エクセルで進捗管理表を作る方法｜無料テンプレート・関数・グラフ活用術を完全解説
「エクセルで進捗管理表を作りたいけれど、どんな項目を入れればいいか分からない」
「テンプレートをダウンロードしたものの、自社の業務に合わせてカスタマイズできない」
「進捗率を自動計算したいが、関数の使い方が分からない」
——このような悩みを抱えていませんか？
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介エクセルの進捗管理表は、正しい作り方を知れば誰でも簡単に作成できます！
進捗管理表は、プロジェクトの遅延を防ぎ、チーム全体の生産性を高めるために欠かせないツールです。
しかし、適切な項目設計や運用ルールがないまま作成すると、更新が滞って形骸化したり、必要な情報が一目で把握できなかったりと、かえって業務効率を下げてしまうこともあります。
さらに、Googleスプレッドシートやタスク管理ツール「スーツアップ」との比較も行い、自社に最適なツール選びの判断基準も明確にします。
目次
エクセルの進捗管理表の作り方｜10ステップで完成する手順
テンプレートをそのまま使う方法もありますが、自社の業務フローや管理項目に完全にフィットする進捗管理表を作るには、基本の作り方を理解しておくことが重要です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介ここでは、エクセル初心者でも迷わず進められるよう、進捗管理表の作成を10のステップに分けて解説しますね！
各ステップを順番に進めることで、見やすく使いやすい進捗管理表が完成します。
見やすい進捗管理表に必要な5つの基本項目
項目が不足していると管理が不十分になり、逆に項目が多すぎると入力の手間が増えて運用が続きません。
以下の5つの基本項目は、多くのプロジェクトで共通して必要となる最低限の構成要素です。
| 項目名 | 役割・ポイント |
|---|---|
| タスク名 | 具体的に何をすべきかを一目で理解できるように記載 |
| 担当者 | タスクの責任者を明示し、責任の所在を明確化 |
| 期限（納期） | タスクを完了すべき日付を記入 |
| ステータス | タスクの進行状況を示す項目 |
| 進捗率 | タスクの完了度合いを数値（0%〜100%）で表現 |
📝 タスク名のポイント
「資料作成」のような曖昧な表現ではなく、「第2四半期営業報告書の作成」のように具体性を持たせることが重要です。
タスク名が明確であれば、担当者が迷うことなく作業に取りかかれます。
📝 担当者のポイント
複数人で分担する場合でも主担当を1名決めておくことで、責任の所在が明確になります。
担当者が決まっていないタスクは進行が遅れやすいため、必ず設定するようにしましょう。
📝 期限（納期）のポイント
開始日と終了日を分けて設定する方法もありますが、シンプルな進捗管理表であれば終了期限のみで十分です。
期限を設定することで、優先順位の判断やスケジュール調整がしやすくなります。
📝 ステータスのポイント
「未着手」「進行中」「完了」「保留」といった選択肢を設定し、現在の状態を一目で把握できるようにします。
ステータスの選択肢は、チームの業務フローに合わせてカスタマイズすることが重要です。
📝 進捗率のポイント
0%から100%までの数値で表現することで、タスクがどの程度進んでいるかを定量的に把握できます。
進捗率を設定することで、プロジェクト全体の進行状況を俯瞰的に確認することも可能になります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介これら5つの項目を基本として、必要に応じて「優先度」「備考」「関連資料リンク」などの項目を追加すると、自社の業務に最適化された進捗管理表を構築できますよ！
見やすさを高める3つのデザインポイント
チームメンバー全員がストレスなく確認・入力できるよう、デザイン面での工夫が必要です。
ここでは、視認性を高める3つのポイントを解説します。
- 色使いは最小限かつ意味のある配色にする
- 列幅とフォントサイズを適切に設定する
- 罫線と余白を活用して情報を整理する
📝 ポイント1：色使いは最小限かつ意味のある配色に
色は視覚的な情報伝達に効果的ですが、使いすぎると逆効果になります。
基本的には、見出し行の背景色を薄いグレーや青系統にして区別し、ステータスごとに色分けする程度にとどめましょう。
| ステータス | 推奨カラー |
|---|---|
| 完了 | 緑系統 |
| 進行中 | 黄系統 |
| 遅延 | 赤系統 |
| 未着手 | グレー系統 |
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介直感的な配色を採用すると、一目で状況を把握できるようになりますよ！
📝 ポイント2：列幅とフォントサイズを適切に設定
列幅が狭すぎるとテキストが途中で切れてしまい、広すぎると無駄なスペースが生まれます。
タスク名など文字数が多くなりがちな列は広めに、ステータスなど短い文字列の列はコンパクトにするなど、項目の特性に応じた調整が必要です。
フォントサイズは10〜12ポイントを基準にし、見出し行はやや大きめに設定すると階層構造が明確になります。
📝 ポイント3：罫線と余白を活用して情報を整理
罫線は情報の区切りを明確にし、余白は視覚的な「息継ぎ」の役割を果たします。
すべてのセルに濃い罫線を引くと圧迫感が出るため、見出し行の下線を太くする、データ行の区切りは薄い線にするなど、メリハリをつけることが大切です。
また、セル内の文字とセル境界の間に適度な余白を設けることで、読みやすさが格段に向上します。
ステップ1-3｜基本の列構成と見出し行を作成する
エクセルを起動し、新規ブックを作成します。
まず1行目を見出し行として使用するため、A1セルから順番に項目名を入力していきます。
基本の5項目を使う場合、A列から「No.」「タスク名」「担当者」「期限」「ステータス」「進捗率」の順で入力するのが一般的です。
「No.」は連番を振るための項目で、タスクの識別や並べ替えの際に役立ちます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介列の順番は作業の流れに沿って配置することがポイントです。左から右へ読み進める際に自然な流れになるよう、タスクの基本情報（No.、タスク名、担当者）を左側に、進行状況（期限、ステータス、進捗率）を右側に配置すると使いやすくなりますよ！
見出し行はデータ行と明確に区別できるよう、書式を設定します。
1行目全体を選択し、背景色を薄いグレーや青系統に設定しましょう。
フォントは太字（ボールド）にし、サイズをデータ行より1〜2ポイント大きくすると視認性が高まります。
また、見出し行の文字位置は中央揃えにすると整った印象になります。
「ホーム」タブの「配置」グループから中央揃えを選択するか、セルの書式設定から詳細に調整できます。
各列の幅を内容に合わせて調整します。
列の境界線をダブルクリックすると、その列の内容に合わせて自動調整されますが、実運用を考えて手動で調整することをお勧めします。
- 「No.」：3〜4文字分
- 「タスク名」：30〜40文字分
- 「担当者」：8〜10文字分
- 「期限」：10文字分（年月日表示を想定）
- 「ステータス」：8〜10文字分
- 「進捗率」：6〜8文字分
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介列幅はあとから調整できるため、まずは目安で設定し、実際にデータを入力しながら微調整していきましょう！
ステップ4-5｜ドロップダウンリストでステータス入力を効率化する
ステータスの入力を毎回手入力で行うと、表記の揺れやタイプミスが発生しやすくなります。
「進行中」と「作業中」、「完了」と「済み」のように表現がバラバラになると、集計や条件付き書式が正しく機能しません。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介ドロップダウンリストを設定すれば、選択肢からワンクリックで入力できるので、ミスを防ぎつつ作業効率もアップしますよ！
まず、ステータス列のデータ入力範囲を選択します。
見出し行を除いた2行目以降のステータス列（例：E2:E100）を選択してください。
実際にデータを入力する可能性のある行数より多めに選択しておくと、後から行を追加した際にも自動的にドロップダウンリストが適用されます。
次に、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
ダイアログボックスが表示されたら、「設定」タブの「入力値の種類」で「リスト」を選択します。
「元の値」欄に、カンマ区切りでステータスの選択肢を入力します。
ドロップダウンリストの設定をより使いやすくするために、オプション設定を確認しましょう。
「データの入力規則」ダイアログの「設定」タブで、「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認します。
これにより、セルを選択した際に選択肢がリスト表示されます。
📝 エラーメッセージの設定
「エラーメッセージ」タブでは、リスト外の値が入力された際の挙動を設定できます。
「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」にチェックを入れ、スタイルを「停止」にしておくと、リスト外の入力を防止できます。
| スタイル | 挙動 |
|---|---|
| 停止 | リスト外の入力を完全に防止 |
| 注意 | 警告を表示しつつ入力は許可 |
| 情報 | 情報メッセージを表示しつつ入力は許可 |
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介入力ミスを完全に防ぎたい場合は「停止」、柔軟性を持たせたい場合は「注意」や「情報」を選択するといいですね！
この設定が完了すると、ステータス列のセルをクリックした際に選択肢が表示され、ワンクリックで入力できるようになります。
ステップ6-7｜進捗率を自動計算する数式を設定する
進捗率を手動で計算・入力していると、更新の手間がかかるだけでなく、計算ミスが発生するリスクもあります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介自動計算を設定しておけば、常に正確な進捗率を把握できるので、管理がぐっと楽になりますよ！
最もシンプルな進捗率の計算方法は、「完了タスク数 ÷ 全タスク数 × 100」です。
この計算を実現するために、COUNTIF関数とCOUNTA関数を組み合わせます。
まず、進捗率を表示したいセル（例：プロジェクト全体の進捗率を示すセル）に以下の数式を入力します。
📝 進捗率を計算する数式
=COUNTIF(E2:E50,”完了”)/COUNTA(A2:A50)*100
- COUNTIF(E2:E50,”完了”)：ステータス列（E列）の中で「完了」と入力されているセルの数をカウント
- COUNTA(A2:A50)：No.列（A列）の中で値が入力されているセルの数（全タスク数）をカウント
この2つを割り算することで、完了率が計算されます。
プロジェクト全体ではなく、各タスクに対して個別の進捗率を入力する場合は、ドロップダウンリストと条件分岐を組み合わせる方法もあります。
ステータスに応じて自動的に進捗率を設定する場合は、IF関数を使用します。
📝 ステータスに応じた進捗率を自動設定する数式
=IF(E2=”完了”,100,IF(E2=”進行中”,50,IF(E2=”未着手”,0,””)))
| ステータス | 自動設定される進捗率 |
|---|---|
| 完了 | 100% |
| 進行中 | 50% |
| 未着手 | 0% |
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「進行中」の進捗率を50%固定ではなく、10%〜90%の範囲で手入力したい場合は、この列を入力可能な状態にしておき、手動入力とする運用も一般的ですよ！
ステップ8-9｜条件付き書式で色分けして視認性を高める
ステータスや期限に応じて自動的にセルの背景色が変わる仕組みを作ることで、問題のあるタスクをすぐに特定できるようになります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介色分けは視覚的にわかりやすいので、チーム全体で進捗状況を共有するときにも効果的ですよ！
ステータス列全体を選択し、「ホーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」を選択します。
「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選び、条件と書式を設定していきます。
まず「完了」の書式を設定します。
条件に「セルの値」「次の値に等しい」「完了」と入力し、書式ボタンをクリックして塗りつぶし色を緑系統に設定します。
同様の手順で、他のステータスにも配色を設定していきます。
| ステータス | 推奨カラー |
|---|---|
| 完了 | 緑系統 |
| 進行中 | 黄系統 |
| 未着手 | グレー系統 |
| 保留 | オレンジ系統 |
期限を過ぎたにもかかわらず完了していないタスクを強調表示するには、数式を使用した条件付き書式を設定します。
期限列（または行全体）を選択し、「条件付き書式」から「新しいルール」を選択します。
「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選び、以下の数式を入力します。
📝 期限切れタスクをハイライトする数式
=AND($D2<TODAY(),$E2<>”完了”)
- $D2<TODAY()：期限（D列）が今日より前
- COUNTA(A2:A50)：No.列（A列）の中で値が入力されているセルの数（全タスク数）をカウント
この数式は、期限が今日より前で、かつステータスが「完了」でない場合に条件が真となります。
書式として背景色を赤や濃いオレンジに設定することで、期限切れの未完了タスクが即座に目に入るようになります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介行全体を色分けしたい場合は、行全体を選択した状態で同じ数式を使用します。このとき、列参照を$記号で固定（$D2、$E2のように）し、行参照は固定しない点に注意してくださいね！
ステップ10｜ヘッダー固定とフィルター設定で操作性を向上させる
タスク数が増えてくると、スクロールした際に見出し行が画面から消えてしまい、どの列が何を表しているかわからなくなります。
また、特定の担当者のタスクだけを表示したい、期限順に並べ替えたいといったニーズも出てきます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介これらの設定を行うことで、大量のタスクがあっても快適に操作できるようになりますよ！
ウィンドウ枠の固定でヘッダーを常に表示
見出し行を常に画面上部に表示するには、ウィンドウ枠の固定機能を使用します。
見出し行の直下、つまり最初のデータ行（2行目）の任意のセルを選択した状態で、「表示」タブの「ウィンドウ枠の固定」から「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。
これで、どれだけ下にスクロールしても1行目の見出し行は固定されて表示されます。
フィルター機能で特定データを抽出
フィルター機能を使うと、条件に合致するデータだけを表示したり、特定の列を基準に並べ替えたりできます。
見出し行のいずれかのセルを選択した状態で、「データ」タブの「フィルター」をクリックすると、見出し行の各セルにドロップダウン矢印が表示されます。
この矢印をクリックすると、その列の値で絞り込みができます。
📝 フィルター機能の活用例
担当者列のフィルターで特定の名前だけにチェックを入れると、その担当者のタスクのみが表示されます。
ステータス列で「進行中」だけを選択すれば、現在作業中のタスクだけを一覧できます。
日付列や数値列では、昇順・降順の並べ替えも可能です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介期限が近い順にタスクを並べ替えることで、優先的に取り組むべき作業を明確にできますね！
以上で10ステップが完了です。
これらのステップを順番に進めることで、見やすく使いやすい進捗管理表が完成します。
エクセルの進捗管理テンプレートの使い方
自分でゼロから進捗管理表を作成する時間がない場合や、まずは形のあるものを使ってみたい場合は、テンプレートを活用するのが効率的です。
無料で利用できるテンプレートをダウンロードし、自社の業務に合わせてカスタマイズすることで、短時間で実用的な進捗管理表を用意できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「急いで進捗管理表が必要！」という方は、まずテンプレートから始めるのがおすすめです
ここでは、用途別に3種類のテンプレートタイプを紹介し、それぞれの特徴と使い方、さらにテンプレートを自社用にカスタマイズする方法を解説します。
シンプル版テンプレート｜個人・小規模プロジェクト向け
シンプル版テンプレートは、最小限の項目で構成された進捗管理表です。
個人のタスク管理や、少人数で進める小規模プロジェクトに適しています。
複雑な機能を使わずに、手軽に進捗を把握したい方におすすめです。
シンプル版テンプレートの特徴
シンプル版テンプレートは、一般的に「No.」「タスク名」「担当者」「期限」「ステータス」「備考」程度の項目で構成されています。
進捗率やガントチャートのような視覚的な要素は省かれており、入力の手間を最小限に抑えられる点が最大のメリットです。
シンプル版テンプレートの使い方
テンプレートをダウンロードしたら、まずサンプルデータを確認します。
多くのテンプレートには入力例が含まれているため、どのような形式で入力すればよいかを把握できます。
サンプルデータを削除または上書きして、実際のタスクを入力していきましょう。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介まずはサンプルデータを見て、入力イメージをつかんでから作業を始めるとスムーズですよ
タスクの入力は上から順に行い、完了したタスクはステータスを「完了」に変更します。
シンプル版では複雑な自動計算機能が設定されていないことが多いため、必要に応じて進捗率の計算式やフィルター機能を自分で追加することも検討してください。
シンプル版が向いている人
エクセル操作にあまり慣れていない方や、複雑な機能は不要でとにかくシンプルに管理したい方にはこのタイプが最適です。
また、初めて進捗管理表を使う場合の入門としても適しています。
使いながら必要な機能を見極め、徐々に機能を追加していくアプローチも有効です。
ガントチャート版テンプレート｜スケジュール管理も一体化
ガントチャート版テンプレートは、タスクの進捗状況とスケジュールを一つの画面で視覚的に把握できる形式です。
横軸に日付や週、縦軸にタスクを配置し、各タスクの期間をバー（棒）で表現します。
プロジェクト全体のスケジュール感を俯瞰したい場合に最適なテンプレートです。
ガントチャート版テンプレートの特徴
ガントチャートの最大の利点は、タスク間の依存関係やスケジュールの重なりが視覚的に理解できる点です。
どのタスクが同時進行しているか、どのタスクが遅延するとプロジェクト全体に影響するかが一目でわかります。
- タスク情報（タスク名、担当者、開始日、終了日、進捗率）
- 日付軸に沿ったバー表示領域
エクセルのセルを塗りつぶしてバーを表現する形式と、条件付き書式を使って自動的にバーが描画される形式があります。
ガントチャート版テンプレートの使い方
ガントチャート版テンプレートを使用する際は、まず開始日と終了日を正確に入力することが重要です。
多くのテンプレートでは、これらの日付を入力すると自動的にバーが描画される仕組みになっています。
テンプレートによっては、プロジェクトの開始日を設定するセルが用意されており、この日付を変更することでカレンダー部分全体がシフトします。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介長期プロジェクトの場合は、表示単位を「日」から「週」や「月」に変更できるテンプレートを選ぶと全体像が把握しやすいですよ
進捗率の入力は、バーの塗りつぶし量と連動することが多いです。
例えば、進捗率を50%と入力すると、そのタスクのバーの半分だけが濃い色で表示され、どこまで進んでいるかが視覚的に確認できます。
ガントチャート版が向いている人
複数のタスクが並行して進むプロジェクトを管理している方、プロジェクトの全体スケジュールを把握しながらタスクを進めたい方に向いています。
また、上司やクライアントへの報告資料としても、ガントチャートは進捗状況を伝えやすい形式です。
カレンダー版テンプレート｜日次タスクの進捗を管理
カレンダー版テンプレートは、月間カレンダーの形式でタスクを管理するタイプです。
日々のタスク消化状況をカレンダー上で確認でき、ルーティンワークや日次業務の進捗管理に適しています。
カレンダー版テンプレートの特徴
カレンダー版テンプレートでは、1か月分のカレンダーグリッドの各日付セルにタスクや予定を入力できます。
日ごとに何を行うべきかが明確になり、日次ベースでの進捗確認がしやすい点が特徴です。
カレンダー版テンプレートの使い方
カレンダー版テンプレートを使用する際は、まず対象月を設定します。
多くのテンプレートでは、年と月を入力するセルがあり、その値に応じてカレンダーの日付が自動生成されます。
各日付のセルには、その日に実施すべきタスクや予定を入力します。
タスクが完了したら、チェックマークを入れる、セルの背景色を変える、取り消し線を引くなどの方法で完了を示します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介日付ごとの進捗状況を色分けすることで、月間を通じた作業の偏りやペースの乱れを発見しやすくなりますよ
週単位や月単位での集計エリアが設けられているテンプレートもあり、日々の積み重ねがどの程度進んでいるかを確認できます。
カレンダー版が向いている人
毎日決まった業務がある方、日次で進捗を確認したい方、1か月単位で作業計画を立てたい方に適しています。
営業活動の記録、コンテンツの投稿スケジュール管理、習慣化したい作業の追跡などにも活用できます。
テンプレートのカスタマイズ方法｜列追加・ステータス変更
ダウンロードしたテンプレートが自社の業務フローに完全に合致することは稀です。
多くの場合、項目の追加や削除、ステータスの選択肢の変更など、何らかのカスタマイズが必要になります。
ここでは、テンプレートを自社用にカスタマイズする具体的な手順を解説します。
列の追加方法
テンプレートに含まれていない項目を追加したい場合は、列を挿入します。
挿入したい位置の右側の列を選択し、右クリックから「挿入」を選択すると、左側に新しい列が追加されます。
見出しセルに項目名を入力し、必要に応じて書式を周囲の列に合わせて調整します。
- 優先度（高・中・低）
- カテゴリ（営業・開発・管理など）
- 工数見積（予定時間）・実績工数（実際にかかった時間）
- 関連資料リンク（参照すべきファイルやURLへのリンク）
ステータス選択肢の変更方法
テンプレートのステータス選択肢（「未着手」「進行中」「完了」など）を自社の運用に合わせて変更するには、データの入力規則を編集します。
ステータス列のセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」を開きます。
「設定」タブの「元の値」欄に表示されている選択肢を編集します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介例えば「未着手,進行中,完了」を「未着手,着手中,レビュー待ち,完了,保留」に変更することで、より詳細なステータス管理が可能になりますよ
不要な列の削除と非表示
テンプレートに含まれているが自社では使わない項目がある場合は、列を削除するか非表示にします。
削除する場合は、対象の列を選択して右クリックから「削除」を選択します。
ただし、その列を参照している数式がある場合はエラーになるため、事前に確認が必要です。
📝 非表示がおすすめのケース
一時的に使わないが将来使う可能性がある場合は、削除ではなく非表示にすることをお勧めします。
列を選択して右クリックから「非表示」を選択すると、列が見えなくなりますが、データや数式は保持されます。
再表示する際は、非表示列の両隣の列を選択して右クリックから「再表示」を選択します。
カスタマイズ後の保存と管理
テンプレートをカスタマイズしたら、元のテンプレートとは別名で保存することを強くお勧めします。
「進捗管理表_〇〇プロジェクト用.xlsx」のように、用途がわかる名前を付けておくと、複数のプロジェクトで異なるバージョンを使い分ける際にも混乱しません。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介カスタマイズ内容が多岐にわたる場合は、別のシートにカスタマイズ内容や設定値のメモを残しておくと、後からの修正や引き継ぎがスムーズになりますよ
コピペで使えるエクセルの進捗管理の関数・数式集
進捗管理表をより効率的に運用するためには、関数や数式を活用した自動計算が欠かせません。
しかし、エクセルの関数に苦手意識を持つ方も少なくないでしょう。
ここでは、コピペでそのまま使える具体的な数式を紹介します。
セル参照を自社の進捗管理表に合わせて修正するだけで、すぐに活用できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介各数式には意味と使い方の解説も付いているので、仕組みを理解して応用することもできますよ！
進捗率の自動計算式（完了タスク÷全タスク）
プロジェクト全体の進捗率を自動計算するには、完了したタスクの数を全タスク数で割る方法が最も基本的です。
COUNTIF関数とCOUNTA関数を組み合わせることで、この計算を実現できます。
📝 基本の進捗率計算式
=COUNTIF(E2:E100,”完了”)/COUNTA(A2:A100)
この数式を進捗率を表示したいセルに入力します。
数式の各部分の意味は以下の通りです。
| 数式の部分 | 意味 |
|---|---|
| COUNTIF(E2:E100,”完了”) | E列（ステータス列）のE2からE100の範囲で「完了」と入力されているセルの数をカウント |
| COUNTA(A2:A100) | A列（No.列またはタスク名列）のA2からA100の範囲で何らかの値が入力されているセルの数（全タスク数）をカウント |
この2つを割り算することで、全タスクに対する完了タスクの割合、すなわち進捗率が算出されます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介結果は小数で表示されるので、セルの書式設定でパーセンテージ表示に変更するか、数式の末尾に「*100」を追加してくださいね
📝 パーセント表示にする場合
=COUNTIF(E2:E100,”完了”)/COUNTA(A2:A100)*100
この数式を使用した場合、結果は「50」のような数値で表示されます。
セルの表示形式で小数点以下の桁数を調整し、必要に応じて「%」を文字として追加するか、ユーザー定義書式で「0″%”」と設定すると「50%」と表示されます。
これを回避するためには、IFERROR関数で囲むか、IF関数で条件分岐を設定します。
📝 エラー対策を施した数式
=IFERROR(COUNTIF(E2:E100,”完了”)/COUNTA(A2:A100)*100,0)
この数式では、エラーが発生した場合に0を表示します。
「-」（ハイフン）や空白を表示したい場合は、0の部分を「”-“」や「””」に変更してください。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「完了」だけでなく「承認済み」も完了扱いにしたい場合は、以下の数式を使ってみてください！
📝 特定のステータスを複数カウントする場合
=(COUNTIF(E2:E100,”完了”)+COUNTIF(E2:E100,”承認済み”))/COUNTA(A2:A100)*100
この数式では、「完了」と「承認済み」の両方のステータスを合計して進捗率を計算します。
日割り進捗率の計算式（経過日数ベース）
タスク単位での進捗率ではなく、プロジェクト期間に対する経過日数ベースで進捗率を把握したい場合があります。
この方法では、予定通りに進んでいれば進捗率が何パーセントであるべきかという「予定進捗率」を算出し、実績と比較することでスケジュールの遅れを早期に発見できます。
📝 経過日数に基づく予定進捗率の計算式
=IF(TODAY()>=$G$2,100,IF(TODAY()<$F$2,0,(TODAY()-$F$2)/($G$2-$F$2)*100))
この数式では、F2セルにプロジェクト開始日、G2セルにプロジェクト終了日が入力されていることを前提としています。
数式の意味を解説すると、まずTODAY()関数で今日の日付を取得します。
| 条件 | 返す値 |
|---|---|
| 今日がプロジェクト終了日以降 | 100%を返す |
| 今日が開始日より前 | 0%を返す |
| それ以外の場合 | 開始日から今日までの経過日数を、プロジェクト全体の日数で割って進捗率を計算 |
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介各タスクに開始日と終了日が設定されている場合は、タスクごとの日割り進捗率も計算できますよ！
📝 個別タスクの日割り進捗率
=IF(TODAY()>=D2,100,IF(TODAY()
C列に開始日、D列に終了日が入力されているとして、上記の数式をF列（進捗率列）に入力します。
この数式を各タスク行にコピーすることで、タスクごとに「今日時点で何パーセント進んでいるべきか」が自動計算されます。
例えば、G列に実績進捗率を手入力し、H列に差異を表示する場合は以下の数式を使用します。
📝 実績進捗率との比較
=G2-F2
| 計算結果 | 意味 |
|---|---|
| マイナス | 予定より遅れている状態 |
| プラス | 予定より進んでいる状態 |
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介条件付き書式と組み合わせて、マイナスの場合は赤く表示するようにすると、遅延タスクを一目で発見できますね
期限切れタスクを自動カウントする数式
プロジェクト管理において、期限を過ぎた未完了タスクの数を把握することは非常に重要です。
期限切れタスクが何件あるかを自動的にカウントする数式を設定しておくことで、問題の発生を早期に検知できます。
📝 期限切れ未完了タスクのカウント式
=SUMPRODUCT((D2:D100
この数式は少し複雑に見えますが、3つの条件を同時に満たすセルの数をカウントしています。
| 数式の部分 | 意味 |
|---|---|
| D2:D100 | 期限列の値が今日より前（期限切れ）であることを確認 |
| E2:E100<>”完了” | ステータス列が「完了」ではないことを確認 |
| D2:D100<>”” | 期限列が空白ではないことを確認（データが入力されているタスクのみを対象） |
SUMPRODUCT関数は、これらの条件をすべて満たす行の数を合計して返します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介エクセル 2007以降では、COUNTIFS関数を使ってより直感的に記述することもできますよ！
📝 COUNTIFS関数を使った代替式
=COUNTIFS(D2:D100,”<“&TODAY(),E2:E100,”<>完了”,D2:D100,”<>”)
COUNTIFS関数は複数の条件を指定できるため、条件の追加や変更が容易です。
期限切れタスクの数だけでなく、遅延日数も把握したい場合は、各タスク行に遅延日数を計算する列を追加します。
📝 期限切れタスクの詳細分析（遅延日数の計算）
=IF(AND(D2
この数式は、期限切れかつ未完了のタスクに対して、期限から今日までの日数（遅延日数）を表示します。
条件を満たさない場合は空白を返すため、正常なタスクには何も表示されません。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介遅延日数が大きいタスクを優先的に対処するために、この列を基準に並べ替えることもできますね
また、MAX関数を使って最大遅延日数を算出し、プロジェクトの健全性を監視する指標とすることも有効です。
📝 最大遅延日数の取得
=MAX(H2:H100)
H列に遅延日数が入力されている場合、この数式で最も遅延しているタスクの遅延日数を取得できます。
担当者別・ステータス別の集計関数
進捗管理表のデータを分析するためには、担当者別やステータス別にタスク数を集計する機能が便利です。
COUNTIF関数やSUMIF関数を使うことで、さまざまな切り口での集計が可能になります。
📝 担当者別のタスク件数カウント
=COUNTIF(C2:C100,”山田太郎”)
C列が担当者列の場合、この数式で「山田太郎」さんに割り当てられているタスク数が算出されます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介担当者名をセル参照にすることで、より汎用的な集計表を作成できますよ！
📝 セル参照を使った担当者別カウント
=COUNTIF($C$2:$C$100,J2)
J列に担当者名のリストを作成し、この数式をK列にコピーすることで、各担当者のタスク件数一覧表が自動生成されます。
📝 担当者別の完了タスク件数
=COUNTIFS(C2:C100,”山田太郎”,E2:E100,”完了”)
この数式は、担当者が「山田太郎」かつステータスが「完了」のタスク件数を返します。
担当者別の進捗状況を把握する際に役立ちます。
📝 担当者別の進捗率計算
=IFERROR(COUNTIFS($C$2:$C$100,J2,$E$2:$E$100,”完了”)/COUNTIF($C$2:$C$100,J2)*100,0)
J2セルに担当者名が入力されている場合、この数式でその担当者の進捗率が算出されます。
IFERROR関数で囲むことで、タスクが0件の担当者がいてもエラーが表示されません。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介各ステータスのタスク件数を集計すれば、現在のタスク状況を一目で把握できますね
- 未着手：=COUNTIF(E2:E100,”未着手”)
- 進行中：=COUNTIF(E2:E100,”進行中”)
- 完了：=COUNTIF(E2:E100,”完了”)
- 保留：=COUNTIF(E2:E100,”保留”)
これらの数式を集計エリアに配置することで、現在のタスク状況を一目で把握できます。
📝 クロス集計（担当者×ステータス）
=COUNTIFS($C$2:$C$100,$J3,$E$2:$E$100,K$2)
J列に担当者名、2行目にステータス名を配置し、交差するセルにこの数式を入力します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介この集計表があれば、「誰がどのステータスのタスクをいくつ抱えているか」が一覧で確認できて便利ですね！
特定の担当者に未着手タスクが集中していないかなどの分析が可能になります。
エクセルの進捗管理をグラフで可視化する方法
進捗状況を上司やクライアント、チームメンバーに報告する際、数値だけでは伝わりにくいことがあります。
「進捗率75%」と言葉で伝えるよりも、グラフで視覚的に示すことで、状況が瞬時に理解されます。
エクセルのグラフ機能を活用すれば、専門的なツールがなくても見栄えの良い報告資料を作成できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介数字の羅列より、グラフを使った報告の方が上司やクライアントの印象に残りやすいですよね！
ここでは、進捗管理で特に活用頻度の高い棒グラフと折れ線グラフの作成手順を、具体的な操作方法とともに解説します。
進捗率の棒グラフを作成する手順
棒グラフは、複数の項目を比較する際に最も効果的なグラフ形式です。
担当者別の進捗率やプロジェクト別の完了状況を並べて表示することで、どこが進んでいて、どこが遅れているかが一目で分かります。
📝 棒グラフ用のデータを準備する
棒グラフを作成するには、まずグラフ化するデータを準備する必要があります。
進捗管理表とは別のエリアに、集計用のデータ表を作成しましょう。
例えば、担当者別の進捗率を棒グラフにする場合、縦に担当者名、横に進捗率を配置した表を作成します。
前述の「担当者別の進捗率計算」の数式を使用して、各担当者の進捗率を自動計算するように設定しておくと便利です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介データは進捗管理表とは別のセルに集計しておくと、グラフ作成がスムーズになりますよ！
具体的には、K列に担当者名（山田太郎、佐藤花子、鈴木一郎など）を入力し、L列に各担当者の進捗率を計算する数式を入力します。
見出し行として「担当者」「進捗率」を設定しておくと、グラフにも自動的にラベルが反映されます。
📝 棒グラフを挿入する
データ表を準備したら、見出し行を含むデータ範囲全体を選択します。
例えば、K1:L5の範囲を選択します（K1が「担当者」、L1が「進捗率」の見出し、K2:K5が担当者名、L2:L5が進捗率の値）。
見出し行を含むK1:L5の範囲をドラッグして選択します。
「挿入」タブ→「グラフ」グループの「縦棒/横棒グラフの挿入」をクリックします。
表示されるグラフの種類から「集合縦棒」を選択すると、基本的な棒グラフがワークシート上に挿入されます。
📝 棒グラフをカスタマイズして見やすくする
挿入された棒グラフはデフォルトの書式のままなので、見やすく調整していきます。
グラフをクリックして選択すると、「グラフツール」の「デザイン」タブと「書式」タブが表示されます。
まず、グラフタイトルを設定します。
グラフ上部の「グラフタイトル」と表示されている部分をクリックし、「担当者別進捗率」などの適切なタイトルに変更します。
タイトルが不要な場合は、「グラフ要素」ボタン（グラフ右上の「+」マーク）から「グラフタイトル」のチェックを外すと非表示にできます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介データラベルを追加すると、各棒の上に正確な数値が表示されて分かりやすくなります！
次に、データラベルを追加します。
各棒の上に数値を表示することで、正確な進捗率がすぐに読み取れます。
「グラフ要素」ボタンをクリックし、「データラベル」にチェックを入れると、各棒の上に値が表示されます。
データラベルの位置は、ラベルをクリックして選択した後、「書式」タブの「現在の選択範囲」グループから「選択対象の書式設定」をクリックし、「ラベルの位置」で調整できます。
棒の色を変更したい場合は、棒をクリックして選択し、「書式」タブの「図形の塗りつぶし」から好みの色を選択します。
進捗率が100%に近い棒は緑系、低い棒は赤系やオレンジ系にすると、状況が直感的に伝わります。
📝 目標ラインを追加する
プロジェクトの目標進捗率（例：今月末までに80%達成など）を棒グラフに表示したい場合は、目標ラインを追加する方法があります。
データ表に「目標」列を追加し、すべての行に目標値（例：80）を入力します。
このデータをグラフに追加し、グラフの種類を「折れ線」に変更することで、棒グラフの上に目標ラインが横一直線に表示されます。
グラフを選択して「デザイン」タブの「データの選択」をクリックし、「追加」から目標データを追加します。
追加されたデータ系列を右クリックして「系列グラフの種類の変更」を選択し、「折れ線」に変更します。
これにより、棒グラフと目標ラインの複合グラフが完成します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介目標ラインがあると、各担当者が目標に対してどの位置にいるか一目で比較できますね！
推移が見える折れ線グラフの作り方
折れ線グラフは、時間の経過に伴う変化を示すのに最適なグラフ形式です。
日次や週次での進捗率の推移を可視化することで、プロジェクトが順調に進んでいるか、遅延傾向にあるかを早期に発見できます。
📝 時系列データを準備する
折れ線グラフを作成するには、時系列のデータが必要です。
進捗管理表とは別に、日付と進捗率を記録するシートまたはエリアを用意しましょう。
最もシンプルな方法は、日付列と進捗率列の2列で構成するデータ表を作成することです。
A列に日付（2024/4/1、2024/4/8、2024/4/15など）を入力し、B列にその時点での進捗率を入力します。
週次で更新する場合は週末の日付を、日次で更新する場合は毎日の日付を記録していきます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介進捗率を定期的に記録しておくと、プロジェクト終了後の振り返りにも活用できますよ！
📝 折れ線グラフを挿入する
時系列データを準備したら、見出し行を含むデータ範囲全体を選択します。
例えば、A1:B10の範囲を選択します（A1が「日付」、B1が「進捗率」の見出し、A2:A10が日付、B2:B10が進捗率の値）。
見出し行を含むA1:B10の範囲をドラッグして選択します。
「挿入」タブをクリックし、「グラフ」グループの「折れ線/面グラフの挿入」をクリックします。
表示されるグラフの種類から「折れ線」を選択すると、基本的な折れ線グラフがワークシート上に挿入されます。
📝 折れ線グラフを見やすく調整する
挿入された折れ線グラフを、報告資料として使えるレベルに調整していきます。
グラフタイトルは「進捗率の推移」「週次進捗レポート」など、内容が分かるものに変更します。
横軸（X軸）には日付が、縦軸（Y軸）には進捗率が表示されていることを確認し、必要に応じて軸ラベルを追加します。
「グラフ要素」ボタンから「軸ラベル」にチェックを入れ、「日付」「進捗率（%）」などの適切なラベルを入力します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介縦軸を0〜100%に固定すると、進捗率の絶対的な位置が正確に把握できるようになります！
縦軸の範囲は、デフォルトではデータの最小値から最大値に自動調整されますが、進捗率のグラフでは0%から100%の範囲に固定した方が適切です。
縦軸をダブルクリックして「軸の書式設定」を開き、「軸のオプション」で「最小値」を0、「最大値」を100に設定します。
これにより、進捗率の絶対的な位置が正確に把握できるようになります。
📝 計画線（予定進捗）との比較
実績の進捗率だけでなく、計画通りに進んだ場合の予定進捗率も同じグラフに表示すると、遅延の有無がより明確になります。
データ表にC列を追加し、各日付時点での予定進捗率を入力します。
例えば、4週間のプロジェクトであれば、1週目末は25%、2週目末は50%、3週目末は75%、4週目末は100%という予定進捗率を設定します。
このデータをグラフに追加することで、実績線と計画線の2本の折れ線が表示され、乖離が視覚的に確認できます。
| 週 | 予定進捗率 |
|---|---|
| 1週目末 | 25% |
| 2週目末 | 50% |
| 3週目末 | 75% |
| 4週目末 | 100% |
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介計画線と実績線を比較することで、プロジェクトの健康状態が一目でわかりますね！
計画線は点線にする、色をグレーにするなど、実績線と区別しやすい書式に変更すると、どちらが実績かが一目で分かります。
折れ線を右クリックして「データ系列の書式設定」を選択し、「線」の設定で「実線/点線」を変更できます。
📝 傾向分析のための近似曲線
データ点が多い場合は、近似曲線（トレンドライン）を追加することで、全体的な傾向を把握しやすくなります。
折れ線グラフのデータ系列を右クリックし、「近似曲線の追加」を選択します。
「線形近似」を選択すると、データ点の傾向を示す直線が追加されます。
直線の傾きが急であれば進捗が順調、傾きが緩やかまたはマイナスであれば遅延傾向にあることが分かります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介近似曲線を活用すれば、データのばらつきに惑わされず、全体の傾向を把握できますよ！
エクセルの進捗管理表の運用を定着させる3つのコツ
どれだけ優れた進捗管理表を作成しても、実際に運用されなければ意味がありません。
多くの組織で、作成当初は熱心に更新されていた進捗管理表が、数週間後には放置されてしまうケースが見られます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「作っただけで満足してしまった…」という経験、ありませんか？
進捗管理表が形骸化する原因は、更新の手間が大きすぎる、更新するメリットが感じられない、誰が更新するか曖昧といった運用上の問題にあることがほとんどです。
ここでは、進捗管理表を継続的に活用し、チームに定着させるための3つの実践的なコツを解説します。
更新頻度とルールをチームで決める
進捗管理表の運用が続かない最大の原因は、「誰が」「いつ」「どのように」更新するかが曖昧なことです。
ルールが明確でないと、メンバーは「誰かがやってくれるだろう」と考え、結果として誰も更新しない状態に陥ります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「誰かがやるだろう」の積み重ねが、放置された進捗管理表を生み出します…
運用開始時にチーム全員で更新ルールを決め、合意しておくことが定着の第一歩です。
更新頻度を業務に合わせて設定する
更新頻度は、プロジェクトの性質やタスクの粒度によって適切な間隔が異なります。
| 更新頻度 | 向いている業務 | 運用のポイント |
|---|---|---|
| 日次更新 | タスクの入れ替わりが激しい業務、短期集中型プロジェクト | 毎朝または毎夕に5分程度の時間を確保 |
| 週次更新 | 中長期プロジェクト、個々のタスクに数日かかる業務 | 週末または週明けに15分程度の時間を確保 |
週次の場合は、定例ミーティングの前日に更新を完了させるルールにすると、ミーティングで最新情報を共有できます。
理想を追求して日次更新をルール化しても、メンバーが負担に感じて形骸化しては本末転倒です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介まずは週次から始め、必要に応じて日次に移行するアプローチも有効ですよ。
更新責任者と範囲を明確にする
誰が何を更新するかを明確にしておくことで、更新漏れを防止できます。
| 更新方式 | 特徴 | 適しているケース |
|---|---|---|
| 担当者更新方式 | 各タスクの担当者がステータスと進捗率を更新 | 自分のタスクは自分で管理する意識づけに最適 |
| 集中更新方式 | チームリーダーや管理者が一括で更新 | メンバーがエクセル操作に不慣れな場合、更新のばらつきを避けたい場合 |
| ハイブリッド方式 | 基本は担当者が更新し、管理者が週次で確認・修正 | 精度を保ちながら負担を分散したい場合 |
集中更新方式を採用する場合は、各メンバーからの報告方法（口頭、チャット、メールなど）も併せて決めておきましょう。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介ハイブリッド方式なら、更新漏れがあっても管理者がフォローできるので安心です。
入力ルールを統一する
ステータスの表記ゆれや、進捗率の解釈の違いを防ぐために、入力ルールを統一しておくことも重要です。
ドロップダウンリストを設定しておけばステータスの表記ゆれは防げますが、進捗率については解釈が分かれることがあります。
厳密に定義しすぎると運用が煩雑になるため、おおまかな目安として共有するのがポイントです。
遅延の理由、ブロッカー（障害となっている事項）、次のアクションなどを記載するルールにしておけば、状況の把握がしやすくなります。
定例ミーティングで進捗管理表を活用する
進捗管理表を作成しても、それを見る機会がなければ更新するモチベーションが生まれません。
定例ミーティングで進捗管理表を活用することで、更新の必要性が実感され、運用が自然と定着していきます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「更新しないとミーティングで困る」という状況を作るのがコツです。
ミーティング前に更新を完了させるルールを作る
定例ミーティングの効果を最大化するには、ミーティング開始時点で進捗管理表が最新の状態になっている必要があります。
「ミーティング前日の17時までに更新を完了する」といったルールを設け、チーム全員に周知しておきましょう。
- リマインドを送る担当者を決めておく
- ミーティング開始時に5分間の更新時間を設ける
最初のうちは更新忘れが発生するものですが、ミーティングで活用される経験を重ねるうちに、自然と更新する習慣が身についていきます。
進捗管理表を画面共有しながら進行する
ミーティングでは、進捗管理表を画面共有またはプロジェクターで表示しながら進行します。
全員が同じ情報を見ながら話し合うことで、認識のずれを防ぎ、効率的に課題を共有できます。
| 進行方法 | 適しているケース |
|---|---|
| 全件確認方式 | タスク数が少ない場合（目安：20件以下） |
| 条件絞り込み方式 | タスク数が多い場合（目安：数十件以上） |
タスク数が多い場合は、フィルター機能を活用して重要なタスクに絞る方が効率的です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介フィルターで「ステータス=進行中」「期限=今週中」といった条件を設定すると、今週注力すべきタスクがすぐに確認できますよ。
完了タスクは報告のみにとどめ、問題のあるタスクに時間を割くようにしましょう。
課題の発見と解決策の検討に活用する
進捗管理表は、単なる進捗報告だけでなく、課題の発見と解決策の検討にも活用できます。
期限切れタスクが表示されたら、なぜ遅延しているのか、何がブロッカーになっているのかをその場で確認し、解決策を検討します。
📝 進捗管理表から発見できる課題の例
特定の担当者にタスクが集中している → 負荷分散を検討
「確認待ち」のタスクが滞留している → 確認プロセスの改善が必要
同じ理由で複数タスクが遅延 → 根本原因への対処が必要
担当者別のタスク数を集計しておけば、不均衡がすぐに発見できます。
次回のミーティングでフォローアップすることで、課題が放置されることを防ぎます。
ミーティング時間を短縮するコツ
進捗確認に時間がかかりすぎると、ミーティングが長時間化してメンバーの負担になります。
効率的に進行するためのコツをいくつか紹介します。
- 事前に進捗管理表を確認しておくことをルール化
- 「読み上げ」ではなく「議論が必要な点」に絞って話し合う
- 順調なタスクは「問題なし」の一言で終わらせる
タイムボックスを設定し、1タスクあたりの確認時間を決めておくことも効果的です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介例えば、1タスク30秒を目安とし、詳細な議論が必要な場合は別途時間を設けるルールにすると、予定時間内に収まりやすくなります。
エクセル vs スプレッドシート vs スーツアップ｜進捗管理での使い分け
エクセルは進捗管理において非常に優れたツールですが、唯一の選択肢ではありません。
スプレッドシートやクラウド型のタスク管理ツールなど、さまざまな選択肢が存在します。
それぞれのツールには特徴があり、チームの状況や業務の性質によって最適な選択は異なります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「結局どのツールを使えばいいの？」という疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
ここでは、エクセルとスプレッドシートの使い分け、そしてエクセルライクな操作感を持ちながらより高度な機能を備えたツール「スーツアップ」について解説します。
エクセルが向いている場面・スプレッドシートが向いている場面
エクセルとGoogleスプレッドシートは、見た目や基本操作が似ているため、どちらを使うべきか迷う方も多いでしょう。
それぞれの特徴を理解し、業務の状況に応じて使い分けることが重要です。
📝 エクセルが向いている場面
エクセルは、オフライン環境での作業が必要な場合に適しています。
インターネット接続が不安定な環境や、セキュリティ上の理由でクラウドサービスの利用が制限されている組織では、ローカルで動作するエクセルが唯一の選択肢となることもあります。
また、高度な関数やマクロ（VBA）を活用した自動化が必要な場合も、エクセルが有利です。
Googleスプレッドシートにも関数やスクリプト機能（Google Apps Script）はありますが、エクセルのVBAの方が歴史が長く、既存の資産やノウハウが蓄積されています。
社内にVBAに詳しい担当者がいる場合は、エクセルを選択することで高度なカスタマイズが可能になります。
大量のデータを扱う場合も、エクセルの方がパフォーマンス面で優れることがあります。
数万行以上のデータを含む進捗管理表や、複雑な計算を行う場合は、ローカルで処理するエクセルの方が動作が安定します。
さらに、既存の業務フローでエクセルが標準になっている場合は、あえて別のツールに移行するよりも、エクセルを使い続ける方が効率的です。
取引先や他部署とのファイル共有でエクセル形式が指定されている場合も同様です。
📝 スプレッドシートが向いている場面
スプレッドシートは、複数人でのリアルタイム共同編集が必要な場合に最適です。
同じファイルを複数人が同時に編集でき、変更内容が即座に反映されます。
エクセルにも共有機能はありますが、スプレッドシートの方が共同編集の機能が充実しており、動作も安定しています。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介リモートワークが増えた今、リアルタイム共同編集のニーズは高まっていますね。
リモートワークや複数拠点にまたがるチームでは、クラウドベースのスプレッドシートが便利です。
インターネット環境さえあれば、どのデバイスからでも最新の進捗管理表にアクセスできます。
スマートフォンやタブレットからの閲覧・編集も容易です。
コスト面でも、スプレッドシートには優位性があります。
Googleアカウントがあれば無料で利用でき、Microsoft 365のライセンス費用が不要です。
特に小規模チームやスタートアップでは、コスト削減のメリットは無視できません。
バージョン管理の面でも、スプレッドシートは優れています。
変更履歴が自動的に保存され、過去の任意の時点に戻すことができます。
「誰がいつ何を変更したか」が記録されるため、誤って削除したデータの復元や、変更内容の追跡が容易です。
| ツール | 向いている状況 |
|---|---|
| エクセル | オフライン作業が必要／高度なVBAマクロ活用／大量データ処理／既存の業務フローがエクセルベース／取引先との互換性重視 |
| Googleスプレッドシート | リアルタイム共同編集が必要／リモートワーク・複数拠点での利用／コストを抑えたい／バージョン管理重視／Googleサービス連携が必要 |
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介どちらか一方に固定する必要はありません。プロジェクトの性質に応じて柔軟に使い分けましょう。
例えば、社内での進捗管理はGoogleスプレッドシートで行い、取引先への報告用資料はエクセルで作成するといった運用も現実的です。
エクセルのような入力画面のAIタスク管理ツール「スーツアップ」
エクセルやスプレッドシートでの進捗管理に慣れている方の中には、より高機能なツールに興味を持ちつつも、操作方法を一から覚えるのは負担だと感じている方もいるでしょう。
📝 スーツアップとは
スーツアップは、株式会社スーツが提供するクラウド型のタスク・プロジェクト管理ツールです。
最大の特徴は、エクセルに似た表形式のインターフェースを採用している点です。
エクセルでの進捗管理に慣れている方であれば、ほとんど学習コストなく使い始めることができます。
従来のプロジェクト管理ツールは、独自のインターフェースや操作方法を持つことが多く、導入時の学習コストがネックになることがありました。
スーツアップは、その課題を解決するために、エクセルユーザーにとって馴染みのある操作感を意識して設計されています。
- AIによるタスク分解機能
- リアルタイムでの進捗共有機能
- ガントチャート表示機能（自動生成）
- 担当者への自動リマインド機能
スーツアップには、エクセルでは実現が難しい、あるいは手間がかかる機能が標準で搭載されています。
まず、AIによるタスク分解機能があります。
大きな目標やプロジェクトを入力すると、AIが自動的に具体的なタスクに分解してくれます。
「新商品のリリース準備」といった抽象的なタスクを、「市場調査の実施」「競合分析レポートの作成」「価格設定の決定」といった具体的なタスクに展開できるため、タスクの洗い出しにかかる時間を大幅に削減できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介タスクの洗い出しって意外と時間がかかりますよね。AIが自動で分解してくれるのは便利です。
次に、リアルタイムでの進捗共有機能があります。
クラウドベースのツールであるため、チームメンバー全員が常に最新の進捗状況を確認できます。
更新内容は即座に反映され、「誰がどのタスクを進めているか」がリアルタイムで把握できます。
担当者への自動リマインド機能もあります。
期限が近づいたタスクや、期限を過ぎたタスクの担当者に自動で通知が送られるため、更新忘れや対応漏れを防止できます。
エクセルではこのような自動通知の仕組みを構築するのは困難ですが、スーツアップでは標準機能として利用できます。
📝 エクセルからスーツアップへの移行
エクセルで作成した進捗管理表からスーツアップへの移行も比較的スムーズに行えます。
CSVファイルでのインポート機能を使えば、既存のタスクデータを一括で取り込むことができます。
まずは現在使用しているエクセルファイルをCSV形式でエクスポートします。
スーツアップの管理画面からインポート機能を選択し、CSVファイルをアップロードします。
エクセルの列とスーツアップの項目の対応付けを設定すれば、データの移行は完了です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介すぐにすべての進捗管理を移行する必要はありません。まずは新規プロジェクトで試してみるのがおすすめです。
エクセルは無料または既存ライセンスで利用でき、柔軟性が高いというメリットがありますが、機能の限界や運用の手間を感じている場合は、スーツアップのような専用ツールへの移行を検討する価値があります。
まとめ｜エクセルの進捗管理表を今日から始めよう
ここまで、エクセルでの進捗管理について、作り方からテンプレートの活用、関数・数式、グラフ作成、運用のコツ、そしてツールの選択肢まで幅広く解説してきました。
エクセルは多くの方が日常的に使用しているツールであり、新たなソフトウェアを導入することなく、今日からすぐに進捗管理を始められる点が最大の強みです。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介この記事で学んだ内容を整理して、すぐに行動に移しましょう！
株式会社スーツ 代表取締役社長CEO
2013年3月に、新卒で入社したソーシャル・エコロジー・プロジェクト株式会社（現社名：伊豆シャボテンリゾート株式会社、東証スタンダード上場企業）の代表取締役社長に就任。同社グループを7年ぶりの黒字化に導く。2014年12月に株式会社スーツ設立と同時に代表取締役に就任。2016年4月より総務省地域力創造アドバイザー及び内閣官房地域活性化伝道師。2019年6月より国土交通省PPPサポーター。2020年10月にYouTuber事務所の株式会社VAZの代表取締役社長に就任。月次黒字化を実現し、2022年1月に上場企業の子会社化を実現。2022年12月にスーツ社を新設分割し同社を商号変更、新たに株式会社スーツ設立と同時に代表取締役社長CEOに就任。
現在、スーツ社では、チームのタスク管理ツール「スーツアップ」の開発・運営を行い、中小企業から大企業のチームまで、日本社会全体の労働生産性の向上を目指している。