エクセルで納期管理表を作る方法｜関数・テンプレート付き完全解説

「エクセルで納期管理表を作りたいけれど、どの関数を使えばいいかわからない」

「期限が近い案件を色分けして一目で把握したい」

「今日中に使える管理表を完成させたい」

このような悩みを抱えていませんか。

納期管理が適切にできていないと、納期遅延によるクレームや信頼低下、属人化による引き継ぎトラブル、更新漏れによるミスなど、ビジネスに深刻な影響を及ぼします。

専用ツールを導入する予算がなくても、エクセルの機能を正しく活用すれば、十分に効果的な納期管理体制を構築できます。

製造業・EC・プロジェクト管理など業種別のカスタマイズ方法も紹介しています。

この記事を読めば、エクセル初心者でも今日中に実用的な納期管理表を完成させ、納期遅延ゼロに向けた第一歩を踏み出すことができるようになります。

エクセルの納期管理の基本｜メリットと必要な項目を解説

エクセルなら追加コストゼロで今日から納期管理を始められます

納期管理は、あらゆるビジネスにおいて欠かせない業務の一つです。

製造業では部品の入荷から製品の出荷まで、EC事業では注文から発送まで、プロジェクト管理ではタスクの期限管理まで、納期を適切にコントロールできるかどうかが顧客満足度や企業の信頼性に直結します。

そんな納期管理をエクセルで行うことは、多くの企業にとって現実的かつ効果的な選択肢となっています。

エクセルは世界中のビジネスパーソンが日常的に使用しているツールであり、特別なソフトウェアを導入することなく、すぐに納期管理を始められる点が大きな強みです。

新たにシステムを導入する予算がない中小企業や、まずは手軽に管理体制を整えたいスタートアップにとって、エクセルは最適なファーストステップとなるでしょう。

このセクションでは、エクセルで納期管理を始める前に押さえておくべき基本事項について詳しく解説します。

納期管理が失敗する3つの原因とエクセルで解決できる理由

納期遅延が繰り返し発生している企業では、その根本原因を正しく把握できていないケースが少なくありません。

まずは納期管理が失敗する典型的な3つの原因を整理し、エクセルがそれらをどのように解決できるのかを見ていきましょう。

エクセルはあくまでもツールです。その効果を最大限に引き出すためには、適切な設計と運用ルールの策定が不可欠です。

次のセクションでは、効果的な納期管理表を作成するために必要な項目と関数について解説します。

納期管理表に必要な6つの項目と使う関数一覧

エクセルで納期管理表を作成する際、どのような項目を設けるかによって管理のしやすさが大きく変わります。

ここでは、業種を問わず汎用的に使える6つの必須項目と、納期管理で頻繁に使用する関数を紹介します。

項目名	役割・ポイント
案件名/案件ID	各案件を識別するための項目。一目で内容がわかる名称をつける
納期	完了期限を示す最重要項目。日付形式で入力し書式設定を統一
担当者	責任者を明確化。問い合わせ対応がスムーズに
ステータス	進捗状況を示す。プルダウンリストで入力ミスを防止
残日数	納期までの日数を自動計算。優先度判断が容易に
備考	補足情報を記録。特記事項や進捗メモなどに活用

次に、納期管理で使用する主な関数を紹介します。

関数名	用途
TODAY関数	現在の日付を自動取得。残日数計算の基準として使用
DATEDIF関数	2つの日付の差を計算。残日数や経過日数の算出に使用
IF関数	条件に応じて異なる値を表示。ステータスの自動判定に活用
COUNTIF関数	条件に合致するセルの数をカウント。ステータス別件数集計に使用
VLOOKUP/XLOOKUP関数	別の表からデータを参照。マスターデータとの連携に便利

これらの項目と関数を組み合わせることで、手作業を最小限に抑えた効率的な納期管理表を構築できます。

具体的な関数式については、後のセクションでコピペ可能な形式で詳しく解説します。

エクセルで管理できる案件数の目安と向いているケース

エクセルは非常に汎用性の高いツールですが、すべての状況において最適な選択というわけではありません。

自社の案件規模や業務特性がエクセル管理に適しているかどうかを事前に判断することで、導入後の問題を回避できます。

エクセルで快適に管理できる案件数の目安は50件〜100件程度です

この範囲であれば、ファイルの動作も軽快で、スクロールやフィルター操作もストレスなく行えます。

200件から300件程度までは運用可能ですが、それ以上になるとファイルの動作が重くなったり、全体像の把握が難しくなったりする傾向があります。

エクセルが向いているケース	エクセルが難しいケース
中小企業・スタートアップで専用ツールの予算確保が難しい	数百件以上の案件を常時管理する必要がある
案件の性質が比較的シンプルで複雑な工程管理が不要	複数拠点・複数部門でリアルタイム情報共有が必要
リアルタイム同時編集が必須ではない	承認フローや自動通知など高度な機能が必要

自社の状況がエクセル管理に適していると判断できた場合は、次のセクションで解説する具体的な作成手順に進みましょう。

もし限界を感じる兆候がある場合は、記事後半で紹介するツール移行の判断基準も参考にしてください。

【5ステップ】エクセルの納期管理表の作り方を完全解説

エクセル初心者でも今日中に完成できる、5つのステップで納期管理表を作成する方法を解説します。

ここからは、実際にエクセルで納期管理表を作成する具体的な手順を解説します。

このセクションでは、エクセル初心者でも迷わず作業を進められるよう、5つのステップに分けて順を追って説明していきます。

各ステップの操作を完了するごとに、管理表が着実に完成に近づいていきますので、ぜひ実際にエクセルを開きながら読み進めてください。

作成する納期管理表は、前のセクションで紹介した6つの必須項目（案件名、納期、担当者、ステータス、残日数、備考）を基本としています。

さらに、条件付き書式による視覚的なアラート機能やプルダウンによる入力効率化など、実務で役立つ機能を盛り込んだものになります。

今日中に完成させることを目標に、一つひとつの手順を確実に進めていきましょう。

ステップ1｜管理表の基本フレームを作成する

最初に列見出し・書式・罫線を設定して、管理表の土台となる基本フレームを作成します。

最初のステップでは、納期管理表の骨組みとなる基本フレームを作成します。

ここでしっかりとした土台を作ることで、その後の関数設定や書式設定がスムーズに進みます。

次に、1行目に列見出しを入力します。

A1セルから順番に、以下の項目を入力していきましょう。

セル	入力内容
A1	No.
B1	案件名
C1	クライアント名
D1	納期
E1	担当者
F1	ステータス
G1	残日数
H1	優先度
I1	備考

この配置は一例です。自社の業務に合わせて項目を追加したり、順序を入れ替えたりしても構いません。ただし、「納期」と「残日数」は隣接させておくと視認性が向上します。

列見出しを入力したら、見出し行の書式を整えます。

1行目全体を選択し、背景色を設定することで見出しであることが一目でわかるようになります。

「ホーム」タブの「塗りつぶしの色」から、濃い青やグレーなど落ち着いた色を選択し、文字色を白に変更すると視認性が高まります。

また、フォントを太字に設定することで、より見出しらしい印象になります。

各列の境界線をダブルクリックすると、内容に合わせて自動調整されます。

行の高さについても、見やすさを考慮して調整しましょう。

見出し行は少し高め（25〜30ピクセル程度）に設定し、データ行は標準的な高さ（18〜20ピクセル程度）にしておくとバランスが取れます。

最後に、このステップで作成した基本フレームを保存します。

ファイル名は「納期管理表_20XX年XX月」のように、作成時期がわかる名前をつけておくと後から探しやすくなります。

また、定期的なバックアップを忘れずに行いましょう。

「No.」列には1から連番を、「案件名」には「テスト案件A」などの仮データを、「納期」には今日から数日後の日付を入力しておきましょう。

ステップ2｜残日数を自動計算する関数を設定する

TODAY関数を活用して、納期までの残日数を自動計算する数式を設定します。

基本フレームが完成したら、次は納期管理の要となる残日数の自動計算機能を設定します。

この機能があることで、毎日手動で残日数を更新する手間がなくなり、常に最新の状況を把握できるようになります。

残日数を計算するには、納期の日付から今日の日付を引く必要があります。

エクセルでは、TODAY関数を使用することで現在の日付を自動取得できるため、この関数を活用した計算式を設定します。

納期が入力されているセルの列がD列でない場合は、適宜セル参照を変更してください。

数式を入力してEnterキーを押すと、納期までの残日数が数値で表示されます。

例えば、納期が今日から5日後であれば「5」と表示され、納期が過ぎていれば「-1」「-2」のようにマイナスの値が表示されます。

この数式を他の行にも適用するには、数式を入力したセルを選択し、セル右下の小さな四角（フィルハンドル）をドラッグして下方向にコピーします。

または、数式を入力したセルをコピーし、適用したい範囲を選択して貼り付けることもできます。

さらに、残日数に応じて「本日期限」「期限超過」などの文字を表示したい場合は、次のような数式を使用します。

条件	表示内容
納期が過ぎている	期限超過
納期が当日	本日期限
納期まで余裕がある	○日

なお、DATEDIF関数を使用する方法もあります。

DATEDIF関数は、2つの日付の差を年・月・日単位で計算できる関数です。

=DATEDIF(TODAY(),D2,”D”)

この数式は、今日から納期までの日数を計算します。

ただし、DATEDIF関数は納期が過去の場合にエラーを返すため、IF関数と組み合わせてエラー処理を行う必要があります。単純な残日数計算であれば、先に紹介した引き算形式の数式の方がシンプルで扱いやすいでしょう。

残日数の計算式を設定したら、必ずテストデータで動作確認を行ってください。

特に、納期が過去の場合にマイナス値や「期限超過」が正しく表示されるかどうかは、納期管理において重要なポイントです。

ステップ3｜条件付き書式で期限アラートを色付けする

条件付き書式を使って、期限超過は赤、期限間近は黄色など、残日数に応じた色分けアラートを設定します。

残日数の自動計算ができるようになったら、次は視覚的にアラートを表示する条件付き書式を設定します。

条件付き書式を使えば、期限が近い案件や期限を超過した案件を色で識別できるようになり、一覧表を見ただけで対応が必要な案件を即座に把握できます。

条件付き書式とは、セルの値が特定の条件を満たした場合に、自動的に書式（背景色、文字色、フォントなど）を変更する機能です。

納期管理では、残日数に応じて以下のような色分けを行うのが一般的です。

条件	推奨色
期限超過（残日数がマイナス）	赤色
期限3日以内	黄色またはオレンジ色
期限7日以内	薄い黄色
期限に余裕がある	緑色または色なし

では、実際に条件付き書式を設定していきましょう。

まず、色付けを適用したい範囲を選択します。

残日数の列全体に適用する場合はG列のデータ範囲（例えばG2からG100）を選択し、行全体に適用する場合は表全体のデータ範囲（例えばA2からI100）を選択します。

実務では、該当行全体が色付けされる方が視認性が高いため、行全体への適用をおすすめします。

範囲を選択したら、「ホーム」タブの「条件付き書式」をクリックし、「新しいルール」を選択します。

「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選び、数式入力欄に条件式を入力します。

すべてのルールを設定したら、「条件付き書式」から「ルールの管理」を選択して、ルールの優先順位を確認します。

複数の条件が同時に成立する可能性がある場合、リストの上位にあるルールが優先されます。

設定が完了したら、テストデータで動作確認を行います。

納期列に過去の日付、今日から3日以内の日付、今日から7日以内の日付、8日以上先の日付をそれぞれ入力し、設定した色が正しく表示されることを確認してください。

条件付き書式が正しく機能すれば、管理表を開いた瞬間に、どの案件に注意が必要かを視覚的に判断できるようになります。

毎朝の業務開始時に管理表を確認する習慣をつければ、納期遅延のリスクを大幅に軽減できるでしょう。

ステップ4｜ステータス管理をプルダウンで効率化する

プルダウンリストを設定して、ステータス入力を効率化し、タイプミスによる集計エラーを防ぎます。

条件付き書式の設定が完了したら、次はステータス列にプルダウンリストを設定して、入力作業を効率化します。

プルダウンリストを使うことで、入力内容を統一し、タイプミスによる集計エラーを防ぐことができます。

ステータスとして設定する選択肢は、自社の業務フローに合わせて決定します。

一般的によく使われる選択肢としては、「未着手」「進行中」「確認待ち」「完了」「保留」「キャンセル」などがあります。

選択肢は多すぎると運用が煩雑になるため、5つから7つ程度に絞ることをおすすめします。

プルダウンリストを設定する方法は複数ありますが、ここでは最も汎用的な「データの入力規則」機能を使った方法を解説します。

プルダウンリストの設定と併せて、条件付き書式でステータスに応じた色分けを行うとさらに視認性が向上します。

ステータス列に対する条件付き書式の設定方法は、残日数の場合と基本的に同じです。

ステータス列のデータ範囲を選択し、「条件付き書式」から「新しいルール」を選択します。

「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選び、以下のような数式を入力します。

=$F2=”完了”

書式で背景色を薄い緑色に設定すれば、完了した案件が一目でわかるようになります。

同様に、他のステータスに対しても条件付き書式を追加していきましょう。

担当者列には部署メンバーの名前を、優先度列には「高」「中」「低」などの選択肢を設定しておくとよいでしょう。

ステップ4｜ステータス管理をプルダウンで効率化する

プルダウンリストを設定して、ステータス入力を効率化し、タイプミスによる集計エラーを防ぎます。

条件付き書式の設定が完了したら、次はステータス列にプルダウンリストを設定して、入力作業を効率化します。

プルダウンリストを使うことで、入力内容を統一し、タイプミスによる集計エラーを防ぐことができます。

ステータスとして設定する選択肢は、自社の業務フローに合わせて決定します。

一般的によく使われる選択肢としては、「未着手」「進行中」「確認待ち」「完了」「保留」「キャンセル」などがあります。

選択肢は多すぎると運用が煩雑になるため、5つから7つ程度に絞ることをおすすめします。

プルダウンリストを設定する方法は複数ありますが、ここでは最も汎用的な「データの入力規則」機能を使った方法を解説します。

プルダウンリストの設定と併せて、条件付き書式でステータスに応じた色分けを行うとさらに視認性が向上します。

ステータス列に対する条件付き書式の設定方法は、残日数の場合と基本的に同じです。

ステータス列のデータ範囲を選択し、「条件付き書式」から「新しいルール」を選択します。

「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選び、以下のような数式を入力します。

=$F2=”完了”

書式で背景色を薄い緑色に設定すれば、完了した案件が一目でわかるようになります。

同様に、他のステータスに対しても条件付き書式を追加していきましょう。

担当者列には部署メンバーの名前を、優先度列には「高」「中」「低」などの選択肢を設定しておくとよいでしょう。

ステップ5｜フィルターとソートで優先度を即把握する

フィルター機能とソート機能を設定して、大量の案件から必要な情報を素早く抽出できるようにします。

最後のステップでは、フィルター機能とソート機能を設定して、大量の案件から必要な情報を素早く抽出できる設定についてです。

これらの機能を活用することで、日常の運用効率が大幅に向上します。

フィルターが設定されると、各列の見出しセルにドロップダウン矢印が表示されます。

この矢印をクリックすることで、その列の値に基づいたフィルタリングが可能になります。

フィルター機能をさらに活用するために、日付フィルターの使い方も覚えておきましょう。

納期列のフィルター矢印をクリックし、「日付フィルター」を選択すると、「今日」「今週」「来週」「今月」など、期間に基づいたフィルタリングができます。

「来週」でフィルタリングすれば、来週が納期の案件を一覧表示できるため、週次の計画立案に役立ちます。

次に、ソート機能の活用方法を解説します。

ソート機能を使えば、特定の列の値に基づいて行全体を並べ替えることができます。

納期順に並べ替えれば、直近の納期から順に案件を確認できますし、担当者順に並べ替えれば、各担当者の案件をまとめて確認できます。

複数の条件で並べ替えたい場合は、「データ」タブの「並べ替え」ボタンをクリックして、並べ替えダイアログを開きます。

「レベルの追加」ボタンで条件を追加し、例えば「第1条件：担当者で昇順」「第2条件：納期で昇順」と設定すれば、担当者ごとにグループ化され、各グループ内では納期順に並ぶ表示になります。

フィルターとソートを使いこなすことで、どんなに案件数が増えても必要な情報に素早くアクセスできるようになります。

以上で、エクセルによる納期管理表の基本的な作成手順は完了です。

ここまでの5つのステップを実行すれば、残日数の自動計算、視覚的なアラート表示、プルダウンによる入力効率化、フィルターとソートによる柔軟な表示切替といった機能を備えた、実用的な納期管理表が完成します。

すぐ使える！エクセルの納期管理の関数式・条件付き書式まとめ

このセクションでは、納期管理表の運用に必要な関数式と条件付き書式をコピペ可能な形式でまとめています

このセクションでは、納期管理表の作成や運用中にすぐ参照できるよう、関数式と条件付き書式の設定をまとめて紹介します。

前のセクションで解説した内容に加え、より実践的なバリエーションも含めていますので、自社の運用に合わせてカスタマイズしてご活用ください。

ここで紹介する数式はすべてコピペで使用できるよう、汎用的な形式で記載しています。

納期が入力されている列、残日数を表示する列、ステータスを入力する列がどこにあるかを確認した上で、数式を適用することが重要です

残日数計算の関数式（TODAY・DATEDIF）

残日数の計算は納期管理の根幹となる機能です。

ここでは、基本的な計算式から応用的なものまで、複数のパターンを紹介します。

この数式を入力すると、納期までの残日数が数値で表示されます。

納期が過ぎている場合はマイナスの値となり、例えば1日超過していれば「-1」と表示されます。

TODAY関数は現在の日付を自動取得するため、ファイルを開くたびに残日数が自動更新されます。

この数式では、D2セルが空欄の場合は何も表示せず、日付が入力されている場合のみ計算を実行します。

これにより、データが入力されていない行に不要な表示がされることを防げます。

この数式では、納期を過ぎていれば「期限超過」、当日であれば「本日期限」、それ以外は「5日」のように数値に「日」をつけて表示します。

管理表を見た際に、状況が文字で伝わるため理解しやすくなります。

この数式は、今日から納期までの日数を計算します。

第3引数の「D」は日数（Days）を意味し、「M」にすれば月数、「Y」にすれば年数を計算できます。

ただし、DATEDIF関数は終了日が開始日より前の場合（つまり納期が過ぎている場合）にエラーを返すため、実務で使用する際はエラー処理が必要です

エラー処理を含めた実用的な数式は以下のとおりです。

=IF(D2=””,””,IF(D2<TODAY(),”期限超過”,DATEDIF(TODAY(),D2,”D”)&”日”))

この数式では、納期が過ぎている場合は「期限超過」と表示し、そうでない場合はDATEDIF関数で残日数を計算して「○日」形式で表示します。

この数式は、今日から納期までの営業日数（土日を除く）を計算します。

祝日も除外したい場合は、祝日リストを別途用意し、第3引数で参照します。

=NETWORKDAYS(TODAY(),D2,祝日リストの範囲)

ステータス自動判定のIF関数式

残日数やその他の条件に応じて、ステータスを自動的に判定・表示する関数式を紹介します。

これらの数式を活用することで、手動でのステータス更新の手間を省き、入力漏れによる管理ミスを防ぐことができます。

この数式では、残日数がマイナスの場合は「要対応：期限超過」、3日以内の場合は「要注意：期限間近」、7日以内の場合は「通常：今週対応」、それ以上の場合は「余裕あり」と表示します。

この数式では、手動で「完了」または「キャンセル」が入力されている場合はその値をそのまま表示し、そうでない場合は残日数に基づいて自動判定を行います。

これにより、完了処理は手動で行いつつ、進行中の案件については自動でアラート表示ができます。

IFS関数では、条件と結果のペアを順番に記述し、最後にTRUEと記述することで「それ以外の場合」を表現できます。

IF関数をネストするよりも可読性が高く、条件の追加や変更も容易です。

この数式では、進捗率100%以上で「完了」、期限超過かつ未完了で「遅延中」、期限3日以内かつ進捗80%未満で「要注意」、進捗50%以上で「順調」、それ以外で「着手済み」と判定します。

進捗率と残日数の両方を考慮することで、より実態に即した状況把握が可能になります。

期限アラートの条件付き書式ルール設定例

条件付き書式を使った視覚的なアラート設定について、実務でよく使われるパターンをまとめて紹介します。

これらの設定を適用することで、管理表を開いた瞬間に対応が必要な案件を識別できるようになります。

これらの条件付き書式を設定する際は、ルールの優先順位に注意が必要です

「条件付き書式」から「ルールの管理」を開き、優先度の高いルールがリストの上位に来るよう並べ替えてください。

一般的には、「期限超過」を最優先にし、「完了」「キャンセル」をその次に、残日数に基づくアラートを下位に配置します。

これにより、完了済みの案件は期限超過であってもグレー表示となり、対応が必要な案件だけが色付きで強調されます。

条件	数式	推奨色
期限超過	=$G2<0	赤
期限当日	=$G2=0	オレンジ
期限3日以内	=AND($G2>0,$G2<=3)	黄
期限7日以内	=AND($G2>3,$G2<=7)	薄黄
完了	=$F2=”完了”	グレー
キャンセル	=$F2=”キャンセル”	グレー＋取消線

納期超過件数を集計するダッシュボード用関数

管理表の上部やサマリーシートに、納期超過件数や完了率などの集計値を表示することで、全体状況を俯瞰的に把握できるようになります。

ここでは、ダッシュボード作成に役立つ集計関数を紹介します。

この数式は、G2からG100の範囲で、値が0未満（マイナス）のセルの数をカウントします。

結果として、納期を超過している案件の件数が表示されます。

この数式は、残日数が0以上かつ3以下の案件数をカウントします。

期限超過は含まず、期限間近の案件だけを集計できます。

これらの数式をダッシュボードエリアに配置し、ラベルと組み合わせて表示することで、「進行中：15件」「完了：32件」「保留：3件」のように現在の状況を一目で確認できます。

この数式の結果を、セルの書式設定でパーセンテージ形式に変更すると、「68%」のように表示されます。

複数の条件を組み合わせて、「田中さんの進行中案件数」のような集計を行いたい場合は、COUNTIFS関数を使用します。

=COUNTIFS(E2:E100,”田中”,F2:F100,”進行中”)

この数式は、納期の月と年が今日の月と年と一致する案件の数をカウントします。

月次の業務量把握に役立ちます。

これらの集計関数を管理表の上部にまとめて配置し、簡易的なダッシュボードを作成しておくと、ファイルを開いた瞬間に全体状況を把握できます

集計項目	関数式
納期超過件数	=COUNTIF(G2:G100,”<0″)
期限3日以内	=COUNTIFS(G2:G100,”>=0″,G2:G100,”<=3″)
ステータス別件数	=COUNTIF(F2:F100,”進行中”)
完了率	=COUNTIF(F2:F100,”完了”)/COUNTA(F2:F100)
担当者別件数	=COUNTIF(E2:E100,”田中”)
今月納期件数	=SUMPRODUCT((MONTH(D2:D100)=MONTH(TODAY()))*(YEAR(D2:D100)=YEAR(TODAY()))*1)

カレンダー形式でエクセルの納期管理を視覚化する方法

カレンダー形式なら、月単位で納期の集中日を視覚的に把握でき、リソース配分の最適化につながります

これまで解説してきた一覧形式の納期管理表は、案件ごとの詳細情報を管理するのに適しています。

しかし、月単位で納期の分布を俯瞰したい場合にはカレンダー形式の管理表が効果的です。

カレンダー形式では、どの日に何件の納期が集中しているかが視覚的に把握できます。

業務の繁閑を事前に予測して、リソース配分を調整することも可能です。

このセクションでは、エクセルでカレンダー形式の納期管理表を作成する方法と、一覧形式との使い分けポイントについて解説します。

月間スケジュールの把握や、チーム全体での納期共有に活用したい方は、ぜひ参考にしてください。

月間カレンダー型の管理表レイアウトと作成手順

横軸に曜日、縦軸に週を配置し、各日付セルに案件を表示する壁掛けカレンダー型のレイアウトです

カレンダー形式の納期管理表は、横軸に曜日、縦軸に週を配置し、各日付のセルに該当する案件を表示するレイアウトです。

壁掛けカレンダーのような見た目になるため、直感的に納期の分布を把握できます。

ここでは、ゼロからカレンダー形式の管理表を作成する手順を詳しく解説します。

2行目以降の日付セルには、前のセルの日付に1を加算し、月が変わったら空欄にする数式を設定します

=IF(A3="",IF(WEEKDAY(DATE(I$1,J$1,1))=COLUMN(),DATE(I$1,J$1,1),""),IF(MONTH(A3+1)=J$1,A3+1,""))

この方法はセルの高さ以上の案件がある場合に表示が切れてしまうため、案件数が多い日には注意が必要です

カレンダー形式の管理表が完成したら、印刷設定も確認しておきましょう。

「ページレイアウト」タブから印刷範囲を設定し、1ページに収まるよう倍率を調整します。

A4横向きで印刷すると、壁に貼って共有するのに適したサイズになります。

カレンダー形式と一覧形式の使い分けポイント

カレンダー形式は「時間軸での俯瞰」、一覧形式は「案件詳細の管理」にそれぞれ強みがあります

カレンダー形式と一覧形式には、それぞれ異なる強みがあります。

自社の業務特性や管理の目的に応じて、適切な形式を選択するか、両方を併用することで、より効果的な納期管理が実現できます。

ここでは、それぞれの形式のメリット・デメリットと、具体的な使い分けの指針を解説します。

どの週に納期が集中しているか、月末に案件が偏っていないかなど、時間軸に沿った全体像を一目で確認できます。

これにより、業務の繁閑を事前に予測し、人員配置や作業スケジュールの調整が可能になります。

印刷して壁に掲示したり、会議室のホワイトボード横に貼ったりすることで、チーム全員が同じ情報を共有できます。

朝礼やミーティングで「今週の納期」を確認する際にも、カレンダー形式は直感的でわかりやすいです。

特に、複数の案件が同じ日に納期を迎える場合、カレンダー形式ならその重なりが視覚的に明確になります。

カレンダーの各日付セルには限られたスペースしかないため、案件名程度の情報しか表示できません。

担当者、ステータス、備考などの詳細情報は別途確認する必要があります。

1日に複数の納期がある場合、セル内に案件名が収まりきらず、表示が切れたり読みにくくなったりします。

案件数が多い業務では、カレンダー形式だけでの管理は難しいでしょう。

一覧形式のように、担当者で絞り込んだり、ステータスで並べ替えたりする操作ができないため、特定の条件での検索には向いていません

案件名、納期、担当者、ステータス、残日数、備考など、必要な情報をすべて1行に集約できるため、個別案件の状況確認が容易です。

「田中さんの案件だけ表示」「残日数順に並べ替え」といった操作が簡単にでき、目的に応じた情報抽出が可能です。

案件数が増えても、必要な情報に素早くアクセスできます。

残日数の自動計算、期限アラートの色分け、ステータス別の集計など、エクセルの機能を最大限に活用できます。

案件が行として並んでいるため、「来週は何件の納期があるか」「月末に向けて案件が増えているか」といった時間軸での傾向を把握するには、フィルターやソートの操作が必要です。

また、案件数が多いと複数ページにわたるため、壁に掲示するような用途には向いていません。

比較項目	カレンダー形式	一覧形式
時間軸での把握	◎ 優れている	△ 操作が必要
詳細情報の管理	△ 限定的	◎ 優れている
フィルター・ソート	✕ 不可	◎ 可能
チーム共有	◎ 印刷・掲示向き	△ ページ数が多い
関数・条件付き書式	○ 一部対応	◎ フル活用可能

両方の形式を同じファイル内で管理する場合は、シートを分けて作成し、一覧形式のシートをマスターデータとして、カレンダー形式のシートから参照する構成にするとデータの二重管理を防げます

自社の業務特性と管理の目的を考慮し、最適な形式を選択してください。

迷った場合は、まず一覧形式で運用を始め、必要に応じてカレンダー形式を追加する段階的なアプローチをおすすめします。

無料テンプレートを活用したエクセルの納期管理の始め方

テンプレートを使えば、関数や条件付き書式があらかじめ設定された状態からすぐに運用を開始できます

ここまで納期管理表を一から作成する方法を解説してきましたが、すぐに運用を開始したい場合や、エクセルの操作に自信がない場合は、無料で公開されているテンプレートを活用する方法もあります。

テンプレートを使えば、関数や条件付き書式があらかじめ設定された状態から始められるため、ダウンロード後すぐに自社の案件を入力して運用を開始できます。

このセクションでは、テンプレートのダウンロード後に行うべき初期設定、業種に応じたカスタマイズ方法、そして案件数が増えた際の拡張・運用のコツについて解説します。

テンプレートを賢く活用することで、最小限の手間で効果的な納期管理体制を構築しましょう。

テンプレートの使い方と初期設定

納期管理のテンプレートは、Microsoftの公式サイト（Office テンプレート）や各種ビジネステンプレートサイトから無料でダウンロードできます。

テンプレートを選ぶ際は、自社の業務に近い項目構成のものを選ぶと、カスタマイズの手間を減らせます。

ダウンロード後は、以下の手順で初期設定を行い、自社用にカスタマイズしていきましょう。

製造業など業種別のカスタマイズ方法

テンプレートの基本設定が完了したら、自社の業種や業務特性に合わせたカスタマイズを行うことで、より実用的な管理表に仕上げることができます。

ここでは、製造業、EC・通販業、プロジェクト管理業務という3つの代表的な業種について、それぞれに適したカスタマイズのポイントを解説します。

製造業向けのカスタマイズでは、まず「受注日」「製造開始予定日」「製造完了予定日」「出荷予定日」「納品日」のように、工程ごとの日付列を追加します。

それぞれの日付に対して残日数を計算する列を設けることで、どの工程がボトルネックになっているかを把握しやすくなります。

同じ製品でも数量によって製造期間が変わる場合は、数量に応じた工数見積もりの列を追加し、製造能力との兼ね合いで納期を管理できるようにするとよいでしょう。

「優先度」の列を追加し、条件付き書式で「特急」案件を目立つ色で表示すれば、繁忙期のリソース配分判断に役立ちます。

EC・通販業向けのカスタマイズでは、「注文番号」「注文日時」「お届け希望日」「発送予定日」「発送完了日」といった項目を基本構成とします。

お届け希望日から逆算して発送期限を自動計算する関数を設定すると、いつまでに発送すべきかが明確になります。

「配送業者」「追跡番号」の列を追加すると、顧客からの問い合わせ対応時にすぐに配送状況を確認できる体制が整います。

「商品カテゴリ」「倉庫」の列を追加すると、同じ倉庫の商品をまとめて処理するなど、作業の最適化が可能になります。

プロジェクト管理向けのカスタマイズでは、「プロジェクト名」「フェーズ」「タスク名」という階層構造を持たせ、プロジェクト単位でのグルーピングができるようにします。

フィルター機能で特定プロジェクトのタスクだけを表示したり、フェーズごとの進捗を確認したりする運用が可能になります。

「先行タスク」の列を追加することで、どのタスクが完了しないと着手できないかを記録でき、クリティカルパス（最も時間がかかる経路）の把握に役立ちます。

「予定工数」「実績工数」の列があれば、見積もりと実績の乖離が大きいタスクを分析し、今後の見積もり精度向上につなげられます。

「進捗率」の列では、プロジェクト全体の進捗率を各タスクの進捗率と工数の加重平均で算出できます。

SUMPRODUCT関数を使用した計算式をサマリーエリアに設定しておくと、プロジェクトの健全性を一目で把握できます。

これらのカスタマイズは、一度に全て行う必要はありません。まずは最低限必要な項目で運用を開始し、「この情報も管理したい」と感じた項目を順次追加していくアプローチがおすすめです

案件数が増えたときの拡張・運用のコツ

テンプレートを使って納期管理を始めた後、運用が軌道に乗ると案件数が徐々に増えていきます。

案件数が増えると、ファイルの動作が重くなったり、全体像の把握が難しくなったりといった問題が発生することがあります。

ここでは、案件数が増えても快適に運用を続けるための拡張方法と運用のコツを解説します。

ファイルサイズを抑えるためには、まず不要な書式設定を削除することが効果的です。

データが入力されていない行にまで条件付き書式が設定されていると、無駄な処理が発生します。

「条件付き書式」の「ルールの管理」から、各ルールの適用範囲を確認・変更できます。

完了済みの案件を別シートまたは別ファイルにアーカイブすることも、ファイルサイズの抑制に効果的です。

毎月末や四半期末に、完了済みの案件を「アーカイブ」シートに移動するルーチンを設けると、メインシートのデータ量を適正に保てます。

アーカイブシートは参照用として残しておけば、過去の案件を検索することも可能です。

分割方法	特徴	向いている業種
月別シート	「2024年1月」「2024年2月」のように月ごとに分割。月末の納期集計やアーカイブがしやすい	EC・通販業など月単位で業務が区切られる業種
担当者別シート	各担当者が自分の案件を管理しやすい。全体像の把握には別途サマリーシートが必要	営業部門など個人の案件管理が重要な業種
プロジェクト別シート	プロジェクト単位での進捗管理が容易	プロジェクト管理業務
ステータス別シート	「進行中」「完了」「保留」などで分割。対応が必要な案件を素早く確認できる	案件のステータス変更が頻繁でない業種

ステータス別シートは、案件のステータスが変わるたびにシート間の移動が必要になるデメリットがあります

シートを分割した場合は、全シートのデータを集約したサマリーシートを作成しておくと、全体像の把握に役立ちます。

INDIRECT関数やSUMIF関数を使用することで、複数シートのデータを自動集計できます。

定期的なメンテナンスも欠かせません。

週に一度は管理表の棚卸しを行い、ステータスが更新されていない案件がないか、完了した案件がアーカイブされずに残っていないか、入力ミスや不整合がないかをチェックする習慣をつけましょう。

• 案件数が300件を超えて動作が重くなる
• 複数人での同時編集が頻繁に発生する
• 外出先からのアクセスが必要になる
• 承認フローや自動通知が欲しくなる

このあたりについては、次のセクションで詳しく解説します。

エクセルの納期管理の限界と次のステップ

エクセルでの納期管理に限界を感じたら、適切なタイミングで次のステップに進むことが業務効率化への近道です

エクセルは納期管理を始めるにあたって非常に優れたツールですが、業務の拡大やチーム体制の変化に伴い、エクセルだけでは対応しきれない場面が出てくることがあります。

そのようなとき、無理にエクセルでの運用を続けるよりも、適切なタイミングで次のステップに進むことが、業務効率化と納期遵守率向上への近道となります。

このセクションでは、エクセルでの納期管理に限界を感じるサインの見極め方、Google スプレッドシートへの移行という選択肢、そしてエクセルの操作感を維持しながらより高度な管理ができる専用ツールについて解説します。

自社の状況を客観的に評価し、最適な管理方法を選択するための判断材料としてご活用ください。

ツール移行を検討すべき5つのサイン

5つのサインのうち2つ以上が当てはまる場合は、エクセルからの移行を真剣に検討するタイミングです

エクセルでの納期管理がうまくいっているうちは、あえて別のツールに移行する必要はありません。

しかし、以下の5つのサインが現れ始めたら、それはエクセルの限界に近づいているシグナルです。

早めに次のステップを検討することで、業務への悪影響を最小限に抑えられます。

これら5つのサインのうち、2つ以上が当てはまる場合は、エクセルからの移行を真剣に検討するタイミングといえます。1つだけ当てはまる場合でも、その症状が深刻であれば移行を検討する価値があります。

ツール移行を検討すべき5つのサイン

5つのサインのうち2つ以上が当てはまる場合は、エクセルからの移行を真剣に検討するタイミングです

エクセルでの納期管理がうまくいっているうちは、あえて別のツールに移行する必要はありません。

しかし、以下の5つのサインが現れ始めたら、それはエクセルの限界に近づいているシグナルです。

早めに次のステップを検討することで、業務への悪影響を最小限に抑えられます。

これら5つのサインのうち、2つ以上が当てはまる場合は、エクセルからの移行を真剣に検討するタイミングといえます。1つだけ当てはまる場合でも、その症状が深刻であれば移行を検討する価値があります。

おすすめ！エクセルのような入力画面のAIタスク管理ツール「スーツアップ」

スーツアップは、エクセルに慣れたユーザーでも違和感なく使える操作画面を備えながら、高度な管理機能を提供するAIタスク管理ツールです

エクセルやスプレッドシートでの納期管理に限界を感じ、専用ツールの導入を検討する際に多くの方が懸念するのが、新しいツールの操作を覚える負担です。

せっかく使い慣れたエクセルから移行しても、操作方法が大きく異なると、チームへの浸透に時間がかかり、かえって業務効率が低下してしまうこともあります。

そのような懸念を解消するツールとして注目されているのが、AIタスク管理ツール「スーツアップ」です。

スーツアップは、エクセルに慣れたユーザーでも違和感なく使える操作画面を備えながら、エクセルでは実現できない高度な管理機能を提供しています。

すべての機能を一度に使いこなす必要はなく、まずは基本的なタスク登録と期限管理から始めて、徐々に高度な機能を活用していくアプローチがおすすめです。

エクセルでの納期管理に限界を感じている方、チームでの共同作業を効率化したい方、より高度な管理機能を求めている方は、スーツアップの導入を検討してみてはいかがでしょうか。無料トライアルが用意されているため、実際に使い勝手を確認してから導入を判断することができます。

専用ツールへの移行は、一見するとハードルが高く感じられるかもしれません。

しかし、エクセルに近い操作感のツールを選べば、移行の負担を最小限に抑えながら、管理機能を大幅にアップグレードすることが可能です。

まずは無料お試しでツールを体験してみませんか？

まとめ｜今日からエクセルの納期管理で遅延ゼロを目指そう

この記事では、エクセルを使った納期管理について、基本知識から作成手順、関数式、運用のコツまで幅広く解説しました

ここまで、エクセルを使った納期管理について、基本的な知識から具体的な作成手順、実践的な関数式、さらには運用のコツや次のステップまで、幅広く解説してきました。

この記事で紹介した内容を実践すれば、今日からでも効果的な納期管理体制を構築することができます。

最後に、記事全体の要点を振り返り、すぐに実行に移せるアクションを整理しましょう。

エクセルで納期管理表を作成し、すべての案件情報を一元管理することで、これらの課題を効果的に解決できます。

関数による残日数の自動計算や、条件付き書式による視覚的なアラート表示を活用すれば、手作業によるミスを大幅に削減し、対応が必要な案件を瞬時に把握できるようになります。

基本項目	役割
案件名	管理対象の識別
納期	期限の明確化
担当者	責任の所在
ステータス	進捗の可視化
残日数	緊急度の把握
備考	補足情報の記録

これらの項目を軸に管理表を設計することで、業種を問わず汎用的に使える管理体制を構築できます。

これらを組み合わせることで高度な自動化が実現できます。

エクセルで快適に管理できる案件数の目安は50件から100件程度であり、200件から300件程度までは運用可能です

ただし、案件数が増えるにつれてファイルの動作が重くなったり、全体像の把握が難しくなったりする傾向があるため、自社の案件規模がエクセル管理に適しているかどうかを事前に見極めることが重要です。

この5つのステップを順番に実行すれば、実用的な納期管理表が完成します。

各ステップで紹介した関数式や設定値はコピペで使用できるよう汎用的な形式で記載していますので、ぜひ実際にエクセルを開きながら作業を進めてください。

カレンダー形式の管理表についても解説しました。

カレンダー形式は月単位で納期の分布を俯瞰したい場合に効果的で、どの日に何件の納期が集中しているかを視覚的に把握できます。

一覧形式とカレンダー形式はそれぞれ異なる強みがあるため、日常的な案件管理には一覧形式を、月次や週次での全体把握にはカレンダー形式を使い分けることで、より効果的な納期管理が実現できます。

テンプレートの活用についても紹介しました。

自作が難しい場合や、すぐに運用を開始したい場合は、無料で公開されているテンプレートをダウンロードして使用するのも良い選択です。

テンプレートをダウンロードしたら、項目名の変更、プルダウン選択肢の編集、条件付き書式の閾値調整といった初期設定を行い、自社の業務に合わせてカスタマイズしてください。

製造業、EC・通販業、プロジェクト管理業務など、業種によって最適な項目構成は異なりますので、自社の特性に合わせた調整を行うことが重要です。

案件数が100件を超えてきたら、月別シートや担当者別シートへの分割を検討し、サマリーシートで全体像を把握する運用も選択肢の一つです。

これらのサインのうち2つ以上が当てはまる場合は、Googleスプレッドシートへの移行や、専用ツールの導入を検討するタイミングです

Googleスプレッドシートは、リアルタイム共同編集機能やクラウドアクセスの利便性を備えながら、エクセルに近い操作感で使用できるため、エクセルからの移行先として有力な選択肢です。

より高度な管理機能が必要な場合は、エクセルのような入力画面を持つAIタスク管理ツール「スーツアップ」のような専用ツールの導入も検討してみてください。

ここで、今日から実行できる具体的なアクションを整理します。

エクセルによる納期管理は、決して難しいものではありません。

この記事で紹介した手順に沿って作業を進めれば、今日中にでも基本的な管理表を完成させることができます。

大切なのは、まず一歩を踏み出すことです。完璧を求めて準備に時間をかけるよりも、シンプルな形でもいいので運用を開始し、実際に使いながら改善していく方が、結果的に早く効果的な管理体制を構築できます

納期遅延の悪影響	納期遵守のメリット
顧客からの信頼低下	顧客満足度の向上
追加コストの発生	リピート受注の増加
チームのモチベーション低下	チームの達成感向上

エクセルという身近なツールを活用して、今日から納期管理の改善に取り組んでみてください。

この記事が、皆さまの納期管理改善の一助となれば幸いです。

紹介した関数式や設定方法は、ブックマークやプリントアウトしていつでも参照できるようにしておくと、作成中や運用中に役立ちます。

納期遅延ゼロを目指して、ぜひ今日からエクセルでの納期管理を始めましょう！