Geminiでタスク管理する方法｜ToDo連携の5ステップとプロンプト例

Geminiでタスク管理をするなら、Google ToDo リストとカレンダーを連携し、「考える」「登録する」「思い出す」といった作業をGeminiに任せるのがいちばん続けやすい方法です。

Geminiは、頭の中のタスクを書き出したり、大きな仕事を分解したり、メールから依頼を抜き出したりする作業が得意。

さらにGoogleのアプリと連携できるため、会話で決めたタスクをそのままToDo リストやカレンダーに残せる点が、ほかのAIチャットとの大きな違いです。

この記事では、Geminiとアプリを連携する準備から、タスクを登録・分解・予定化・振り返りする5つのステップ、そのままコピーして使えるプロンプト例、情報漏えいを防ぐ注意点までを順に解説します。

最後に、個人のタスク管理をチームの仕組みに広げる方法も紹介します。

【結論】Geminiでタスク管理する全体像｜できること・できないこと

Geminiは、タスク管理の「参謀」と「入力係」を兼ねられるAI。

全体像をつかんでから使い始めると、期待外れや使いすぎといった失敗を防げます。

Geminiがタスク管理で得意なこと

得意なのは、言葉で考える作業と、Google系のアプリとの連携です。
書き出し・抽出・分解・予定化・振り返りの5つで力を発揮します。

タスク管理で時間がかかるのは、実は「入力」よりも「考える」部分。

何をやるべきか、どの順番でやるか、どこまで細かく分けるかを一人で考えると、それだけで30分以上かかることも珍しくありません。

Geminiに箇条書きを渡せば、こうした整理を数十秒でたたき台にしてくれます。

さらに、Google ToDo リスト・Google Keep・Google カレンダーと連携すれば、決まったタスクや予定をその場で登録することもできます（Google Workspace アプリを Gemini Apps に接続する（Gemini アプリ ヘルプ））。

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Geminiだけでは足りないこと

苦手なのは、チームで共有できる一覧を作ること、そして登録内容を必ず正しく保つことです。
ここは別のツールで補いましょう。

Geminiとの会話や、連携先のGoogle ToDo リストは、基本的に自分のアカウントの中だけで完結する個人用のツールです。

上司や同僚が同じ画面で進捗を確認したり、担当者ごとの期限をまとめて見張ったりする用途には向いていません。

また、生成AIはもっともらしい誤りを出すことがあります。

期限の日付を取り違えたり、メールの依頼を拾い漏らしたりする可能性があるため、登録された内容は最後に人が確認する前提で使いましょう。

おすすめの役割分担：「考える・登録する」はGemini、「確認・共有」は仕組みで

個人の仕事はGeminiとGoogle ToDo リストで回し、チーム単位での仕事はタスク管理ツールに載せてチーム共有にする。この切り分けが最も続きます。

Geminiでのタスク管理は、自分一人の仕事を整えるには十分に強力です。

ただ、仕事の多くは誰かと分担して進めるもの。

そこで、個人の段取りはGemini、チームの進捗はチーム用のタスク管理ツールと役割を分けておくと、情報が散らばらず、どちらの良さも活かせます。

具体的な運用の流れは、記事の後半で紹介します。

事前準備：GeminiとGoogle ToDo リスト・カレンダーを連携する

Geminiでタスク管理を始める前に、Googleのアプリとの連携（接続済みのアプリ）をオンにしておきましょう。

連携が済んでいないと、会話でタスクを頼んでもToDo リストに入りません。

個人のGoogleアカウントで連携する手順

Geminiの設定から「接続済みのアプリ」を開き、Google Workspaceの各アプリをオンにします。

個人のGoogleアカウントであれば、設定は数分で終わります。

Google公式ヘルプによると、連携すると次のことができるようになります。

• Google ToDo リスト：タスクやリマインダーの追加・編集・確認
• Google Keep：メモやリストの作成と取得
• Google カレンダー：予定の作成と管理
• Gmail・ドキュメント・ドライブ：情報の検索・要約、内容についての質問への回答

1. ブラウザ版GeminiまたはGeminiアプリを開き、ToDo リストを使っているのと同じGoogleアカウントでログインする
2. 設定（「設定とヘルプ」やプロフィール画像のメニュー）から「アプリ」または「接続済みのアプリ」を開く
3. Google Workspace（Gmail・カレンダー・ToDo リスト・Keep など）の連携をオンにする
4. チャット欄で「@」を入力し、「Google ToDo リスト」などのアプリが候補に出るか確認する

画面の名称や場所は、アプリの更新で変わることがあります。
見つからない場合は、Geminiの設定内で「アプリ」「接続」と書かれた項目を探してください。

会社のアカウント（Google Workspace）で使うときの条件

仕事用のアカウントでは、管理者がアプリ連携を許可していないと使えません。
先に社内の管理者へ確認しましょう。

会社や学校から配られたGoogle Workspaceのアカウントでは、Google Workspaceの管理者がアプリ連携を有効にしている必要があります。

自分で設定を探しても見つからない場合は、管理者側で機能が止められている可能性があります。

また、組織のアカウントでGeminiを使えるかどうか、どの機能まで使えるかは、契約しているエディションによって異なります。

プランごとの違いはGoogle Workspaceの料金プラン（公式）で確認できます。

社内でAIの利用ルールが決まっている場合は、そのルールを優先してください。

連携がうまくいかないときのチェックポイント

つながらない原因の多くは、「アクティビティの保存」がオフ、またはGmailのスマート機能がオフになっていることです。

公式ヘルプでは、連携の要件として次の点が挙げられています。

1つでも欠けていると、アプリが候補に出てこなかったり、依頼が失敗したりするためよく確認しましょう。

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新しい会話を始めたときは、毎回「@Google ToDo リスト」のように使うアプリを指定するのが確実。
同じ会話の中で続けて頼む場合は、指定を省略しても通じます。

Geminiでタスク管理する5つのステップ

Geminiでのタスク管理は、「登録→抽出→分解→予定化→振り返り」の5ステップを1週間単位でくり返すのが基本です。

最初の週は少し手間がかかりますが、プロンプトを使い回せるようになると、毎日の作業は数分で終わります。

ステップ1：頭の中のタスクを話しかけてToDo リストに登録する（所要5分）

整理しようとせず、思いつくタスクを箇条書きや音声でGeminiに渡し、そのままGoogle ToDo リストへ登録してもらいましょう。

タスク管理がうまくいかない原因の多くは、やることが頭の中やメール、チャット、付箋に散らばっていること。

Geminiのよいところは、書き出した内容をその場でGoogle ToDo リストに登録できる点にあります。

ChatGPTなどの単体のAIチャットは会話が流れていきますが、Geminiは連携したToDo リストに残せるため、「考える」と「記録する」を一つの画面で済ませやすいのが強みです。

最初は粒度も順番も気にせず、今週抱えている仕事・頼まれごと・気になっていることを一気に伝えましょう。

「抜けていそうなタスクがあれば質問して」と添えると、自分ひとりで書き出すより漏れを拾いやすくなります。

1. 今週〜今月に抱えている仕事を、思いつく順に箇条書きで入力する（スマホなら音声入力でもよい）
2. 「抜けていそうなタスクがあれば先に質問して」と頼み、出てきた質問に答えて追記する
3. 「@Google ToDo リスト」を付けて、期限つきで登録するよう依頼する
4. Google ToDo リストのアプリやカレンダーを開き、正しく登録されたかを確認する

ステップ2：Gmailやドキュメントから「やること」を抜き出す（所要5分）

依頼メールや議事録に埋もれたタスクを、Geminiに探させて一覧化し、そのままToDo リストへ移しましょう。

仕事のタスクは、自分で思いつくものより「人から頼まれたもの」のほうが抜けやすいもの。

GeminiはGmailやGoogle ドキュメント、ドライブといった、Googleのアプリと連携すると、メールや文書の中身を探して要約したり、質問に答えたりできます。

たとえば「今週受け取ったメールの中で、私が対応すべき依頼を期限つきで一覧にして」と頼めば、受信トレイを一通ずつ読み返す手間を減らせます。

ただし、Geminiがすべての依頼を漏れなく拾える保証はありません。

抜き出された一覧は「たたき台」として扱い、重要な取引先からのメールは自分の目でも確認しましょう。

1. 「@Gmail」や「@Google ドキュメント」を付けて、対象の期間や件名のキーワードを指定する
2. 「私が対応すべき依頼を、依頼者・内容・期限の表で一覧にして」と依頼する
3. 表の中身を元のメールや議事録と照らし合わせ、誤りや抜けを直す
4. 確定したタスクを「@Google ToDo リスト」で期限つきで登録する

ステップ3：大きなタスクを分解し、優先順位をつける（所要10分）

「企画書を作る」のような大きな仕事は30分〜2時間の作業に分け、緊急度×重要度で今日やることを絞りましょう。

「資料作成」「採用活動」のようなタスクは大きすぎて、着手のきっかけがつかめず後回しになりがち。

Geminiに完了の状態（ゴール）を伝えて分解を頼むと、ゴールから逆算した作業の流れを数秒で提案してくれます。

目安は、1つの作業が30分〜2時間で終わる大きさ。

分解できたら、緊急度と重要度の2軸（いわゆるアイゼンハワーマトリクス）で分類してもらいましょう。

このとき、どの仕事が会社や上司にとって重要かという判断基準はGeminiには分からないため、「今期の最優先は新規顧客の獲得」「A社の案件は最優先」といった基準を先に伝えるほど、提案の精度が上がります。

1. 分解したいタスクと、完了の状態を1文で伝える
2. 「30分〜2時間で終わる作業に分解し、所要時間の目安もつけて」と依頼する
3. 今期の目標や最優先の顧客など、判断基準を1〜3行で伝える
4. 「緊急度と重要度で4つに分類し、今日着手すべき作業を3つ選んで」と頼み、最終判断は自分で行う

ステップ4：Googleカレンダーの空き時間に作業を割り当てる（所要10分）

カレンダーの予定を見ながら、優先度の高い作業から空き時間に置いていく「タイムブロック」をGeminiに手伝ってもらいましょう。

GeminiはGoogleカレンダーと連携すると、予定の作成や管理を任せられます。

「明日の予定を確認して、空いている時間にステップ3で選んだ作業を割り当てて」と頼めば、会議の合間を使った現実的な時間割を作れます。

大切なのは、予定を詰め込みすぎないこと。

割り込みや見積もりのずれに備えて、1日のうち2〜3割は予備時間として空けておくよう条件に入れましょう。

なお、1つの依頼で複数のアプリを使う場合、どれか1つでも連携がオフだと依頼全体がうまくいかないことがあるため、連携設定をよく確認することも大切です。

1. 「@Google カレンダー」を付けて、明日（または今週）の予定と空き時間を確認する
2. 優先順位つきの作業一覧を渡し、「空き時間に割り当てた時間割を表で出して。2〜3割は予備時間を残して」と依頼する
3. 無理のある箇所を修正し、「この時間割でカレンダーに予定を作成して」と頼む
4. カレンダーを開き、日時や予定名が正しく入っているかを確認する

ステップ5：時間指定アクションで毎朝の確認と週次の振り返りを自動化する（設定5分＋週15分）

「毎朝8時に今日のタスクと予定をまとめて」のように時間を指定して依頼しておくと、Geminiが定期的にまとめを届けてくれます。

タスク管理は、一度リストを作って終わりではなく、継続的に使い続けることで初めて機能します。

とはいえ、毎朝自分から一覧を開く習慣は途切れがち。

Geminiには、時間と頻度を指定して依頼を予約できる機能（時間指定アクション／予約アクション）があり、一度に最大10個までアクティブにできます。

「平日の毎朝8時に、今日の予定とToDo リストの期限が近いタスクをまとめて」と予約しておけば、確認を習慣化しやすくなります。

なお、まとめは配信の前に準備されるため、直前に入った予定が反映されない場合がある点は覚えておきましょう。

週末には、完了したこと・終わらなかったこと・新しく増えたことを報告し、翌週の優先順位を作り直しましょう。

1. Geminiに「平日の毎朝8時に、今日の予定と期限が近いタスクを一覧にして」と、時刻と頻度を含めて依頼する
2. 返ってきた予約内容（時刻・頻度・内容）を確認し、必要なら修正を頼む
3. 週末に「今週の完了・未完了・新しく増えた仕事」を報告し、来週の計画を作り直してもらう
4. 設定の「予約アクション」から、不要になった予約は一時停止や削除をして整理する

目的別：コピペで使えるプロンプト例

プロンプト（Geminiへの依頼文）は、「使うアプリ」「目的」「条件」「出力形式」の4項目を入れるだけで、回答のブレが大きく減ります。

［　］の部分を書き換えて、そのまま使ってください。

タスクを洗い出してToDo リストに登録するプロンプト

最初に質問させてから登録させると、抜け漏れと登録ミスの両方を減らせます。

いきなり登録を頼むより、一度表で確認してから登録するほうが安全です。

とくに期限の日付は、表の段階で目視しておきましょう。

以下は私が今抱えている仕事です。
［箇条書きで貼り付け］

1. 抜けていそうなタスクがあれば、最初に質問してください。
2. そのうえで、タスク名／期限（年月日・時刻）／関係者の表にまとめてください。
3. 私が「OK」と返したら、@Google ToDo リスト にすべて期限つきで登録してください。

洗い出し＋登録用。表を確認してから「OK」と返す二段構えにしています。

メールや議事録から依頼を抜き出すプロンプト

期間と対象を絞り、「自分が対応すべきもの」に限定して聞くのがコツ。

対象が広すぎると、関係のないメールまで拾ってしまいます。

期間・差出人・件名のキーワードのいずれかで絞り込みましょう。

@Gmail 直近7日間に受け取ったメールのうち、私が対応すべき依頼や締切を探してください。

・対象外：メールマガジン、自動通知
・出力形式：依頼者／依頼内容／期限／元メールの件名 の表
・期限が書かれていない依頼は「期限不明」としてください。

メールからの抽出用。会議の議事録なら「@Google ドキュメント［議事録のファイル名］」に置き換えて代用できます。

分解と優先順位づけのプロンプト

判断基準（目標・重要な顧客・動かせない締切）を先に提示するのが、精度を上げる最大のポイント。

Geminiは、あなたの会社の事情を知りません。

判断基準を短く伝えるだけで、優先順位の提案が自分の感覚に近づきます。

次のタスクを、30分〜2時間で終わる作業に分解してください。
［タスク一覧を貼り付け］

そのうえで、緊急度と重要度の4つに分類してください。
判断基準：
・今期の最優先目標は［〇〇］
・［〇〇社］の案件は最優先
・［〇月〇日］の締切は動かせない

出力形式：分類／作業名／所要時間の目安／理由（1行）の表。最後に、今日着手すべき作業を3つ選んでください。

分解＋優先順位づけ用。直近の予定や工数目安も入れておくと、より自分向けにカスタマイズできます。

カレンダーへの予定化と毎朝のまとめを予約するプロンプト

予定化は「確認→提案→作成」の順で、毎朝のまとめは時刻と頻度をはっきり書いて頼みます。

時間割はいきなり作成させず、表で確認してから登録すると、意図しない予定が入るのを防げます。

毎朝のまとめは、一度予約すれば翌日から自動で届きます。

【予定化用】
@Google カレンダー 明日の予定と空き時間を確認してください。
空き時間に次の作業を優先度の高い順に割り当て、時刻／作業／メモの表で提案してください。
［作業一覧を貼り付け］
条件：1日の2〜3割は予備時間として空ける。集中する作業は午前中に置く。
私が「OK」と返したら、カレンダーに予定を作成してください。

【毎朝のまとめ用（時間指定アクション）】
平日の毎朝8時に、今日のカレンダーの予定と、Google ToDo リストで期限が3日以内のタスクを一覧にしてください。
最後に「今日いちばん優先すべきこと」を1つ挙げてください。

予定化＋毎朝のまとめ用。人間の目を通し、何もかも自動化しないのがポイントです。

週次の振り返りとチームへの依頼文のプロンプト

振り返りは同じ型で毎週続けること、依頼文は「誰が・何を・いつまでに」を必ず入れることがコツです。

毎週同じ形式で報告すると、前の週との比較がしやすくなり、自分の仕事の癖が見えてきます。

依頼文は、Geminiに作らせたあと違和感がある部分は自分の言葉に置き換えましょう。

【振り返り用】
今週の結果を報告します。
・完了：［一覧］
・未完了：［一覧］
・新しく増えた仕事：［一覧］
未完了の原因を分析し、来週の優先順位つきタスク一覧と、改善策を2つ提案してください。

【依頼文用】
次の仕事を［担当者名（仮名）］さんに依頼するチャット文を作ってください。
仕事内容：［〇〇］／期限：［〇月〇日］／完了の基準：［〇〇］
「誰が・何を・いつまでに」が一目で分かる、丁寧で短い文章にしてください。

振り返り＋依頼文用。実名や取引先名は伏せて入力しましょう。

さらに楽にするGeminiの活用術（Gem・音声・画像）

5つのステップに慣れてきたら、Geminiの便利な機能を組み合わせて、毎回の依頼文を書く手間そのものを減らしましょう。

ここでは、タスク管理で特に効く4つを紹介します。

Gemで「自分専用のタスク管理アシスタント」を作る

毎回入力していた条件をGemのカスタム指示に書いておけば、呼び出すだけで同じ形式の答えが返ってきます。

Gemは、名前とカスタム指示を保存して、特定の用途に特化したGeminiを作れる機能です。

たとえば「判断基準」「出力形式」「予備時間を残す」といった条件を書いておけば、毎回プロンプトに書き足す必要がなくなります。

参考資料として、業務の手順書や今期の目標をまとめたファイルを追加することも可能。

ただし、機密性の高い資料は追加しないようにしましょう。

あなたは私のタスク管理アシスタントです。
・タスクを受け取ったら、30分〜2時間で終わる作業に分解する
・判断基準は［今期の最優先目標］と［締切の近さ］
・出力は必ず「作業名／期限／所要時間／優先度」の表
・前提が不明なときは、回答の前に質問する
・時間割を作るときは、1日の2〜3割を予備時間として空ける

Gemのカスタム指示の例。自分の仕事に合わせて書き換えてください。

音声で話しかけてタスクを登録する

移動中や手が離せないときは、スマホのGeminiに話しかけるだけでToDo リストに追加できます。

思いついたタスクをすぐ残せるかどうかは、タスク管理が続くかどうかを大きく左右します。

スマホのGeminiアプリなら、音声入力で「明日の15時までに見積書を送る、をToDo リストに追加して」と話すだけで登録できます。

ただし、音声での会話機能（Gemini Live）で使えるのは、Google Workspaceの一部のサービスに限られます。

うまく登録されない場合は、通常のチャット画面から文字で依頼してみてください。

音声で登録したタスクは、聞き間違いで日付や内容がずれることがあります。
1日の終わりにToDo リストをざっと見返す習慣をつけましょう。

手書きメモやホワイトボードの写真からタスクを抜き出す

会議のホワイトボードや手帳のメモを撮影して渡せば、文字を読み取ってタスクの一覧にしてもらえます。

打ち合わせのあとにホワイトボードの写真を撮る、という人は多いはずです。

その写真をGeminiに渡して「ここに書かれた宿題を、担当者と期限つきの表にして」と頼めば、清書の手間を省けます。

手書きの文字は読み取りを誤ることがあるため、人名や数字は必ず元の写真と見比べてください。

社外秘の内容が写っている写真は、社内ルールに沿って扱いましょう。

Gmailの画面からGeminiを呼び出して依頼を整理する

Google Workspaceの対象プランなどでは、Gmailの画面の中でGeminiを開き、メールの要約や返信の下書きを頼めます。

GmailにはGeminiを組み込んだ機能があり、長いメールのやり取りを要約したり、返信の下書きを作ったりできます。

依頼メールを開いたまま「このやり取りで私がやるべきことは？」と聞けば、タスクの抜き出しと返信の準備を同じ画面で進められます。

利用できる機能はアカウントの種類や契約プランによって異なります。

個人向けの有料プランはGoogle AI プランの公式ページで内容を確認できます。

Geminiでタスク管理するときの注意点と対策

Geminiは便利ですが、仕事の情報を扱う以上、入力してよい情報の線引きが最優先です。

ここでは、タスク管理で起きやすい4つの事故と対策をまとめます。

機密情報・個人情報の入力は、アカウントの種類で扱いが変わる

個人向けのGeminiでは会話の一部を人が確認することがあります。
業務情報は、会社のルールと契約の範囲内で扱いましょう。

Googleは、個人向けのGeminiアプリについて、サービス改善のために人間のレビュアーがチャットの一部を確認することがあると説明しています。

そのうえで、レビュアーに見られたくない情報は入力しないようにしましょう。

一方、Google Workspaceの対象エディションでは、プロンプトや回答が許可なくAIモデルの学習に使われず、Geminiアプリのチャットを人間のレビュアーが確認しないとされています。

仕事で本格的に使うなら、会社として契約したアカウントで使うのが基本です。

AIの業務利用の考え方は、経済産業省・総務省『AI事業者ガイドライン』やIPA（情報処理推進機構）『AIに関する取り組み』のページも参考になります。

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個人向けGeminiで「アクティビティの保存」をオフにすると、人のレビューや学習への利用を避けやすくなります。ただし、オフにするとアプリ連携や時間指定アクションも使えなくなるため、タスク管理の便利さとはトレードオフです。

日付の取り違えや拾い漏れは必ず起きる前提で確認する

生成AIはもっともらしい誤りを出すことがあります。
期限と担当者だけは、登録後に必ず人が確認しましょう。

Googleの公式ヘルプでも、Geminiが不正確な情報や古い情報を返す場合があると明記されています。

タスク管理で特に困るのは、「来週金曜」がどの日付か取り違える」「メールの依頼を1件拾い漏らす」といった小さな誤り。

対策はシンプルで、登録の前に表で確認する、日付は年月日と時刻まで書く、重要な依頼は元のメールでも確認する、の3つを習慣にすることです。

プロンプト例で紹介した「OKと返したら登録して」という二段構えは、この確認を自然に挟むための工夫です。

連携できるアプリや機能は変わることがある

Geminiの機能は更新が速く、アカウントの種類や時期によって使える範囲が変わります。
動かないときは設定と公式ヘルプを確認しましょう。

Geminiは頻繁に機能が追加・変更されるサービスです。

昨日まで動いていた依頼が通らなくなったり、画面の名称が変わったりすることもあります。

公式ヘルプによると、1つの依頼で複数のアプリを使う場合、どれか1つの連携がオフになっていると依頼全体が実行されないことがあります。

また、時間指定アクションはしばらく使わないと自動でオフになる場合があります。

「動かない＝設定のどこかがオフ」と考えて、まず連携とアクティビティの設定を見直しましょう。

仕事の進行がGeminiの動作だけに依存しないよう、絶対に守らなければならない期限はカレンダーやタスク管理ツールにも必ず残しておくと安心です。

Geminiの会話とToDo リストは、チームでは共有できない

Geminiで整えた段取りは、基本的にあなた一人のもの。
チームの仕事は、全員が見られるシートで共有する必要があります。

Google Workspaceのプライバシーハブでも、Geminiとの会話は原則として本人だけに表示されると説明されています。

個人のGoogle ToDo リストも同様で、メンバーが互いの進み具合を確認する仕組みではありません。

メンバー全員がGeminiで上手に段取りしていても、チーム全体で何がどこまで進んでいるかは、リーダーが一人ずつ聞かないと分からないという状態に陥りがちです。

次の章では、チームでタスク管理を共有するコツを解説します。

個人のタスク管理からチームのタスク管理へ

Geminiで個人の段取りが整ったら、次はチームのタスクを全員が見える状態にする段階です。

個人の効率化だけでは、組織全体の成果は大きく変わりません。

個人の効率化だけでは、チームの生産性は上がりにくい

一人ひとりが速くなっても、仕事の受け渡しで止まれば成果は伸びません。
チームの仕事の流れを整えることが必要です。

日本の労働生産性は、OECD加盟国の中で低い水準にとどまっています。

人手不足が進むなかで成果を伸ばすには、一人ひとりの頑張りだけでなく、チームとして仕事を回す仕組みを整えることが欠かせません。

ところが現場では、誰が何を抱えているのか、どこで仕事が止まっているのかが見えないまま、なんとなく仕事が回っているケースが少なくありません。

AIで個人の段取りが速くなっても、仕事の受け渡しや確認待ちで止まってしまえば、チーム全体の成果は伸びにくいのです。

よくある状態：メンバーはそれぞれGeminiで段取りしているのに、締切直前になって「実はまだ手を付けていなかった」仕事が見つかる。

チームで成果を出す土台は「タスクの見える化」

チームの生産性を上げる出発点は、誰が・何を・いつまでにやるのかを全員が見られる状態にすることです。

組織の生産性向上には、「チームのタスク管理」と「タスクの見える化」が必要不可欠です。

見える化されていない仕事は、遅れていても誰も気づけず、改善のしようがありません。

逆に、全員が同じ一覧を見ていれば、遅れや偏りに早く気づき、手を打てるようになります。

Geminiとタスク管理ツールを組み合わせた運用フロー

Geminiで整理→ツールに登録→ツールで通知・共有→週次でGeminiと振り返り、の循環をつくります。

Geminiとチームのタスク管理ツールは、どちらか一方を選ぶものではありません。

得意な役割を分けて組み合わせると、個人の段取りの速さとチームの見える化を両立できます。

1. 各メンバーがGeminiでタスクを洗い出し・分解する（機密情報は伏せ、社内ルールに沿って使う）
2. チームで動く仕事は「誰が・何を・いつまでに」の形でタスク管理ツールに登録する
3. ツールの期限通知と一覧で、日々の実行と進捗を全員が確認する
4. 定例会議ではツールの一覧を見ながら、遅れや詰まりだけを話し合う
5. 週末にツールの完了・未完了をGeminiに渡し、翌週の計画を作り直す

タスク名,担当者,期限,優先度
提案書のたたき台作成,佐藤（仮名）,2026/10/16,高
見積もりの社内承認,鈴木（仮名）,2026/10/17,高
定例会議の議事録共有,田中（仮名）,2026/10/14,中

↑をコピーして「tasks.csv」として保存し、エクセル／スプレッドシートで開けばそのまま使えます（文字化けする場合は文字コードを UTF-8 で開く）。Geminiに「この列でCSV形式で出力して」と頼むと、この形で受け取れます。

チームのタスク管理を仕組みにするなら『スーツアップ』

Geminiで考えたタスクを、チーム全員が見える形で回し続けるための選択肢のひとつ。

私たち株式会社スーツは、チームのタスク管理ツール「スーツアップ」を開発・運営しています。

Geminiで整えた個人の段取りを、チームの仕組みにつなげたいときの選択肢としてご紹介します。

よくある質問（FAQ）

Geminiでのタスク管理について、よく寄せられる質問にお答えします。

Geminiは無料でもタスク管理に使えますか？

タスクの書き出し・分解・優先順位づけといった基本的な使い方は、無料で利用できるGeminiでも試せます。

時間指定アクションなど一部の機能は、アカウントの種類やプランによって条件が異なります。最新の内容はGoogle AI プランの公式ページや公式ヘルプで確認してください。

GeminiでGoogle ToDo リストにタスクを追加するにはどうすればいいですか？

Geminiの設定で、Google Workspaceのアプリ連携をオンにします。

そのうえで、チャット欄に「@Google ToDo リスト」と入力し、「10月17日17時までに見積書を送る、を追加して」のように期限つきで依頼すると登録されます。

会社のGoogle Workspaceアカウントで連携できないのはなぜですか？

仕事用・学校用のアカウントでは、管理者がアプリ連携を有効にしていないと使えません。

あわせて、「アクティビティの保存」やGmailの「他の Google サービスのスマート機能」がオフになっていないかも確認しましょう。

GeminiとChatGPTは、タスク管理ならどちらが向いていますか？

Googleのカレンダーや ToDo リスト、Gmailを日常的に使っているなら、会話からそのまま登録できるGeminiのほうが手間が少なく済みます。

考える作業だけならどちらも得意なので、普段使っているツールとの相性で選ぶのがおすすめです。

Geminiに仕事のタスクを入力しても大丈夫ですか？

個人向けのGeminiでは、会話の一部が人間のレビュアーに確認されることがあるため、機密情報や個人情報は入力しないのが原則です。

業務で本格的に使う場合は、会社で契約したGoogle Workspaceのアカウントを使い、社内のルールに沿って利用してください。

Geminiだけでチームのタスク管理はできますか？

Geminiとの会話や個人のToDo リストは、基本的に本人だけのものです。メンバー同士で進捗を見合う用途には向いていません。

チームの仕事は、全員が同じ一覧を見られるタスク管理ツールに載せ、Geminiは個人の段取りや振り返りに使うといった組み合わせが現実的です。

まとめ：Geminiのタスク管理は、専用ツールと組み合わせて使う

Geminiでタスク管理をするなら、Google ToDo リストやカレンダーと連携し、登録→抽出→分解→予定化→振り返りの5ステップを毎週くり返すのが続けやすい方法です。

一方で、Geminiで整えた段取りは個人のもの。

チームで動く仕事は、全員が見える場所に載せてこそ、遅れや抜け漏れに早く気づけるようになります。

まずは今日、頭の中のタスクをGeminiに話しかけるところから始めてみてください。

参考文献・出典

• 小松裕介『1+1が10になる組織のつくりかた ── チームのタスク管理による生産性向上』実業之日本社、2025年、ISBN 978-4-408-65143-9
• Google Workspace アプリを Gemini Apps に接続する（Gemini アプリ ヘルプ）
• Gemini アプリでアクションを予約する（Gemini アプリ ヘルプ）
• Gemini アプリで Gem を使用する（Gemini アプリ ヘルプ）
• Gemini アプリのプライバシー ハブ（Gemini アプリ ヘルプ）
• Google Workspace の生成 AI に関するプライバシー ハブ
• Google ToDo リストの概要（Google Tasks ヘルプ）
• Gemini in Gmail を活用する（Gmail ヘルプ）
• Google AI プランの公式ページ
• Google Workspace の料金プラン（公式）
• 経済産業省・総務省「AI事業者ガイドライン」
• IPA（情報処理推進機構）のAIに関する取り組み
• 日本生産性本部「労働生産性の国際比較」
• 総務省「情報通信白書」