【2026年最新版】Notion(ノーション)でプロジェクト管理をする方法を解説！利用する際の注意点も紹介

Notionは、データベース・ページ・ビューを組み合わせてプロジェクト管理が行えるオールインワンツールです。

スプレッドシートやメモアプリとは異なり、タスク・進捗・ドキュメントを一元管理できる点が特徴です。

主な特徴は以下の通りです。

Notionは無料プランでも主要機能を利用できますが、チームでの共同編集やゲスト招待には利用人数・権限の制限があるため、本番運用前にプラン条件を確認してください。

本記事では、Notionプロジェクト管理の基本構造から個人・チーム別のテンプレート選定、プロパティ設定、ビューの使い分け、継続運用のコツまでを徹底解説していきます。

スーツアップは、表計算ソフトのような親しみやすい操作感で、パソコンが苦手な人でも直感的に使えるのが魅力。チームでのタスク管理や外部ツールとの連携に長けており、幅広く活用できるでしょう。

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Notion（ノーション）がプロジェクト管理に向いている理由と基本構造

Notionがプロジェクト管理に選ばれる理由は、「データを一か所に集約しながら、目的に応じて見た目を切り替えられる」という構造にあります。

Notionの基本構造のポイントは以下の通りです。

無料プランでも基本的なプロジェクト管理機能（テーブル・ボード・カレンダービューなど）を使い始められますが、タイムラインビューは有料プランが必要な場合があるため、使いたい機能を事前にNotionの公式プランページで確認しておくと安心です。

スプレッドシートやメモアプリで管理していると情報が分散してタスクの抜け漏れや進捗確認の手間が増えがちですが、Notionはその課題を「一つのワークスペース内でデータと表示を分離する」という設計で解決しています。

データベースとビューがプロジェクト管理の核になる

Notionのプロジェクト管理は、「データベース」と「ビュー」という二つの概念を理解するだけで、大半の使い方がつかめます。

2つの概念の役割は以下の通りです。

データベースの新規作成は、ページ上で「/」（スラッシュ）を入力してコマンドメニューを開き「テーブル」や「ボード」などを選択するだけで始められ、特別な知識がなくてもこの操作だけでデータベースが立ち上がりすぐにタスクを入力できる状態になります。

データとビューが分離しているため、同じデータを複数の見方で確認できます。

各タスクのページにはステータス・担当者・期日・優先度などのプロパティを自由に追加でき、プロパティの種類はテキスト・日付・セレクト・チェックボックスなど十数種類あります。

「どれを追加すればいいか迷う」という場合はまずステータス・期日・担当者の3つだけを設定し、運用しながら必要なものを足していくと初期設定の負担を抑えられます。

スプレッドシート・Trello（トレロ）・Asana（アサナ）との違い

Notionはスプレッドシートでも専用のプロジェクト管理ツールでもなく、その中間に位置するツールです。

それぞれとの違いを整理しておくと、Notionを選ぶ判断軸が明確になります。

主要3ツールとの違いは以下の通りです。

スプレッドシートはセルに情報を入力するだけですが、Notionではタスクの行をクリックするとページが開きタスク専用のスペースに情報をまとめられるため「この件の詳細はどこのファイルに書いたか」という探す手間がなくなります。

一方で、Notionが不向きなケースもあり、通知機能やタスクの自動リマインダーはAsanaやTrelloと比べると簡易的で大規模チームでの厳密なワークフロー管理には専用ツールの方が向いている点に注意が必要です。

「期日が来たら自動で通知してほしい」「承認フローを組みたい」ニーズが中心なら、AsanaやTrelloも候補として検討する価値があります。

プロジェクトデータベースとタスクデータベースの関係

Notionでプロジェクト管理を構築するとき、「プロジェクト」と「タスク」を別々のデータベースに分けてリレーションでつなぐ設計が基本になります。

この構造を取ることで一つのプロジェクトに複数のタスクを紐付け、プロジェクト側からもタスク側からも情報を参照できるようになります。

二層構造のデータベース設計は以下の通りです。

リレーションプロパティを使うとタスクのページからどのプロジェクトに属するかを選択でき、プロジェクト側には紐付いたタスクの一覧が自動で表示されます。

さらにロールアップ機能を使うとプロジェクトデータベース側で「完了タスク数 / 全タスク数」や「最も遅い期日」といった集計値を自動で表示でき、手動で進捗率を更新する手間がなくなりプロジェクト一覧を見るだけで各案件の状況が把握できます。

Notionが公式に提供しているプロジェクト管理テンプレートもこの二層構造を採用しており、テンプレートはNotionの公式サイト（notion.com/templates）から無料で入手できページ右上の「複製」ボタンを押すだけで自分のワークスペースにコピーされます。

個人利用とチーム利用で変わる
Notion（ノーション）プロジェクト管理の構成

Notionでプロジェクト管理を始める前に、「個人で使うのか、チームで使うのか」を整理しておくと、テンプレート選びで迷わなくなります。

利用形態ごとの特徴は以下の通りです。

どちらを選ぶかによって必要なデータベース構成・ページ設計・プランの判断が変わるため、まず「一人で使う」か「複数人でタスクを共有・分担する」かを確認しておくとこのあとの構成選びがスムーズになります。

個人で使う場合の構成イメージ

個人利用では、「タスク・期日・ステータス」の3点を1つのデータベースにまとめるシンプルな構成が最も使いやすいです。

複雑な構成は管理コストが上がるだけなので、最初はページ数を3〜5枚程度に絞ることをおすすめします。

典型的な個人向け構成は以下の通りです。

この構成の強みは「今日何をすべきか」が一画面で確認できる点で、ボードビュー（カンバン形式）で「未着手・進行中・完了」の3列を並べるとタスクの状態が視覚的に把握しやすくなります。

実際にデータベースを作成するにはNotionのページ内で「/」を入力して「データベース（テーブル）」を選択するのが最初の一手で、作成後に「＋ビューを追加」からボードやカレンダーを選ぶと同じデータを複数の見方で切り替えられます。

個人利用で陥りやすい失敗は最初からプロパティ（列）を増やしすぎることで、「担当者・工数・タグ・関連プロジェクト」などを一気に追加すると入力の手間が増えて更新が止まるため、まずは「名前・期日・ステータス」の3項目だけで運用を始め必要になったときに追加する順序が現実的です。

チームで使う場合の権限設定と共有方法

チーム利用では、「誰が何を見られるか」「誰が編集できるか」の権限設計が構成の根幹になります。

権限を曖昧にしたまま運用すると、意図しない編集や情報漏れが起きるリスクがあります。

Notionの権限は、ワークスペース全体・ページ単位の2段階で設定でき、チーム向けの基本的な考え方は以下の通りです。

共有方法は「ページのリンクを共有」と「ワークスペースへの招待」の2種類があり、社内メンバーであればワークスペースへの招待が管理しやすく、外部の人間にはページ単位のリンク共有が適切です。

チームでデータベースを共有する場合、「担当者プロパティ」を設定しておくとフィルター機能で「自分のタスクだけ表示」が可能になり、担当者プロパティはデータベースの列ヘッダー右の「＋」から「人物（Person）」タイプを選ぶことで追加できます。

メンバーが増えるほどこのフィルターの価値が上がるため、チーム向けテンプレートを選ぶ際は担当者プロパティが含まれているかを確認するとよいです。

無料プランで使える機能の範囲

無料プランでも、個人・小規模チームのプロジェクト管理に必要な機能はほぼ揃っています。

有料プランとの差分を把握した上で、自分の用途に合ったプランを選ぶことが重要です。

無料プランで使える主な機能は以下の通りです。

一方、無料プランには制約もあり、Notionが公式に案内している情報によると無料プランではゲストの招待人数に上限が設けられており（概ね10名前後が目安）、外部関係者を多く招く運用には向きません。

また、ページ履歴の保持期間は直近数日程度にとどまるため、過去の変更履歴を頻繁に参照したい場合は有料プランの検討が必要になります。

個人利用であれば無料プランで長期間運用でき、チーム利用の場合はメンバー数と外部共有の頻度を基準にPlusプラン以上への移行を検討するタイミングを見極めるとよいです。

Notion（ノーション）プロジェクト管理テンプレートの
選び方と取得手順

Notionでプロジェクト管理を始めるなら、テンプレートを複製するのが最短ルートです。

テンプレート活用のメリットは以下の通りです。

ゼロからデータベースを設計するのはNotionに慣れた後でも十分で、まずはテンプレートをそのまま使い運用しながら少しずつカスタマイズするのが現実的な進め方です。

Notion（ノーション）公式テンプレートの複製手順

Notionの公式テンプレートギャラリーにアクセスし、「このテンプレートを複製」ボタンを押すだけで自分のワークスペースにコピーが作成されます。

操作はブラウザ・デスクトップアプリのどちらからでも可能です。

具体的な手順は以下の通りです。

1. Notionにログインし、左サイドバー下部の「テンプレート」をクリックする
2. 検索欄に「プロジェクト管理」または「Project Management」と入力する
3. 使いたいテンプレートを開き、右上の「このテンプレートを複製」をクリックする
4. 複製先のワークスペースとページ位置を選択して確定する

複製が完了するとサイドバーに新しいページが追加され、テンプレート内のサンプルデータはそのまま残っているのでまず構造を一通り確認してから削除するのが初めて使う場合の定番の進め方です。

サンプルデータは「自分のタスクに置き換えるとどう見えるか」をイメージする参考になり、確認前に削除してしまうと構造の把握が難しくなるため注意してください。

無料プラン（Free）ではゲストの招待数やブロック数に上限がありますが、個人の小規模な利用であれば上限に達するケースは少なく、チームで複数プロジェクトを運用する場合や大量のタスク行・添付ファイルを追加していく場合は有料プランの検討が必要になることがあります。

個人向けと複数プロジェクト向けのおすすめテンプレート

テンプレートは用途に合わせて選ぶことが重要です。

自分の管理規模と照らし合わせて選ぶと、セットアップ後の使い勝手が大きく変わります。

初心者が迷わず使えるテンプレートは以下の2パターンに整理できます。

「まず動かしてみたい」という段階であれば「To-do list」から、タスクの進捗を整理して把握したい場合は「Personal Task Manager」が選びやすいテンプレートです。

複数のプロジェクトを横断して管理したい場合は「プロジェクトデータベース」と「タスクデータベース」が紐づいた構成のテンプレートを選び、Notion公式の「Projects & Tasks」テンプレートがその代表例で「このタスクはどのプロジェクトに属するか」を一目で把握できます。

チームで使う場合は、担当者（Person）プロパティが最初から設定されているテンプレートを選ぶと後からの設定作業を省けます。

テンプレートを自分の用途に合わせて調整する基本操作

複製したテンプレートはそのまま使い始めることができ、不要な項目を削除し必要な項目を追加することで自分の業務フローにフィットします。

最初に確認・調整すべき操作は以下の3つです。

プロパティの追加・削除はデータベースのヘッダー行にある「＋」ボタンから行え、プロパティの種類（テキスト・日付・セレクト・Personなど）は一度設定すると後から別の種類へ変更できないものがあるため、最初に用途を確認してから設定してください。

ビューの追加はデータベース上部の「＋ビューを追加」から操作し、カンバンビューはタスクの進捗状態を視覚的に把握したい場面・カレンダービューは期日ベースでスケジュールを俯瞰したい場面・テーブルビューは全タスクを一覧で確認・編集したい場面と用途で使い分けられます。

普段はカンバンビューでタスクの進捗を確認し、週次レビュー時はカレンダービューに切り替えて期日を俯瞰するという使い分けが代表的な例で、同じデータを複数の角度から見られるのがNotionのデータベースの強みです。

タスク管理に必要なプロパティの設定方法

Notionでプロジェクト管理を始めるとき、最初につまずくのがプロパティの設定です。

プロパティ設定の基本方針は以下の通りです。

プロパティの「タイプ」（TextをDateに変えるなど）は後から変更すると既存データが失われる場合があるため、追加前にタイプを確認しておきましょう。

最初に設定すべき基本プロパティ一覧

タスク管理データベースには、まず4つのプロパティを設定してください。

この4つがあれば、個人利用でもチーム利用でも最低限の管理が成立します。

基本プロパティ4点セットは以下の通りです。

これらのプロパティはNotionの公式テンプレートにあらかじめ含まれていることが多く、テンプレートを使えばこの設定作業を大幅に省略できます。

設定手順はデータベース右上の「+」ボタンからプロパティを追加するだけで、プロパティ名はあとから変更できるので最初は日本語でわかりやすい名前をつけておくと混乱しません。

ステータスプロパティは「Status」タイプを選ぶと完了時に自動でグレーアウトする機能が使え、優先度はSelectプロパティで「高・中・低」の3択に絞ることが重要です。

リレーション機能でプロジェクトとタスクを紐付ける

リレーション機能を使うと、「プロジェクト」データベースと「タスク」データベースを相互に繋げられます。

どのプロジェクトにどのタスクが属するかが一目でわかり、プロジェクト単位の進捗確認が格段に楽になります。

設定手順は以下の通りです。

1. タスクデータベースに新しいプロパティを追加し、タイプを「リレーション（Relation）」に選択する
2. 繋ぎたいデータベース（プロジェクトデータベース）を選択する
3. 設定画面内の「双方向リレーションを追加」のトグルをオンにすると、プロジェクト側にもタスク一覧が表示される

双方向リレーションをオンにするとプロジェクトのページを開いたときに「このプロジェクトに紐付いているタスク」が自動で一覧表示されるため、プロジェクトの進捗をタスク単位で確認したい場合は必ずオンにしておきましょう。

リレーションを設定した後はロールアップ（Rollup）プロパティを追加することで「完了タスク数」や「未着手タスク数」を数値で集計でき、プロジェクトの完了率を数字で見たい場合はここまで設定しておくと便利です。

ロールアップは「リレーション」欄で先ほど設定したリレーションプロパティを選び、「プロパティ」欄で集計したい項目（ステータスなど）を選び、「計算」欄でカウントや割合などの集計方法を選ぶ流れで設定できます。

やりがちな設定ミスと避け方

初心者が陥りやすいミスには、一定のパターンがあります。

事前に把握しておくだけで、後から作り直す手間を防げます。

よくある設定ミスは以下の3パターンです。

最初から「タグ・工数・重要度・カテゴリ・メモ・リンク」と10個以上のプロパティを設定するケースがありますが、プロパティが多いほどタスクの入力に時間がかかり続かなくなるため、まず基本の4つだけで運用を始め「これが必要だ」と感じてから追加するのが正しい順序です。

担当者をPersonプロパティではなくTextプロパティで設定してしまうと、フィルターや「自分が担当するタスクだけ表示」といった絞り込みが機能しないため、担当者はPersonプロパティ・ステータスはStatusプロパティ・期日はDateプロパティと用途に合ったプロパティタイプを選ぶことが重要です。

プロジェクトとタスクを別々のデータベースで管理しながらリレーションを設定しないと、どのタスクがどのプロジェクトに属するかをタイトルや手動のメモで管理することになり、プロジェクト管理を始める前にリレーションを先に設定しておくのが最も効率的な進め方です。

ビューの使い分けで進捗を
見える化するNotion（ノーション）プロジェクト管理

Notionはデータベースをさまざまな形式で表示できる「ビュー機能」を持っており、同じタスク情報を目的に応じて切り替えながら使えます。

3つの主要ビューの特徴は以下の通りです。

3つのビューはそれぞれ独立した機能ではなく、同じデータベースに対して「表示方法を切り替える」ものであり、まず1つのデータベースを作成しそこにビューを追加していく流れが基本になります。

どのビューから始めるか迷う場合はカンバンビューを最初に設定するのが定番で、タスクの状態（ステータス）を列で管理するシンプルな構造のためNotionのデータベースに初めて触れる段階でも操作を把握しやすくなります。

カンバンビューでタスクの状態を管理する

カンバンビューは、タスクの「状態（ステータス）」を列として並べ、カード形式で表示するビューです。

「未着手・進行中・レビュー中・完了」のように列を設定することで、プロジェクト全体の流れを一覧できます。

カンバンビューが特に役立つ場面は以下の通りです。

カンバンビューを作成するにはまずNotionのページ上で「/database」と入力してデータベース（テーブル形式）を作成し、画面左上の「＋ビューを追加」または右上のビュー名横にある「＋」からボードを選び、グループ化の基準として「ステータス」プロパティを指定します。

ステータスの選択肢は「未着手・進行中・完了」の3段階から始めるのが管理しやすく、運用を始めてから実際の業務フローに合わせて「レビュー中」などを追加していく形が無理なく定着させやすいです。

カードに表示するプロパティは担当者・期日・優先度の3つ程度に絞ると情報過多にならず視認性が保て、チームで使う場合は担当者プロパティでフィルターをかけることで「自分のタスクだけを表示する」個人ビューも簡単に作れます。

タイムラインビューでスケジュールを管理する

タイムラインビューは、タスクの開始日と終了日をガントチャートのように横軸（時間軸）上に表示するビューです。

タスクの期間と重なりが視覚的に分かるため、スケジュール調整や工程管理に向いています。

このビューが役立つ場面は以下の通りです。

タイムラインビューを使うにはデータベースに「開始日」と「終了日」の2つの日付プロパティが必要で、プロパティをまだ追加していない場合はデータベース右端の「＋」をクリックしてプロパティを追加し、種類として「日付」を選択してそれぞれ同じ手順で作成してください。

表示期間は画面上部で「日・週・月・四半期」から切り替えられ、全体像を把握したいときは月表示・直近の作業を細かく管理したいときは週表示が適しています。

グループ化を「担当者」に設定するとメンバーごとのタスク量を横並びで比較でき、リソース配分の偏りを発見しやすくなります。

カレンダービューで期日を俯瞰する

カレンダービューは、タスクの期日を月・週カレンダー上に配置して表示するビューです。

「今月どの日に何が締め切りか」を一目で把握できるため、定例の進捗確認や週次レビューに活用しやすいビューです。

カレンダービューを使うべき場面は以下の通りです。

カレンダービューの設定は「ビューを追加」からカレンダーを選び、表示基準となる日付プロパティ（期日・締め切り日など）を指定するだけで、設定はシンプルで追加の学習コストはほとんどかかりません。

カレンダー上のタスクをクリックするとカードの詳細が開きその場でステータスや担当者を編集でき、週次レビューの場面ではカレンダービューを開きながらタスクの状態を更新するという使い方が実務的です。

3つのビューを使い分けると、カンバンは日常のタスク管理・ステータス確認、タイムラインはスケジュール確認・期間の重なり把握、カレンダーは期日の俯瞰・納期スケジュールの共有という形で目的別に活用できます。

Notion（ノーション）プロジェクト管理を継続させる運用のコツ

Notionを導入しても、使い続けられなければ意味がありません。

形骸化を防ぐには、「続けやすい設計」と「更新する習慣」の両方が必要です。

本セクションで押さえる継続のコツは以下の通りです。

Notionが続かない理由の多くは「管理が複雑になりすぎること」にあり、シンプルに保つ工夫を最初から意識しておくだけで長期運用のハードルは大きく下がります。

ステータスとプロパティをシンプルに保つ

データベースのプロパティは、最初は必要最低限に絞るのが継続の鉄則です。

プロパティが多いほど入力の手間が増え更新が億劫になり、結果として「見るだけのデータベース」になり形骸化が始まります。

プロパティを設計するときの目安は以下の通りです。

ステータスの選択肢が増えるとどれを選ぶか迷う時間が発生し、「レビュー待ち」「保留」「キャンセル」などを最初から用意したくなる気持ちは理解できますが実際に使い分けられるかどうかを先に確認してから追加するほうが安全です。

プロパティについても同じ考え方が当てはまり、タグ・工数・関連ページ・コメントなど便利そうに見えるプロパティは多くありますが毎回入力しないプロパティはノイズになるため、定期的にデータベースを見直し2週間以上使っていないプロパティは「非表示」または「削除」を検討してください。

Notionはプロパティを後から追加・削除しやすいため、「足りなければ足す」の姿勢で運用するのが長続きするコツです。

定期レビューで進捗を更新する習慣を作る

Notionを継続するうえで最も効果的な習慣は、決まったタイミングでデータベースを開きステータスと期日を更新することです。

更新頻度が下がると情報が古くなり、「見ても意味がない」という認識が広がって使われなくなります。

レビューのタイミングは、プロジェクトの規模に合わせて以下のように設定するのが現実的です。

月次レビューで行う「完了タスクのアーカイブ」とは完了済みのタスクをメインビューから見えなくする整理作業で、Notionではフィルター機能を使って「ステータスが完了のタスクを非表示にする」設定を保存しておく方法が手軽です。

レビューを習慣化するには「Notionを開くトリガー」を決めることが重要で、毎週月曜の朝にカレンダーブロックを確認する・週次定例の冒頭5分でステータスを全員で確認するなど既存のルーティンに紐づけると定着しやすくなります。

チームで使う場合は更新されていないタスクが誰の目にも見える状態を作ることが大切で、フィルターで「ステータスが進行中かつ期日が過ぎているもの」を絞り込むビューをあらかじめ用意しておくとレビュー時に確認すべき項目がすぐに把握できます。

慣れてきたら試したいオートメーション活用

Notionには、特定の条件が満たされたときに自動でアクションを実行するオートメーション機能があります。

定期レビューの習慣が身についてきた頃を目安に、導入を検討してみてください。

オートメーションで特に使いやすいシナリオは以下の通りです。

オートメーションの設定はデータベースを開いた状態で右上の「…（その他）」メニューから「オートメーション」を選択することで開け、プログラミングの知識は不要で条件とアクションを選んでいくだけで設定できます。

オートメーションはあくまで「手間を減らす補助ツール」であり、自動化に頼りすぎるとデータベースの状態を自分で把握する機会が減り気づいたときには情報が錯綜しているケースもあります。

定期レビューの習慣を土台に置いたうえで繰り返し発生する単純作業をオートメーションに任せるという順序で取り入れるのが長続きする使い方です。

Notion（ノーション）のプロジェクト管理に関するよくある質問

ここでは、Notionのプロジェクト管理に関するよくある質問に回答していきます。

Notionでプロジェクト管理を始めようとするとき、無料プランの範囲や他ツールとの違い、実際の運用方法など判断に迷う点は少なくありません。

多くの方が感じる疑問や不安に対して、順を追って整理しています。

【まとめ】
Notion（ノーション）で始めるプロジェクト管理

Notionは、データベース・ページ・ビューを組み合わせてプロジェクト管理が行えるオールインワンツールであり、タスク・進捗・ドキュメントを一元管理できる点が他のプロジェクト管理ツールにはない大きな特徴です。

プロジェクトデータベースとタスクデータベースをリレーションで紐付ける二層構造を採用することで、複数案件の進捗を横断的に把握しながら、各タスクの詳細情報も同じ空間に蓄積できます。

無料プランでも個人・小規模チームのプロジェクト管理に必要な機能はほぼ揃っており、テンプレートを複製するだけで今日から運用を始められます。

Notionでのプロジェクト管理は単なるツール導入ではなく、「タスクとドキュメントを切り離さずに扱う」という情報設計そのものです。

自分の用途と規模に合った構成を選び段階的に運用を深めていくことで、無料プランの範囲だけでも十分にプロジェクトの可視化と進捗管理を実現できます。

スーツアップは、表計算ソフトのような親しみやすい操作感で、パソコンが苦手な人でも直感的に使えるのが魅力。チームでのタスク管理や外部ツールとの連携に長けており、幅広く活用できるでしょう。

「かんたん、毎日続けられる」をコンセプトに、やさしいテクノロジーでチームをサポートする「スーツアップ」。

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