📝 Planner Premium（Project Plan 1/3/5ライセンスが必要）の機能
タイムラインビュー（ガントチャート）：タスクを時間軸上に表示し、プロジェクト全体のスケジュールを可視化できます。
依存関係の設定：タスク間の前後関係を設定し、スケジュールの自動調整が可能です。
スプリント管理：アジャイル開発に対応したスプリント機能が利用できます。
カスタムフィールド：プロジェクト固有の情報を管理するためのフィールドを追加できます。
チームワークロード：メンバーごとの作業負荷を可視化し、適切なリソース配分を支援します。
目標管理：プロジェクトの目標を設定し、タスクとの関連付けが可能です。
| プラン名 | 含まれる機能 |
|---|---|
| Project Plan 1 | 基本的なプロジェクト管理機能 |
| Project Plan 3 | より高度な機能とデスクトップアプリ |
| Project Plan 5 | 最上位の機能とポートフォリオ管理 |
組織のニーズに応じて適切なプランを選択してください。
サードパーティツールを活用する方法
Microsoft以外のサードパーティツールを活用する方法もあります。
Teamsはさまざまな外部アプリとの連携が可能であり、プロジェクト管理に特化したツールをTeams内に統合することができます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介すでに社内で使っているツールがあれば、Teamsと連携させるのも賢い選択です
| ツール名 | 特徴 | おすすめの用途 |
|---|---|---|
| Asana | ガントチャート、依存関係、ポートフォリオ管理を備えた総合ツール | 幅広いプロジェクト管理 |
| Monday.com | 視覚的なインターフェースで複数ビューを切り替え可能 | 視覚的な進捗管理を重視するチーム |
| Trello | カンバン方式に特化、Power-Upでガントチャート追加可能 | 小規模チームでの利用 |
| Jira | アジャイル開発に最適化、バグトラッキングに強み | ソフトウェア開発チーム |
ツール選択の判断基準
- 小規模でシンプル→Plannerで十分
- 中〜大規模で依存関係が複雑→Planner PremiumまたはProject
- 部門横断的な大規模プロジェクト→専用のプロジェクト管理ツール
- ITリテラシーが高くないチーム→シンプルなPlannerが適切
- 開発チーム→JiraやAzure DevOpsが適切
- コストと導入の容易さ：追加コストを抑えたい場合はPlannerの範囲内で工夫
- 既存の運用との整合性：すでに使用しているツールとの連携を優先
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介高機能なツールを導入しても、使われなければ意味がありません。チームが使いこなせるかどうかが最も重要です
最終的には、ツールの機能だけでなく、チームが実際に使いこなせるかどうかが重要です。
まずはPlannerで運用を始め、限界を感じたら段階的にアップグレードしていくアプローチが、多くの組織にとって現実的な選択肢といえるでしょう。
Teamsのタスク管理に関するよくある質問（FAQ）
Teamsでのタスク管理を検討・導入する際には、さまざまな疑問が生じるものです。
このセクションでは、読者の皆さんからよく寄せられる質問とその回答をまとめました。
導入前の検討段階で気になるライセンスや費用の問題から、運用中に発生する具体的な使い方の疑問まで、幅広くカバーしています。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介ここで取り上げる質問は、Teamsのタスク管理機能を理解し、効果的に活用するうえで特に重要なポイントです。該当する疑問があれば、ぜひ参考にしてくださいね！
Q. Teamsのタスク管理は無料で使えますか？
A. 法人向けのMicrosoft 365ライセンスを契約していれば、追加費用なしでPlannerを利用できます。
Teamsのタスク管理機能（Planner、To Do、Tasks in Teams）が無料で使えるかどうかは、契約しているMicrosoft 365のライセンスによって異なります。
- Microsoft 365 Business Basic / Standard / Premium
- Microsoft 365 E1 / E3 / E5
- Office 365 E1 / E3 / E5
これらのプランを契約している組織であれば、Plannerの基本機能（Planner Basic）を追加料金なしで利用できます。
詳しいライセンス要件については、Microsoft Planner サービスの説明（Microsoft Learn）をご確認ください。
To Doは個人のタスク管理には十分な機能を備えていますが、チームでのタスク共有や共同管理が必要な場合は、法人向けプランへの移行を検討する必要があります。
Microsoft To Doについては、Microsoftアカウントがあれば誰でも無料で利用できます。
法人向けプランを契約していなくても、個人のタスク管理ツールとしてTo Doを活用することは可能です。
ただし、Plannerとの連携やTeams内での統合管理を行うには、法人向けライセンスが必要になります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介より高度な機能（ガントチャート、依存関係設定、スプリント管理など）を利用したい場合は、Planner Premium機能が必要です。これには、Project Plan 1/3/5のライセンスが別途必要となります。
Q. PlannerとTo Doはどう使い分けますか？
A. Plannerはチームでのタスク管理、To Doは個人のタスク管理を目的として設計されています。
PlannerとTo Doの使い分けは、多くの方が最初に疑問に思うポイントです。
両者は似たようなタスク管理ツールに見えますが、設計思想と想定される利用シーンが明確に異なります。
| 比較項目 | Microsoft Planner | Microsoft To Do |
|---|---|---|
| 目的 | チームでのタスク管理 | 個人のタスク管理 |
| タスク共有 | メンバー全員で閲覧・編集可能 | 自分だけが閲覧 |
| 主な機能 | カンバンボード、進捗の可視化 | 今日の予定、Outlook連携 |
| ライセンス | 法人向けMicrosoft 365が必要 | Microsoftアカウントで無料利用可 |
📝 Microsoft Plannerの特徴
プロジェクトやチーム単位で「プラン」を作成し、そのプランに参加するメンバー全員がタスクを閲覧・編集できます。
タスクをメンバーに割り当て、進捗状況をチーム全体で共有し、誰が何をしているかを可視化するのがPlannerの役割です。
カンバン形式のボードビューにより、プロジェクト全体の進捗を俯瞰できることも特徴です。
📝 Microsoft To Doの特徴
自分だけが見る個人的なタスクリストを作成し、日々のやるべきことを整理するのがTo Doの役割です。
「今日の予定」機能で1日の作業を計画したり、Outlookのフラグ付きメールを自動でタスク化したりと、個人の生産性向上に焦点を当てた機能が充実しています。
- 他者と共有する必要がある → Planner
- 自分だけが把握していればよい → To Do
- プロジェクトや業務上の依頼 → Planner
- 買い物リストや個人的なリマインダー → To Do
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介実際の業務では、PlannerとTo Doを併用するケースが多いです。Tasks in Teams（またはTo Do）の「自分に割り当て済み」ビューで、チームタスクと個人タスクを一元的に把握できますよ！
Q. スマホからもタスク管理できますか？
A. はい、スマートフォンからもTeamsのタスク管理機能を利用できます。
Microsoft Teams、Microsoft Planner、Microsoft To Doのそれぞれにモバイルアプリが用意されています。
iOS（iPhone/iPad）とAndroidの両方に対応しており、App StoreまたはGoogle Playストアから無料でダウンロードできます。
- タスクの確認・ステータス変更・コメント追加
- 新規タスクの作成
- プッシュ通知でタスク割り当て・期限を受信
| アプリ名 | 特徴・用途 |
|---|---|
| Microsoft Teams | アプリ内からPlanner（Tasks）にアクセス可能。チャネルに追加されたPlannerタブも確認可能 |
| Microsoft Planner | 参加しているすべてのプランにアクセス。プッシュ通知対応 |
| Microsoft To Do | 個人タスク管理に特化。「今日の予定」機能をモバイルでも活用可能 |
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介職場のMicrosoft 365アカウントでサインインすれば、PCで管理しているタスクがそのままスマートフォンでも利用可能になります。通勤時間や移動中のスキマ時間を活用してみてくださいね！
Q. 個人でPlannerを使うことはできますか？
A. 法人向けのMicrosoft 365ライセンスがあれば、個人でPlannerを利用することも可能です。
Microsoft Plannerは基本的にチームでの利用を前提に設計されていますが、いくつかの前提条件と注意点があります。
法人向けライセンスを持っている場合、自分専用のプランを作成して個人タスクを管理することは技術的には可能です。
プランを作成し、メンバーを追加せずに自分だけで使用すれば、実質的に個人のタスク管理ツールとして機能します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介ただし、個人のタスク管理が目的であれば、PlannerよりもMicrosoft To Doの方が適している場合が多いですよ。
- 「今日の予定」機能で1日の作業を計画できる
- Outlookとの連携で、フラグ付きメールを自動タスク化
- Microsoftアカウントがあれば無料で利用可能
PlannerとTo Doの使い分けとしては、個人タスクはTo Doで管理し、チームやプロジェクトに関連するタスクはPlannerで管理するというのが基本的な考え方です。
Tasks in Teams（Planner）を使えば、両方のタスクを一つの画面で確認できるため、個人タスクとチームタスクを効率的に管理できます。
📝 個人事業主・フリーランスの方へ
クライアントとのプロジェクト管理にPlannerを使いたい場合は、Microsoft 365 Business Basicの契約を検討してください。
月額数百円程度の費用で、Planner、Teams、SharePointなどの法人向け機能が利用可能になります。
複数のクライアントやプロジェクトを抱えている場合、Plannerでの管理が業務効率化に貢献する可能性は十分にあります。
まとめ：今日からTeamsでタスク管理を始めよう
ここまで、Teamsでのタスク管理について、機能の全体像から具体的な設定手順、運用ルール、業種別の活用例まで詳しく解説してきました。
最後に、記事全体の要点を振り返りながら、今日からタスク管理を始めるための具体的なアクションをまとめます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介Teamsをすでに使っているなら、Plannerは無料で使えます。5分あれば導入できるので、まずは試してみましょう！
Teamsでタスク管理を行うメリットは、普段のコミュニケーションツールとタスク管理が一体化することにあります。
チャットや会議で決まった事項をそのままタスク化し、進捗を共有し、完了報告まで一つのプラットフォームで完結できます。
Excelやメモ帳での管理と比べて、情報の分散が防がれ、チーム全体の可視性が大幅に向上します。
📝 記事の要点まとめ
記事の要点を改めて整理すると、まずTeamsで使えるタスク管理機能は3種類あることを確認しました。
チームのタスク管理にはMicrosoft Planner、個人のタスク管理にはMicrosoft To Do、そしてこれらを統合表示するのがTasks in Teamsです。
目的に応じて適切なツールを選択し、組み合わせて使うことで、効率的なタスク管理が実現できます。
- Plannerの導入は5分で完了
- 連携機能で業務効率が大幅アップ
- 業種・職種に合わせたカスタマイズが効果的
- 運用ルールの徹底が成功の鍵
Plannerの導入は5分で完了します。
Teamsのチャネルに「＋」ボタンからPlannerを追加し、バケットを設計してタスクを登録するだけで、基本的なタスク管理環境が整います。
難しい設定や専門知識は不要であり、ITに詳しくない方でもすぐに始められます。
連携機能を活用することで効率が上がることも重要なポイントです。
Outlookのメールをフラグでタスク化したり、Teamsのチャットから直接タスクを作成したり、モバイルアプリで外出先からタスクを確認したりと、日常業務の流れの中で自然にタスク管理が行える環境を構築できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介Outlookのメールからワンクリックでタスク化できるのは、地味に便利な機能ですよね！
業種や職種に合わせたカスタマイズも効果的です。
営業チームなら商談フェーズ別、開発チームならスプリント管理、バックオフィスなら月次業務のチェックリスト化など、自分のチームの業務特性に合わせてバケット構成やラベル設定をアレンジすることで、タスク管理の実用性が高まります。
| 運用ルール | ポイント |
|---|---|
| バケット数 | 3〜5個に抑える |
| タスク粒度 | 1日以内で完了できるサイズ |
| 担当者設定 | 1名に絞る |
| 期限設定 | 必須とする |
| 棚卸し | 週次レビューで実施 |
Plannerの機能で対応できない高度なニーズがある場合は、Planner PremiumやProject for the web、サードパーティツールとの連携という選択肢があることも覚えておいてください。
まずはPlannerで運用を始め、必要に応じて段階的にアップグレードしていくアプローチが現実的です。
Teamsを開き、タスク管理を始めたいチャネルを決めてください。チーム全体で共有するなら「一般」チャネル、特定のプロジェクト用なら専用チャネルを選びます。
「＋」ボタンをクリックし、「Planner」または「Tasks by Planner and To Do」を選択して、新しいプランを作成してください。プラン名は、チームメンバーが一目で理解できる名前を付けましょう。
最初は「未着手」「進行中」「完了」のシンプルな3分類から始めることをおすすめします。運用しながら必要に応じて調整していけばよいので、最初から完璧を目指す必要はありません。
現在抱えている業務やプロジェクトのタスクを洗い出し、Plannerに登録していきましょう。担当者と期限は必ず設定することを忘れずに。
チャネルの投稿でPlannerの運用開始をアナウンスし、基本的な使い方と運用ルールを共有してください。最初の数週間でメンバーが操作に慣れるよう、質問しやすい雰囲気を作ることが大切です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介まずは小さく始めて、運用しながら改善していくのがコツです。完璧を求めすぎないのがポイントですよ！
タスク管理は、ツールを導入するだけでは成功しません。
チーム全員が同じルールに従い、継続的に使い続けることで、初めて効果を発揮します。
最初は完璧でなくても構いません。
小さく始めて、運用しながら改善していくことが、タスク管理を組織に根付かせるための最も確実な方法です。
Teamsをすでに導入している組織であれば、Plannerは追加費用なしで今すぐ利用できます。
この記事を参考に、ぜひ今日からTeamsでのタスク管理を始めてみてください。
チーム全体の生産性向上と、業務の見える化による安心感を、きっと実感できるはずです。
株式会社スーツ 代表取締役社長CEO
2013年3月に、新卒で入社したソーシャル・エコロジー・プロジェクト株式会社（現社名：伊豆シャボテンリゾート株式会社、東証スタンダード上場企業）の代表取締役社長に就任。同社グループを7年ぶりの黒字化に導く。2014年12月に株式会社スーツ設立と同時に代表取締役に就任。2016年4月より総務省地域力創造アドバイザー及び内閣官房地域活性化伝道師。2019年6月より国土交通省PPPサポーター。2020年10月にYouTuber事務所の株式会社VAZの代表取締役社長に就任。月次黒字化を実現し、2022年1月に上場企業の子会社化を実現。2022年12月にスーツ社を新設分割し同社を商号変更、新たに株式会社スーツ設立と同時に代表取締役社長CEOに就任。
現在、スーツ社では、チームのタスク管理ツール「スーツアップ」の開発・運営を行い、中小企業から大企業のチームまで、日本社会全体の労働生産性の向上を目指している。