エクセルの出勤表の作り方｜無料テンプレート付きで自動計算まで完全解説

「急に出勤表の作成を任されたけど、どこから手を付ければいいかわからない」

「テンプレートを使っているけど、毎月の日付入力や集計に時間がかかりすぎる」

「労働時間の計算式を入れたら#VALUE!エラーが出てしまった」

このような悩みを抱えていませんか。

エクセルでの出勤表管理は、正しい方法を知らないまま進めると、入力ミスや計算エラーが頻発し、最悪の場合は給与計算の誤りや法令違反につながるリスクがあります。

特に労働基準法（e-Gov法令検索）で定められた記載項目が欠けていると、労働基準監督署（厚生労働省）の調査時に指摘を受ける可能性もあるため、基本を押さえた出勤表の作成は非常に重要です。

さらに、入力ミスを防ぐバリデーション設定や、エクセル管理の限界を感じたときの次のステップまで網羅しました。

この記事を読めば、エクセル初心者の方でも自社に合った出勤表を作成でき、毎月の集計作業を大幅に効率化できるようになります。

【無料テンプレート付き】エクセルの出勤表の作り方と自動化設定

この記事では、すぐに使える無料テンプレート3種類に加え、日付・曜日の自動表示や労働時間の自動計算まで、エクセル出勤表の作成・運用に必要なすべてを解説します。

「今すぐ使える出勤表テンプレートが欲しい」「自社に合わせてカスタマイズしたい」「毎月の入力作業を自動化して効率化したい」——この記事では、エクセルで出勤表を運用するすべての方のニーズにお応えします。

本記事では、ダウンロードしてすぐに使える無料テンプレート3種類を用意しているほか、ゼロから出勤表を作成する方法、日付や曜日の自動表示設定、労働時間・残業時間の自動計算まで、段階的に解説していきます。

エクセル初心者の方でもコピペで使える関数式を掲載しているため、専門知識がなくても実践できる内容となっています。

また、出勤表を運用する中で発生しやすいエラーの解決方法や、入力ミスを防ぐための設定方法、さらにはエクセル管理の限界を感じたときの次のステップまでカバーしています。

ご自身の状況に合わせて、必要なセクションからお読みください。

すぐ使える！無料エクセル出勤表テンプレート3選

出勤表テンプレートは数多く存在しますが、自社の勤務形態や管理項目に合っていないものを選んでしまうと、結局カスタマイズに時間を取られてしまいます。

ここでは、用途別に厳選した3つのテンプレートを紹介します。

テンプレートを選ぶ際は、まず自社の勤務形態を確認することが重要です。

固定時間勤務であればシンプルな月間タイプで十分ですが、早番・遅番・夜勤などがある場合はシフト勤務対応タイプが適しています。

また、残業管理が必要な場合は、自動計算機能付きのテンプレートを選ぶことで月末の集計作業を大幅に削減できます。

シンプル月間タイプ（初心者向け）

シンプル月間タイプは、出勤表の基本形となるテンプレートです。

1か月分の日付が縦に並び、各日の出勤・退勤時刻と休憩時間を記録する最もベーシックな構成となっています。

このテンプレートの特徴は、関数やマクロを使用していないため、エクセルに詳しくない方でもすぐに使い始められる点にあります。

ダウンロード後、従業員名と年月を入力するだけで運用を開始できます。

含まれる項目は、日付、曜日、出勤時刻、退勤時刻、休憩時間、備考欄となっています。

労働時間の計算は手動で行う必要がありますが、その分シンプルで視認性が高く、誰でも直感的に使える設計です。

シフト勤務対応タイプ

シフト勤務対応タイプは、複数の勤務パターンを持つ職場向けに設計されたテンプレートです。

早番、遅番、夜勤、休日などのシフト区分をあらかじめ設定しておくことで、各従業員の勤務予定と実績を一元管理できます。

横軸に日付、縦軸に従業員名を配置したマトリクス形式で、1枚のシートで複数名のシフトを俯瞰できる設計となっています。

主な機能として、シフト区分ごとの色分け表示により、視覚的に勤務状況を把握しやすくなっています。

また、各シフトの出勤者数を自動でカウントする機能も備えているため、人員配置の過不足をすぐに確認できます。

残業時間自動計算タイプ

残業時間自動計算タイプは、出退勤時刻を入力するだけで、実労働時間と残業時間が自動で計算されるテンプレートです。

月末の集計作業に時間を取られている担当者の方には、このタイプが最も業務効率化に貢献します。

所定労働時間（例：8時間）を設定しておけば、それを超えた分が自動的に残業時間として算出されます。

このテンプレートには、あらかじめ計算式が組み込まれています。

日々の残業時間は自動集計され、月間の残業時間合計もリアルタイムで確認できます。

特に便利な機能として、深夜勤務（22時〜翌5時）の割増対象時間を別途計算する式も含まれています。

給与計算に必要なデータがそのまま出力されるため、経理部門への連携もスムーズになります。

2019年4月施行の働き方改革関連法により、時間外労働の上限規制が強化されています。残業時間の正確な把握はすべての企業にとって重要な課題です。

働き方改革による時間外労働の上限規制については、厚生労働省の働き方改革特設サイトで詳細を確認できます。

また、労働基準法（e-Gov法令検索）では、法定労働時間や36協定に関する規定が定められています。

エクセルで出勤表を作る基本設定｜日付・曜日の自動表示

出勤表を自作する際の第一歩は、日付と曜日の自動表示機能を設定すること。年月を変更するだけで正しい日付が表示される仕組みを作れます。

テンプレートをそのまま使うのではなく、自社の運用に合わせてカスタマイズしたい、あるいはゼロから出勤表を作成したいという方も多いでしょう。

出勤表を自作する際、最初に設定すべきなのが日付と曜日の自動表示機能です。

毎月、1日から月末までの日付を手入力し、さらに曜日を確認しながら入力するのは非常に手間がかかります。

月によって28日、30日、31日と日数が異なるため、入力ミスも発生しやすくなります。

しかし、エクセルの関数を活用すれば、年と月を1か所変更するだけで、その月の日付と曜日が自動的に表示される仕組みを作ることができます。

この設定を最初に行っておけば、翌月以降の出勤表作成にかかる時間を大幅に短縮できます。

以下では、具体的な関数の書き方とコピペで使える式を紹介していきます。

年月入力で日付を自動生成する関数設定

DATE関数とEOMONTH関数を組み合わせれば、年月を入力するだけで1日から月末までの日付が自動生成されます。

日付を自動生成するには、DATE関数とEOMONTH関数を組み合わせて使用します。

まず、出勤表のヘッダー部分に年と月を入力するセルを用意し、そこから各日の日付を自動計算させる仕組みを構築します。

これが日付生成の基準となるセルです。

次に、1日目の日付を表示するセル（例：A5）に以下の関数を入力します。

この関数は、C1セルの年とE1セルの月から、その月の1日の日付を生成します。

DATE関数の書式は「DATE(年,月,日)」となっており、3つの引数を指定することで任意の日付を作成できます。

2日目以降の日付は、1日目のセルに1を加算していきます。

A6セルには以下の式を入力します。

この式をA35セル（31日分）までコピーすれば、1日から31日までの日付が自動表示されます。

このままでは2月や4月など31日がない月でも31日まで表示されてしまいます。月末の処理が必要です。

月末の処理を正確に行うには、EOMONTH関数を使用します。

EOMONTH関数は、指定した月の最終日を返す関数です。

以下の式を使えば、その月に存在しない日付を非表示にできます。

この式は、前のセルの日付に1を加えた結果がその月の最終日を超える場合は空白を返し、超えない場合は日付を表示するという条件分岐を行っています。

EOMONTH関数の第2引数に0を指定すると、基準日と同じ月の最終日が返されます。

より実践的な設定として、月が変わっても常に正しい日付が表示されるよう、各セルに条件付きの式を設定する方法もあります。

A5セルに1日目の日付を入れ、A6セル以降には条件付きの式を入れることで、月末日を超えた行は自動的に空白になります。

曜日を自動表示するTEXT関数の使い方

TEXT関数を使えば、日付セルを参照して「月」「火」「水」などの曜日を自動表示できます。

日付セルから曜日を自動表示するには、TEXT関数を使用します。

TEXT関数は、数値や日付を指定した書式の文字列に変換する関数で、曜日表示においては非常に便利な機能です。

TEXT関数の基本的な書式は「TEXT(値,表示形式)」です。

曜日を表示する場合、日付が入力されているセルを参照し、表示形式に曜日の書式コードを指定します。

日本語で曜日を表示する場合、以下のような書式コードを使用します。

セルB5に曜日を表示し、A5セルに日付が入力されているとすると、B5セルには次の式を入力します。

この式により、「月」「火」「水」のように曜日が1文字で表示されます。

表示形式の「aaa」は、日本語の曜日を1文字で表示する書式コードです。

書式コード	表示例	用途
aaa	月、火、水	日本語1文字（推奨）
aaaa	月曜日、火曜日	日本語フル表示
ddd	Mon、Tue、Wed	英語短縮
dddd	Monday、Tuesday	英語フル表示

出勤表では視認性と省スペースの観点から「aaa」（1文字表示）を使用することが一般的です。

ただし、外国人従業員がいる職場や、海外拠点と共有する出勤表では「ddd」や「dddd」を使用することも検討してください。

TEXT関数を使用する際は、日付セルが空白の場合にエラーを防ぐ処理を入れておくことをおすすめします。

以下の式のようにIF関数と組み合わせることで、日付が入力されていない行では曜日も空白になります。

この式は、A5セルが空白であれば空白を返し、日付が入力されていればその曜日を表示します。

月によって日数が異なるため、この処理を入れておくことで29日以降の行でエラー表示を防げます。

土日祝日を自動で色分けする条件付き書式

条件付き書式とWEEKDAY関数を使えば、土曜は青、日曜・祝日は赤で自動色分けできます。

出勤表の視認性を高めるために、土曜日は青色、日曜日と祝日は赤色で表示する設定を行いましょう。

条件付き書式を使用すれば、日付に応じて自動的にセルの色が変わる仕組みを構築できます。

まず、土曜日と日曜日の色分けから設定します。

土曜日を判定するにはWEEKDAY関数を使用します。

WEEKDAY関数は、日付に対応する曜日を1から7の数値で返す関数です。

デフォルトの設定では、日曜日が1、月曜日が2、土曜日が7となります。

この数式は「A列の日付が土曜日（7）である場合」という条件を表しています。

$Aのようにドル記号を列にのみ付けることで、行が変わっても常にA列の日付を参照するよう固定しています。

日曜日の設定も同様の手順で行います。

祝日の色分けは少し複雑になります。

祝日は毎年日付が異なるため、別シートに祝日リストを作成し、そのリストを参照する仕組みが必要です。

祝日リストを作成したら、その範囲に名前を定義します。

祝日の日付が入力されたセル範囲（例：祝日シートのA1:A20）を選択し、「数式」タブの「名前の定義」をクリックします。

名前を「祝日リスト」として登録します。

メインの出勤表シートに戻り、条件付き書式の新しいルールを追加します。

この数式は、「A列の日付が祝日リストに含まれている場合」という条件を表しています。

COUNTIF関数で祝日リスト内に該当の日付が何件あるかをカウントし、1件以上あれば祝日と判定します。

書式は日曜日と同じ赤色に設定するのが一般的です。

条件付き書式には優先順位があります。複数のルールを設定した場合、リストの上にあるルールが優先されます。

祝日が土曜日に重なった場合に赤色で表示したい場合は、祝日のルールを土曜日のルールより上に配置してください。

「条件付き書式ルールの管理」から順序を変更できます。

労働時間・残業時間をエクセルで自動計算する方法

エクセルの計算式を設定すれば、出退勤時刻を入力するだけで労働時間・残業時間が自動算出され、月末の集計作業も効率化できます。

出勤表の最も重要な機能の一つが、労働時間と残業時間の自動計算です。

毎日の出退勤時刻を入力するたびに電卓を叩いて計算していては、時間がかかるだけでなくミスも発生しやすくなります。

エクセルの計算式を設定しておけば、時刻を入力した瞬間に労働時間が算出され、月末の集計作業も自動化できます。

労働時間の計算は一見シンプルに思えますが、実際に設定しようとするとさまざまな課題に直面します。

休憩時間の控除、深夜勤務で日付をまたぐケースの処理、月間合計が24時間を超えた場合の表示形式など、考慮すべきポイントが複数あります。

このセクションでは、基本的な労働時間の計算式から、深夜勤務の対応、月間の残業時間集計まで、段階的に解説していきます。

すべての式はコピペで使用できるよう具体的に記載していますので、ご自身の出勤表にそのまま適用してください。

出退勤時刻から労働時間を計算する基本式

労働時間の基本式は「退勤時刻−出勤時刻−休憩時間」。エクセルでは時刻をシリアル値で管理しているため、そのまま引き算が可能です。

労働時間を計算する基本式は「退勤時刻−出勤時刻−休憩時間」です。

この計算を正しく行うためには、エクセルが時刻をどのように扱っているかを理解しておく必要があります。

具体的な計算式の設定方法を説明します。

出勤表の列構成として、C列に出勤時刻、D列に退勤時刻、E列に休憩時間、F列に労働時間を配置するとします。

F5セルに労働時間を計算する式を入力します。

この式は、退勤時刻から出勤時刻を引き、さらに休憩時間を差し引くことで実労働時間を算出しています。

例えば、出勤9:00、退勤18:00、休憩1:00の場合、18:00−9:00−1:00=8:00となり、8時間の労働時間が表示されます。

計算結果を正しく表示するためには、セルの表示形式を時刻形式に設定する必要があります。

F列を選択し、右クリックから「セルの書式設定」を開きます。

「表示形式」タブで「時刻」を選択するか、「ユーザー定義」で「h:mm」と入力します。

休憩時間の入力方法には「1:00」のような時刻形式と「60」のような分数形式の2パターンがあります。

分数で入力する場合は、計算式を以下のように変更します。

1440は1日の分数（24時間×60分）です。

分数を1440で割ることでシリアル値に変換しています。

どちらの方法を採用するかは運用のしやすさで決めてください。

時刻形式のほうが直感的ですが、分数のほうが入力が簡単という意見もあります。

入力漏れがある場合にエラーを防ぐため、IF関数を組み合わせた式も有効です。

以下の式では、出勤時刻または退勤時刻が空白の場合は計算を行わず、空白を返します。

OR関数は複数の条件のいずれかが真の場合に真を返す関数です。

この式により、データが揃っている行のみ労働時間が計算され、未入力の行ではエラー表示を防げます。

深夜勤務（24時跨ぎ）の計算方法

日付をまたぐ深夜勤務は、IF関数で退勤時刻が出勤時刻より小さい場合を判定し、1日分（24時間）を加算して計算します。

飲食店、ホテル、医療機関、介護施設など、24時間営業や夜勤がある職場では、退勤時刻が翌日になるケースが頻繁に発生します。

例えば、22:00に出勤して翌朝6:00に退勤する場合、単純に引き算すると「6:00−22:00=−16:00」とマイナスの値になってしまいます。

この問題を解決するには、IF関数を使って日付をまたぐケースを判定し、計算式を分岐させる必要があります。

退勤時刻が出勤時刻より小さい場合は翌日と判断し、1日分（24時間）を加算して計算します。

この式の仕組みを詳しく説明します。

IF関数の条件部分「D5<C5」は、退勤時刻が出勤時刻より小さいかどうかを判定しています。

退勤時刻のほうが小さい場合（例：退勤6:00、出勤22:00）は日付をまたいでいると判断し、「D5+1」として1日分を加算してから計算します。

退勤時刻のほうが大きい場合は通常どおりの計算を行います。

さらに入力漏れにも対応した完全版の式は以下のようになります。

深夜時間帯（22:00〜翌5:00）の労働には、労働基準法（e-Gov法令検索）により25%以上の割増賃金が発生します。

深夜勤務の割増賃金を計算する必要がある場合は、22:00から翌5:00までの深夜時間帯を別途算出する式も設定しておくと便利です。

深夜時間帯の計算はやや複雑になるため、以下のような考え方で式を構築します。

深夜時間帯（22:00〜5:00）の労働時間を算出するには、出退勤時刻と深夜時間帯の重複部分を計算します。

この計算にはMAX関数とMIN関数を組み合わせて使用します。

ただし、深夜割増の計算は法的な解釈も含めて複雑になるため、給与計算ソフトや勤怠管理システムの導入も検討する価値があります。

基本的な出勤表としては、通常の労働時間が正しく計算できれば十分な場合も多いでしょう。

月間合計・残業時間の自動集計

月間労働時間の合計にはSUM関数を使用し、24時間を超える場合は表示形式を「[h]:mm」に設定することで正しく表示できます。

日々の労働時間を集計し、月間の合計労働時間と残業時間を自動計算する仕組みを設定しましょう。

この設定により、月末に電卓を叩いて集計する作業が不要になり、リアルタイムで残業時間を把握できるようになります。

月間の労働時間合計を算出するには、SUM関数を使用します。

労働時間が入力されているF列の合計を計算する式は以下のとおりです。

この式をF37セルなど集計用のセルに入力すれば、その月の総労働時間が自動計算されます。

月間の労働時間は24時間を超えることが一般的ですが、通常の時刻表示形式では24時間を超えると正しく表示されません。

例えば、月間労働時間が160時間の場合、通常の表示形式では「16:00」と表示されてしまいます。

これはエクセルが24時間を超えた部分を翌日として解釈し、時刻部分のみを表示しているためです。

この問題を解決するには、セルの表示形式を「[h]:mm」に変更します。

角括弧で囲んだ[h]は、24時間を超えても累積時間として表示する書式コードです。

残業時間を自動計算するには、所定労働時間を定義したうえで、実労働時間との差分を算出します。

例えば、月の所定労働時間を160時間（1日8時間×20日）とした場合、月間合計からこの所定時間を引いた値が残業時間となります。

所定労働時間をセル（例：H1）に入力しておき、残業時間を計算するセルに以下の式を入力します。

MAX関数を使用している理由は、労働時間が所定時間に満たない場合にマイナス表示になることを防ぐためです。

MAX(0,計算結果)とすることで、計算結果が負の値になっても0が表示されます。

日ごとの残業時間を算出したい場合は、各行に残業時間の列を追加します。

1日の所定労働時間を8時間とした場合、G列に以下の式を入力します。

この式により、1日の労働時間が8時間を超えた分だけが残業時間として表示されます。

8時間以下の日は0と表示されます。

残業時間が24時間を超える月も十分にあり得るため、この設定をしておかないと正確な残業時間が把握できません。

エクセルの出勤表でよくあるエラーと解決法

出勤表のエラーはパターン化されており、原因を特定できれば修正は難しくありません

出勤表を自作して運用を始めると、さまざまなエラーや予期しない計算結果に遭遇することがあります。

「#VALUE!」というエラーメッセージが表示される、労働時間がマイナスになってしまう、月間の合計時間が明らかにおかしい——こうした問題に直面すると、どこから手を付けてよいかわからず途方に暮れてしまうものです。

しかし、エクセルの出勤表で発生するエラーのほとんどは、いくつかの典型的なパターンに分類できます。

原因を正しく特定できれば、修正自体は難しくありません。

このセクションでは、出勤表でよく発生する3つの代表的な問題について、原因の特定方法と具体的な解決策を詳しく解説します。

エラーが発生しているセルをクリックして数式バーを確認し、どのセルを参照しているかを追跡することが、問題解決の第一歩です

焦らずに一つひとつ確認していきましょう。

「#VALUE!」エラーの原因と対処法

#VALUE!エラーは、計算式が期待するデータ型と実際の入力データ型の不一致が原因です

「#VALUE!」エラーは、エクセルの出勤表で最も頻繁に遭遇するエラーの一つです。

このエラーは、計算式が期待するデータ型と、実際にセルに入力されているデータ型が一致しない場合に発生します。

時刻計算を行う出勤表では、特に発生しやすいエラーといえます。

【対処法】エラーが出ているセルの参照元（出勤時刻や退勤時刻のセル）を確認し、不要な文字が混入していないかチェックします。

文字が含まれている場合は、正しい時刻形式で再入力してください。

【対処法】問題のセルを選択してDeleteキーを押し、内容を完全にクリアしてから必要に応じて再入力します。

また、TRIM関数を使って前後のスペースを削除する方法もあります。

【対処法】問題のセルを選択し、数式バーに表示される実際の値を確認します。

表示形式を「標準」に変更してみると、実際に何が入力されているかを確認しやすくなります。

【対処法】エラーが出ているセルをクリックし、数式バーで式の内容を確認します。

参照先のセルが正しいか、存在するセルを参照しているかを確認してください。

#VALUE!エラーを根本的に防ぐには、入力規則を設定してそもそも不正な値が入力できないようにする方法が効果的です

この設定方法については、後述の「入力ミスを防ぐエクセルの出勤表の工夫」セクションで詳しく解説します。

エラーの原因を特定するためのテクニックとして、IFERROR関数を活用する方法があります。

以下のように式を修正すると、エラーが発生した場合に任意のメッセージを表示できます。

=IFERROR(D5-C5-E5,”入力を確認”)

この式では、計算が正常に行われれば結果を表示し、エラーが発生した場合は「入力を確認」というメッセージを表示します。

これにより、どの行で問題が発生しているかを一目で把握できるようになります。

労働時間がマイナスになる場合の修正方法

マイナス表示の最も多い原因は、深夜勤務で日付をまたいでいるケースです

労働時間の計算結果がマイナスになる問題は、出勤表を運用する中で非常によく発生します。

エクセル上では「−8:00」のように表示されたり、「########」という記号の羅列で表示されたりすることがあります。

この問題の原因を理解し、適切に対処することで正しい労働時間を算出できるようになります。

【解決策】前のセクションで紹介したIF関数を使った日付跨ぎ対応の式を使用します。

=IF(D5<C5,D5+1-C5-E5,D5-C5-E5)

この式を使えば、退勤時刻が出勤時刻より小さい場合（日付をまたいでいる場合）に自動的に1日分を加算して計算するため、正しい労働時間が算出されます。

【対処法】マイナスになっている行の出勤・退勤時刻を目視で確認し、逆転している場合は正しい値に修正します。

根本的な対策としては、入力規則を設定して退勤時刻が出勤時刻より前の値（日勤の場合）にならないよう制限をかける方法があります。

例えば、休憩時間に「1:00」と入力すると、エクセルはこれをシリアル値で約0.0417（1/24）として扱います。

一方、「60」と入力すると、そのまま60という数値として扱われます。

計算式が「−E5/1440」となっている場合、「60」の入力を想定しているため、「1:00」を入力すると正しく計算できません。

【対処法】休憩時間の入力形式を統一します。

入力形式	計算式
時刻形式（1:00）	−E5
分数（60）	−E5/1440

どちらの形式で入力すべきかを出勤表上に明記しておくと、入力者による形式のばらつきを防げます。

「########」と表示される場合は、マイナスの時刻値を表示しようとして列幅が足りない状態を示しています

列幅を広げることで実際の値を確認できますが、根本的にはマイナスにならないよう計算式を修正する必要があります。

マイナス表示を防ぐ応急処置として、ABS関数で絶対値を取る方法もありますが、これは推奨しません。

計算式が間違っている場合でもエラーが表面化しなくなり、気づかないまま誤った労働時間を記録し続けてしまう恐れがあるためです。

原因を特定して正しく修正することが重要です。

合計時間が24時間以上表示されない問題の解決

原因はセルの表示形式にあり、「[h]:mm」に変更することで解決できます

月間の労働時間を集計したとき、合計が「160:00」となるべきところが「16:00」と表示されてしまう——この問題は、エクセルで出勤表を作成した多くの方が経験する典型的なトラブルです。

原因はセルの表示形式にあり、適切な設定に変更することで解決できます。

標準の時刻表示形式（h:mm）は、シリアル値の小数部分のみを時刻として表示します。

つまり、160時間（シリアル値で約6.67）の場合、整数部分の6（6日分=144時間）は無視され、小数部分の0.67（約16時間）だけが表示されてしまうのです。

表示形式を「[h]:mm」に変更すれば、24時間を超えても累積時間として正しく表示されます

角括弧で囲んだ[h]は、24時間を超えても累積時間として表示する特殊な書式コードです。

この設定により、160時間は「160:00」と正しく表示されるようになります。

同様に、残業時間の合計セルや、週間の労働時間合計セルなど、24時間を超える可能性のあるすべてのセルにこの表示形式を適用してください。

分まで含めた詳細な表示が必要ない場合は、「[h]」のみを指定することもできます。

この場合、160時間30分は「161」（時間の整数部分のみ、30分は切り上げまたは切り捨て）として表示されます。

通常は「[h]:mm」を使用することで、分単位まで正確に把握できます。

給与計算で時間を小数（例：8.5時間）で扱う必要がある場合は、別のセルで「=合計時間セル*24」という計算を行い、表示形式を「0.00」にすることで小数表示に変換できます。

複数のセルに一括で表示形式を適用したい場合は、対象のセル範囲を選択してから書式設定を行うと効率的です

また、Ctrl+1のショートカットキーを使えば、セルの書式設定ダイアログを素早く開くことができます。

この表示形式の問題は、SUM関数で日ごとの労働時間を合計しているセルだけでなく、SUMIF関数で特定の条件に合致する時間を合計しているセルでも同様に発生します。

条件付き集計を行っている場合も、忘れずに「[h]:mm」形式を適用してください。

入力ミスを防ぐエクセルの出勤表の工夫

入力規則やドロップダウンリストを活用すれば、誰が入力しても一定品質を保てる出勤表が作れます

出勤表の運用において、最も頭を悩ませるのがヒューマンエラーへの対応です。

時刻の入力ミス、勤務区分の表記揺れ、誤った値の入力——こうしたミスは、集計結果の誤りや給与計算のトラブルにつながる可能性があります。

特に複数の従業員が直接入力する運用形態では、入力者によってデータの品質にばらつきが生じやすくなります。

エクセルには、入力段階でミスを防止するための機能が複数用意されています。

ドロップダウンリストによる選択式入力、入力規則によるバリデーション（値の検証）などを活用すれば、そもそも不正な値が入力できない仕組みを構築できます。

このセクションでは、出勤表の信頼性を高めるための具体的な設定方法を解説します。

これらの設定を施しておけば、誰が入力しても一定の品質が保たれ、後からのデータ修正や確認作業の手間を大幅に削減できます。

ドロップダウンリストで勤務区分を選択式にする

ドロップダウンリストを設定すれば、表記揺れを防ぎながら入力の手間も省けます

勤務区分の入力において、「出勤」「出」「○」「しゅっきん」など、同じ意味でも表記が揺れてしまうと、集計や分析の際に正しくカウントできなくなります。

ドロップダウンリストを設定して選択式にすることで、表記を統一し、入力の手間も省くことができます。

「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認し、「OK」をクリックします。

これで、設定したセル範囲にドロップダウンリストが表示されるようになります。

セルを選択すると右側に▼ボタンが表示され、クリックするとリストから項目を選択できます。

キーボードで直接入力することも可能ですが、リストにない値を入力しようとするとエラーメッセージが表示されます。

別シートでリストを管理する方法

選択肢の数が多い場合や、複数のシートで同じリストを使いたい場合は、別シートにリストの項目を作成し、その範囲を参照する方法が便利です。

セル	入力値
A1	出勤
A2	欠勤
A3	有給
A4	早退
A5	遅刻
A6	休日
A7	代休
A8	特休

項目を直接カンマ区切りで入力した場合は、各シートで個別に修正する必要があります。複数シートで使う場合は名前定義がおすすめです。

入力メッセージとエラーメッセージの設定

さらに使いやすくするための工夫として、入力メッセージとエラーメッセージを設定できます。

「データの入力規則」ダイアログの「入力時メッセージ」タブで、セル選択時に表示するガイダンスを設定できます。

タイトルに「勤務区分」、メッセージに「リストから選択してください」などと入力しておくと、入力者にとってわかりやすくなります。

「エラーメッセージ」タブでは、リストにない値が入力された際のメッセージをカスタマイズできます。

時刻入力のバリデーション設定

入力規則で時刻の範囲を制限すれば、明らかに誤った値の入力を防止できます

出勤時刻や退勤時刻の入力欄に、明らかに誤った値が入力されることを防ぐには、入力規則によるバリデーション（値の検証）設定が効果的です。

0:00から23:59の範囲外の値や、時刻として認識できない文字列が入力された場合にエラーを表示する仕組みを構築しましょう。

より細かい時刻制限を設定する方法

より細かい制御が必要な場合は、「ユーザー設定」を使用してカスタムの検証式を設定できます。

例えば、出勤時刻として現実的な範囲（6:00から22:00など）に限定したい場合は以下のように設定します。

この式は、C5セルの値が6:00以上かつ22:00以下である場合に真を返します。

TIME関数は、時・分・秒を指定して時刻のシリアル値を生成する関数です。

早朝勤務や深夜勤務がある職場では、このような制限が逆に不便になる場合もあります。自社の勤務実態に合わせて、適切な範囲を設定してください。

退勤時刻が出勤時刻より後であることを検証する

日勤のみの職場で、退勤時刻が出勤時刻より後であることを検証したい場合は、以下のような式を退勤時刻のセルに設定できます。

この式は、退勤時刻（D5）が出勤時刻（C5）より大きい場合に真を返します。

入力時のヒントとエラーメッセージを設定する

入力時のヒントとして、「入力時メッセージ」タブでガイダンスを設定することをおすすめします。

設定項目	入力例
タイトル	時刻入力
メッセージ	半角で「9:00」のように入力してください

「エラーメッセージ」タブでは、不正な値が入力された際のメッセージをカスタマイズします。

設定項目	入力例
タイトル	入力エラー
メッセージ	0:00～23:59の範囲で、半角数字とコロンを使用して入力してください（例：9:00）

このように設定しておくと、入力者が何を修正すべきか理解しやすくなります。

全角数字で入力されてしまうケースへの対策

全角数字で入力されてしまうケースへの対策として、実務上よく使われる方法を紹介します。

入力規則だけでは全角・半角の判別は難しいため、別の列にTEXT関数やVALUE関数を使って変換・検証を行う方法があります。

この式は、セルが空白なら空白を返し、数値（時刻はシリアル値なので数値として認識される）であれば「OK」を、そうでなければ「形式エラー」を返します。

この列を定期的に確認することで、不正な入力を早期に発見できます。

これにより、入力ミスのあるセルが視覚的に目立つようになり、修正漏れを防げます。

出勤表・勤務表・シフト表の違いと必要項目

「出勤表」「勤務表」「シフト表」——これらの言葉は日常的に混同されて使われることが多いですが、本来それぞれ異なる目的と役割を持っています。

自社に必要な表がどれなのかを正しく理解していないと、作成した表が実務に合わず、作り直しが必要になることもあります。

出勤表は単なる社内管理資料ではなく、労働基準法（e-Gov法令検索）に基づく法定帳簿としての側面も持っています。必要な記載項目が欠けていると、労働基準監督署（厚生労働省）の調査時に指摘を受ける可能性があります。

このセクションでは、3つの表の違いを明確に整理したうえで、法令遵守の観点から出勤表に記載すべき必須項目を解説します。

自社の勤務形態と法的要件の両方を踏まえて、適切な出勤表を設計してください。

各表の使い分けと特徴

出勤表、勤務表、シフト表は、それぞれ作成のタイミングと目的が異なります。

これらの違いを理解することで、自社に必要な表の種類と、それに含めるべき項目が明確になります。

種類	作成タイミング	主な目的
出勤表（出勤簿）	事後	勤務実績の記録・法定帳簿
勤務表	事前	勤務予定の管理・人員配置計画
シフト表	事前	交代制勤務のパターン割り当て

3つの表の関係性を整理すると、勤務表やシフト表が「予定」を管理し、出勤表が「実績」を記録するという位置づけになります。

シフト勤務のある職場では、事前にシフト表で予定を組み、実際の勤務後に出勤表で実績を記録するという流れになります。

エクセルで管理する場合、勤務表（またはシフト表）と出勤表を別シートとして作成し、1つのブックにまとめる方法が一般的です。

これにより、予定と実績の比較が容易になり、管理効率が向上します。

実務上の注意点：シフト表を出勤表の代わりに使用することはできません。シフト表はあくまで予定であり、実際の出退勤時刻とは異なる場合があるためです。遅刻、早退、残業、欠勤などの実態を正確に記録するには、別途出勤表を作成して実績を管理する必要があります。

法的に必要な5つの記載項目

出勤表は、労働基準法（e-Gov法令検索）で作成・保存が義務付けられている法定帳簿の一つです。

労働基準法第109条では、「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない」と定められています。

出勤表（出勤簿）は、この「労働関係に関する重要な書類」に該当します。

法令遵守の観点から、出勤表には以下の5つの項目を必ず記載してください。

これらの項目は、労働基準法施行規則（e-Gov法令検索）第54条で賃金台帳の記載事項として定められているものであり、出勤表にもこれらの情報を記録しておく必要があります。

必須項目	記載内容
①労働者の氏名	誰の勤務記録であるかを明確にする
②労働日（出勤日）	勤務した日付・休日・有給・欠勤の区分
③始業時刻	実際に業務を開始した時刻
④終業時刻	実際に業務を終了した時刻
⑤休憩時間	勤務中に取得した休憩時間

これら5つの項目に加えて、実務上は以下の項目も記載しておくことをおすすめします。

• 労働時間：始業から終業までの時間から休憩時間を差し引いた実労働時間（給与計算や残業管理に便利）
• 時間外労働時間（残業時間）：法定労働時間または所定労働時間を超えて労働した時間（36協定の上限時間管理や割増賃金の計算に必要）
• 深夜労働時間：22時から翌5時までの時間帯に労働した時間（深夜割増賃金25%以上の計算に必要）
• 休日労働の有無：法定休日または所定休日に労働したかどうかの記録（休日労働の割増賃金35%以上の計算に必要）
• 備考欄：遅刻・早退の理由、残業の事由、その他特記事項（後から状況を確認する際に役立つ）

2019年4月に施行された働き方改革関連法により、労働時間の客観的な把握が義務化されました。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎として確認し、記録することを求めています。

エクセルの出勤表で自己申告制を採用する場合は、実態との乖離がないよう、定期的なチェックや、必要に応じてパソコンのログオン・ログオフ記録との突合などを行うことが推奨されています。

出勤表の保存期間は、労働基準法（e-Gov法令検索）の改正により、2020年4月以降は5年間（経過措置として当分の間は3年間）となっています。エクセルファイルで管理する場合も、この期間中は確実に保存できる体制を整えておく必要があります。

エクセルの出勤表のメリット・デメリットと次のステップ

エクセル出勤表には追加コスト不要という大きなメリットがある一方、従業員増加や法改正対応など状況変化で限界を感じるケースも多い

ここまで、エクセルで出勤表を作成・運用するための具体的な方法を解説してきました。

エクセルは多くの企業で導入されている汎用ソフトであり、追加コストなしで出勤表を作成できる点は大きなメリットです。

関数や条件付き書式を活用すれば、かなり高度な自動化も実現できます。

しかし、エクセルでの出勤表管理には限界もあります。

従業員数の増加、複数拠点の管理、法改正への対応など、状況の変化によってエクセルでは対応しきれなくなるケースも少なくありません。

「毎月の集計に半日以上かかる」「入力ミスや計算間違いが頻発する」「誰がいつ修正したかわからない」——こうした課題を感じ始めたら、運用方法の見直しや、システムへの移行を検討するタイミングかもしれません。

すぐに有料システムを導入する必要はありません。まずは無料の勤怠管理ツールから試してみることも可能です。

このセクションでは、エクセル管理の限界サインを具体的に示したうえで、次のステップとして検討できる選択肢を紹介します。

エクセル管理の限界を感じたら

エクセルでの出勤表管理は、小規模な事業所や、勤務形態がシンプルな職場では十分に機能します。

しかし、以下のような状況が発生し始めたら、エクセル管理の限界に近づいているサインです。

現状を客観的に評価し、改善の方向性を検討してみてください。

法改正への対応漏れは、労働基準法違反につながるリスクがあります。最新の法令情報を常にチェックしましょう。

これらの限界サインに複数該当する場合は、勤怠管理システムへの移行を検討することをおすすめします。

ただし、いきなり大規模なシステム導入を行う必要はありません。

まずは現状の課題を明確にし、優先的に解決すべき問題を特定したうえで、段階的に移行を進めることが現実的なアプローチです。

無料の勤怠管理ツールから始める選択肢

エクセル管理の限界を感じていても、「コストをかけられない」「いきなりシステムを入れるのは不安」という声は多くあります。

そのような場合は、無料で使える勤怠管理ツールから試してみることをおすすめします。

無料プランでも基本的な機能は備わっており、小規模な事業所であれば十分に活用できるものが複数存在します。

無料の勤怠管理ツールを選ぶ際のポイントを説明します。

選定ポイント	確認すべき内容
無料プランの利用条件	従業員数の上限、機能制限、データ保存期間など
打刻方法の種類	PC打刻、スマホアプリ、ICカード、顔認証など
集計・出力機能	月間集計、残業時間自動計算、CSV出力など
操作のしやすさ	管理者・従業員双方にとっての使いやすさ
サポート体制	ヘルプドキュメント、FAQ、問い合わせ対応など

多くのツールでは「従業員数5名以下」「10名以下」「30名以下」など、無料プランの人数上限が設定されています。事前に確認しましょう。

無料ツールから有料システムへの移行パスについても考慮しておくとよいでしょう。

事業の成長に伴い、無料プランでは対応しきれなくなる時期が来る可能性があります。

その際、同じツールの有料プランにスムーズに移行できるか、蓄積したデータをそのまま引き継げるかは重要な検討事項です。

将来的な拡張性も視野に入れてツールを選定することで、二度手間を避けることができます。

エクセルでの管理を継続する場合でも、無料ツールで一部の機能を補完するという方法もあります。

例えば、打刻だけは無料ツールで行い、集計はエクセルで行うといったハイブリッドな運用も可能です。

自社の状況と課題に応じて、最適な組み合わせを検討してください。

最終的な判断は、コスト・工数・リスクのバランスで決める。エクセルの維持コストとシステム導入費用を総合的に比較しよう。

エクセルの維持・修正にかかる人件費と時間、入力ミスや法令違反のリスク、そしてシステム導入にかかる費用と効果を総合的に比較し、自社にとって最適な選択をしてください。